Stratégie d’achat : les points indispensables pour arriver à convaincre votre direction générale

La conjoncture actuelle oblige les responsables d’achats à repenser leur manière de gérer les achats. En effet, ces derniers représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires de l’entreprise. Leur optimisation permet de réduire les coûts et augmenter les marges de l’entreprise. Construire une stratégie d’achat pertinente et convaincante fait partie des missions principales de la direction Achat. En plus de jouer un rôle prépondérant dans l’amélioration des performances de l’entreprise, une bonne stratégie achat est aussi la clé pour faciliter les échanges avec la direction et obtenir rapidement son approbation pour sa mise en œuvre. Découvrez dans cet article les différents points indispensables que l’on doit trouver dans une bonne stratégie achats pour mieux convaincre la direction générale. Mais d’abord, qu’est-ce qu’une stratégie d’achats ?

Stratégie d’achat : définition

Il faut d’abord faire la différence entre politique d’achat et stratégie d’achat. La politique d’achat correspond à l’objectif général, qui est la déclinaison de la stratégie globale de l’entreprise. Une entreprise peut par exemple mettre en place une politique d’achat responsable, une politique d’achat à la pointe de l’innovation ou une politique d’achat qui vise à améliorer la compétitivité de l’entreprise. 

Une bonne stratégie d’achat doit être alignée sur celles-ci. Elle doit répondre à des objectifs spécifiques déterminés par les objectifs généraux définis par la direction et les besoins des différents services internes. 

Pour soutenir une politique d’achats responsables, la fonction achat doit mettre en place une stratégie d’achats durable qui intègre le volet RSE dans la gestion des achats. Face à une politique d’achat qui vise l’innovation, il faut définir une stratégie d’achat qui référence les meilleures solutions ou les meilleurs partenaires experts dans leur domaine. Pour permettre à une entreprise de rester compétitive, la fonction achats doit chercher les moyens d’optimiser les dépenses en négociant les prix auprès des fournisseurs.

La stratégie achat d’une entreprise désigne l’ensemble des actions ou étapes nécessaires pour optimiser le processus d’achat en tenant compte des impératifs de Qualité-Coût-Délai (QCD). 

• La qualité doit être aussi haute que possible. 
• Le coût doit être aussi bas que possible. 
• Le délai doit être suffisamment court pour assurer le bon fonctionnement de la supply chain ou chaîne d’approvisionnement.

La stratégie achats tient compte de divers aspects, dont la sélection des fournisseurs, le référencement des produits, les négociations avec les fournisseurs, le processus d’envoi et de réception des transactions, le processus de centralisation des achats, etc. Elle constitue ainsi un puissant outil de gestion des achats qui permet d’améliorer les performances de l’organisation et diminuer les risques financiers.

La stratégie d’achat peut avoir plusieurs objectifs : gestion des coûts, gestion des risques fournisseurs, maîtrise de la chaîne d’approvisionnement… 

Plusieurs actions de leviers peuvent être mises en place pour atteindre les objectifs fixés dans le cadre de la stratégie d’achats. On peut citer entre autres :

• La réduction du nombre des fournisseurs pour massifier les volumes d’achats et obtenir des conditions tarifaires plus avantageuses
• La mise en place d’indicateurs de performance
• Le renouvellement de la gamme de produits ou services utilisés en interne

Le responsable des achats doit définir des objectifs spécifiques pour chaque type d’achats (directs ou indirects) de manière à toujours garantir un équilibre entre les coûts, la qualité et le délai. Pour chaque famille d’achats, on peut donc avoir différentes stratégies d’achats. 

Qui établit la politique et la stratégie d’achat ?

La définition de la politique et de la stratégie d’achat est une mission du directeur des achats. Etant en charge du management des achats, ce dernier définit et met en œuvre la politique d’achat qui correspond à la stratégie globale de l’entreprise. Implicitement, il établit aussi la stratégie qui correspond aux objectifs spécifiques de la fonction achats. Pour mener à bien cette mission, il doit travailler en collaboration avec la direction générale. La mise en œuvre de chaque stratégie d’achat est soumise à l’approbation de celle-ci.

