Digitaliser les demandes de profil avec la solution VMS

Comme pour tous les achats, l’utilisation d’une solution permet des gains importants. Les solutions VMS (Vendor Management System) sont maintenant très ergonomiques et faciles à prendre en main permettent à l’acheteur d’automatiser un maximum de taches et déléguer le lancement de la consultation tout en gardant le contrôle.

Création du cahier de charges, que ne faut – il pas oublier  :

Tout d’abord, il faut créer un annuaire de Prestataires de services

Désormais, il est indispensable de mettre en place une mise à jour régulière des informations. Cela permet de lancer des demandes de profils optimisées.L’outil VMS couplé au SRM de Sourcing-Force.com, permet de rassembler l’ensemble des informations sur un seul outil. Egalement, cela rend possible le choix de bons prestataires (Géolocalisation, Compétences, historiques de transaction, Contrats, informations général et financière, contact).

Egalement, il  est indispensable d’utiliser la normalisation de l’expression des besoins.

En effet, pour ce type d’achat, il faut effectuer la normalisation de l’expression des besoins grâce à des formulaires en ligne (cahier des  charges, grilles de réponses). La standardisation des cahiers des charges dans l’entreprise permet à l’acheteur de créer un cadre dans lequel il va déléguer aux directions métiers (R&D, Indus, RH…) la responsabilité des appels d’offres et le suivi de la prestation. Cela réduit les échanges, limiter les erreurs ou les oublis. En plus la construction de standard permet de comparer les consultations, les profils et les devis entre eux selon les prestataires, les agences, les types de services et la date.

D’autres bonnes techniques pour gérer les achats de prestations de services

 Premièrement, la formalisation d’une grille de réponse !

Elle est indispensable pour comparer les réponses des fournisseurs de manières efficaces. Par la suite, elle s’assurerque le fournisseur donne les bonnes informations afin d’éviter les échanges chronophages à faible valeur ajouté.

L’acheteur perd un temps précieux pour gérer la multitude d’emails. Ainsi, mettre en place une solution VMS permet de réduire de 90% le nombre d’email par consultation. Par son aspect collaboratif, les directions métiers, l’acheteur et le fournisseur répondent tous sur un seul outil. Il s’agit d’une messagerie par consultation pour ne perdre aucune information et centraliser les conversations. Un espace fournisseur permet à celui-ci de répondre et mettre à jour son offre de manière autonome.

Pour les 10% des e-mails restant une grande partie est automatisée dans la solution. Cela va concerner l’ invitation à la consultation, alerte lors d’un dépôt d’offre, E-mails de relances ou encore de réponse…

Deuxièment, un dernier gain de productivité très important !

Il s’agit d’effectuer la centralisation des consultations dans un outil unique. Grâce au moteur de recherche, chaque partie prenante retrouve les informations en quelques secondes. L’ensemble de

l’information est consultable tout au long de la consultation. L’information proviendra du Cahier des charges initiales, historiques des réponses fournisseurs, Profils des intervenant, messagerie, planning.

Egalement, il est possible de fournir aux directions prescriptrices un e-Catalogue de prestations / services négociées, ou encore des statistiques de forfait jour/heure  accélérera le processus de commande et la satisfaction des clients internes.

D’autre articles sur les achats de prestations de services  : cliquez ci-dessous !

Aujourd’hui, les solutions logicielles tel que Sourcing-Force.com apportent une rationalisation d’autant plus nécessaire que ces achats de prestations de services continuent de se développer. BME Consulting, acteurs majeur du source-to-pay, a fait de cette famille d’achat une spécialité.

Jérémy Ferrer, Responsable commercial

Responsable du développement commercial de notre solution Sourcing-Force, je suis en charge de la définition de la stratégie Marketing et commercial, animation du réseau de revendeur et intégrateur, tout en accompagnement le changement chez nos clients.

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif.

‍