Comment faire une stratégie d’achat pertinente ?

Pour être la plus performante possible, une stratégie achats doit être définie en respectant les étapes suivantes :

La cartographie des achats

Pour définir une bonne stratégie d’achats, il faut de bonnes bases. Pour cela, il faut réaliser un état des lieux des fournisseurs, des types de produits achetés et des différents acteurs qui interviennent dans le processus achat. Cette opération est aussi appelée cartographie des achats. Elle consiste en premier lieu à collecter des données brutes, comme la liste des fournisseurs actuels (leur nom, leur adresse, les articles achetés chez eux, leur chiffre d’affaires, etc.), puis à cibler les meilleurs interlocuteurs. Ces informations peuvent être recueillies grâce à l’ERP de l’entreprise ou auprès du service de comptabilité grâce aux factures reçues. Les fournisseurs, eux-mêmes, peuvent aussi vous fournir ces informations si elles sont difficiles à trouver en interne.

Une fois cette première étape franchie, il faut passer à la segmentation des fournisseurs en fonction de la nature des produits et des catégories d’achats. L’objectif de la segmentation des achats est de faire une représentation graphique de la quantité d’achats pour chaque fournisseur et des achats par famille d’articles. Pour rappel, on distingue trois familles d’achats:

• Les achats de classe A : on les appelle également achats stratégiques. Ils correspondent à 20% des fournisseurs et concentrent 80% du montant total des achats. Les fournisseurs des achats de classe A sont qualifiés de stratégiques et récurrents. Ils sont indispensables à l’activité de production de l’entreprise.
• Les achats de classe B : ce sont des achats dits stratégiques, mais non récurrents. Ils correspondent à 30% des fournisseurs et 15% des dépenses achats. Ils sont assurés par des fournisseurs de spécialité, comme les cabinets de conseil ou les prestataires de services intellectuels.
• Les achats de classe C : ils sont considérés comme non stratégiques. On les appelle également achats spots, car ce sont des achats ponctuels. Ils correspondent à 50% des fournisseurs et 5% du montant total des achats. Sans une bonne stratégie d’achats, ces achats basculent vite en achats sauvages. En effet, ce sont généralement des achats de faible montant, mais qui nécessitent un volume important de bons de commande, et ainsi de paperasses à gérer. Les achats de classe C sont porteurs de coûts cachés élevés. Voilà pourquoi, de plus en plus d’entreprises choisissent actuellement de les externaliser. L’externalisation des achats de classe C fait partie des stratégies d’achats pouvant être adoptées pour ce type d’achats.

L’analyse des dépenses

Une fois la cartographie des achats effectuée, il faut réaliser une analyse des dépenses pour estimer de manière précise le budget réparti entre les différents postes. Cette étape de l’élaboration de la stratégie achat d’une entreprise nécessite de recourir à des méthodes bien connues, comme le diagramme de Pareto selon lequel 20% des causes sont responsables de 80% des occurrences dans une entreprise. Pour résoudre les problèmes et optimiser les coûts, il faut donc focaliser les actions sur ces causes. 

Une autre méthode utilisée pour analyser les dépenses de la direction des achats est la matrice de Kraljic. Celle-ci consiste à cartographier les achats en entreprise et les budgets correspondants par famille d’achats. On distingue deux types d’achats : les achats directs et les achats indirects. Les premiers regroupent les achats stratégiques pour l’activité de production de l’entreprise. Les seconds sont aussi appelés achats hors production. Ils n’entrent pas directement dans le processus de production. Néanmoins, ils sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. C’est le cas du matériel informatique, de l’entretien des locaux, etc. 

Une fois les achats classifiés, la matrice de Kraljic permet de choisir entre 4 stratégies possibles : sécurisation de l’approvisionnement et consolidation de la communication interne pour les achats critiques – création de partenariats et gestion de la performance des achats stratégiques – optimisation des processus pour les achats simples – passation d’appels d’offres réguliers et analyse de coûts poussée pour les achats très risqués

Les résultats de l’analyse de la répartition des dépenses permettent d’élaborer des stratégies d’achats plus pertinentes et plus adaptées. L’utilisation d’un logiciel achat, comme Sourcing Force, peut aider le responsable des achats à affiner et accélérer l’analyse des dépenses.

L’audit des achats doit aussi se baser sur une analyse des risques fournisseurs, autrement dit la probabilité qu’un fournisseur soit défaillant à un moment critique du processus d’achat. Il est préférable de confier aux fournisseurs peu fiables uniquement les produits non critiques pour l’entreprise et faciles à trouver.

L’adoption de la stratégie d’achats

Après ces deux étapes, l’élaboration d’une stratégie d’achats plus efficace et plus adaptée aux objectifs de l’entreprise devient une évidence. Encore une fois, il n’existe pas de stratégie d’achat unique applicable à tous les achats. 

Une bonne stratégie d’achats est constituée de plusieurs stratégies différentes selon les familles d’achats. Ainsi, il faut distinguer la stratégie d’achats indirects de celle des achats directs. La coexistence de ces stratégies aide le directeur d’achats à optimiser les performances de son département. 

La stratégie à adopter dépend également du niveau de maturité de la gestion des achats, des besoins de l’entreprise et du délai dont on dispose. Ainsi, en fonction de tout ceci, plusieurs stratégies peuvent co-exister, comme la mise en concurrence d’appels d’offre, la massification, l’analyse de valeur, la rationalisation du panel fournisseurs, les analyses Make or Buy, le Global Sourcing, les achats LEAN, etc. 

Ces stratégies d’achats spécifiques se complètent pour constituer la politique d’achats qui correspond à la stratégie globale de l’entreprise. A ce titre, leur élaboration et leur mise en œuvre sont soumises à l’approbation de la direction générale et doivent être connues de tous les salariés de l’entreprise. 

Une bonne stratégie d’achat doit ainsi être percutante pour permettre de convaincre les décideurs de l’entreprise.

La bonne stratégie pour convaincre la direction générale.

Une bonne pratique pour rendre vos recommandations efficaces est de réaliser une note stratégique achat.

Il s’agit d’un résumé sur une simple page A4 qui aborde les aspects les plus importants de votre stratégie d’achats, sans rentrer dans des considérations trop opérationnelles.

Cette pratique devrait rapidement donner confiance au décideur et améliorer la validation de vos recommandations.

Quels sont les points clés à intégrer dans votre note stratégique ?

Voici une liste de points indispensables pour convaincre vos interlocuteurs :

• Tout d’abord, il faut un tableau indiquant les chiffres et éléments clés. Cela inclut l‘objet de l’achat, budget, pour qui, et par qui.
• Puis, une description des avantages qui vous ont amené à sélectionner la stratégie d’achats recommandée. Elle concerne les avantages financiers, qualitatifs, techniques, compatibilité etc.
• Egalement, les coûts totaux et plusieurs analyses de comparaison des prix sont nécessaires. Les décideurs ont besoin de sentir qu’ils ne vont pas dépenser plus que ce qu’ils doivent. Les processus de benchmark comme des appels d’offres, les comparaisons avec les prix historiques ou avec des prix publics, offrent l’assurance de la juste valeur.
• Par la suite, une description de la façon dont vous avez qualifié le fournisseur. Celle-ci prouve sa capacité à répondre aux besoins de votre organisation.
• Puis, un aperçu des principales clauses contractuelles. Les termes les plus importants dans la plupart des contrats incluent : la durée contractuelle, les prix. Egalement, il y a les délais de paiement, la livraison, la garantie, les recours en cas d’inexécution, les droits de résiliation et le service après-vente.
• Enfin, si l’achat lui-même doit être justifié, vous aurez besoin d’expliquer comment cette dépense économisera de futures dépenses et/ou amènera de nouvelles recettes pour l’entreprise.

Et rappelez-vous, tout doit tenir sur une page ! Les détails peuvent être annexés. Mais un décideur est toujours très occupé et a besoin d’obtenir les informations clés en « un coup d’œil. »

Besoin d’un accompagnement pour optimiser votre gestion des achats ? Contactez BME Consulting. A travers nos solutions de digitalisation et d’externalisation des achats, nous vous permettons d’élaborer une stratégie d’achats pertinente et percutante.