Jeremy Ferrer
Webinar :
Afterwork Achats d'Antananarivo
Jeudi 05 Décembre à 17h
Dans une entreprise, les fournisseurs, au même titre que les clients, jouent un rôle capital. De plus en plus d’organisations, ayant une fonction achats mature, les considèrent comme de vrais partenaires pouvant les aider à évoluer. En effet, l’optimisation de la performance de l’entreprise passe par la maîtrise des coûts liés aux achats. A ce titre, l’évaluation des fournisseurs constitue un processus incontournable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs coûts, mais pas seulement. Evaluer ses fournisseurs est nécessaire, car cela permet d’éviter une défaillance dans la supply chain. Dans cet article, découvrez les différents critères d’évaluation des fournisseurs ainsi que 20 points à analyser pour évaluer une offre fournisseur.
Avant de comprendre les raisons qui poussent à procéder à l’évaluation des fournisseurs, définissons d’abord ce terme. Il ne faut pas confondre sélection, cotation et évaluation des fournisseurs. La sélection consiste en le choix de nouveaux fournisseurs. La cotation est une appréciation des fournisseurs en tenant compte de certains critères. Enfin, l’évaluation des fournisseurs consiste en l’appréciation des fournisseurs avec lesquels une entreprise travaille déjà.
L’évaluation des fournisseurs constitue un élément clé dans la supply chain dans la mesure où elle permet de s’assurer que les prestataires sélectionnés répondent aux politiques et procédures d’évaluation fournisseur mises en place. Elle permet également de sélectionner les fournisseurs qui sont aptes à répondre aux exigences de l’entreprise en matière de qualité, de coût et de délai. Le processus comprend effectivement une phase d’analyse de la volonté et de la capacité du fournisseur à répondre aux attentes de l’établissement, ainsi qu’une phase de compréhension de sa santé financière, de ses capacités organisationnelles et d’innovation.
La mise en place d’une méthodologie d’évaluation des fournisseurs constitue en outre une aide à la décision pour l’entreprise. Cela lui permet de déterminer qui sont les fournisseurs les mieux notés et les plus aptes à l’accompagner dans l’atteinte de ses objectifs. Cela lui évite toute forme de subjectivité qui peut conduire à des impressions parfois trompeuses lors du choix des fournisseurs avec lesquels elle doit s’allier. Avoir une vision complète et objective des performances et des risques d’un fournisseur est important pour améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement et réduire les coûts.
Voici quelques bénéfices que l’on peut tirer de la réalisation d’une évaluation fournisseur :
Dans un marché où le nombre de fournisseurs concurrents ne cesse de croître, l’une des préoccupations majeures des entreprises est de trouver un prestataire qui respecte ses engagements, qui a de l’expertise et de l’expérience dans son domaine, qui comprend bien les besoins et les attentes de l’entreprise, qui est conscient des enjeux du contrat et qui ne cherche pas à faire passer ses bénéfices avant la qualité. Il est donc important de définir en amont des critères d’évaluation fournisseur afin de s’assurer le respect de toutes ces valeurs.
Se baser uniquement sur l’aspect financier de la prestation n’est donc pas recommandé lors du choix ou de l’évaluation des fournisseurs. Il est essentiel de tenir compte d’autres aspects qui correspondent aux objectifs de l’entreprise et du projet et aux contraintes de production. Parmi ces critères, on peut citer le rapport qualité/prix, les délais de livraison, les conditions d’exécution du contrat, les conditions de paiement, les références, etc.
Il existe plusieurs méthodes pour évaluer les fournisseurs. On en retient principalement deux : le questionnaire d’évaluation des fournisseurs et la fiche d’évaluation fournisseur.
La première approche consiste à utiliser des questionnaires comme outil d’évaluation fournisseur. Le questionnaire doit contenir des interrogations pertinentes relatives aux besoins de l’entreprise et à son secteur d’activités. Plusieurs types de questions peuvent être posées, comme :
La deuxième approche consiste à évaluer les fournisseurs par le biais d’une fiche d’inventaire. Ce document créé par l’entreprise permet d’effectuer une vérification impartiale de la qualité des prestations fournies par le fournisseur. Cette méthode d’évaluation fournisseur permet également d’améliorer la compétitivité du prestataire et de s’assurer qu’il réponde bien aux attentes de l’entreprise.
Une fiche d’évaluation fournisseur comporte les rubriques suivantes : les informations générales sur le fournisseur, ses performances, ses forces et faiblesses et les recommandations d’amélioration.
La réalisation d’une évaluation fournisseur est importante pour une entreprise dans la mesure où elle l’aide à élaborer des stratégies efficaces pour choisir les bons prestataires et à réduire les risques fournisseurs. L’évaluation des fournisseurs est un processus complexe qui comprend plusieurs étapes :
Comme évoqué précédemment, plusieurs méthodes d’évaluation fournisseur existent. Cependant, toutes ne se valent pas. La meilleure approche est celle qui permet de faire une analyse approfondie des fournisseurs en combinant les méthodes existantes. L’une des approches les plus utilisées est de combiner des sources objectives et subjectives.
Les sources objectives sont constituées par les données financières fournies par le prestataire, dont les états financiers, les déclarations fiscales, les documents bancaires, etc. Les sources subjectives, quant à elles, regroupent les informations récoltées des entretiens personnels et des échanges avec le fournisseur.
Qui dit évaluation des fournisseurs, dit indicateurs de performance. On ne peut pas faire une appréciation pertinente et objective des fournisseurs si l’on ne fixe pas des mesures. Mais encore, faut-il choisir les bons indicateurs de performance à utiliser. Les meilleurs KPIs sont ceux qui s’alignent sur les stratégies de l’entreprise.
La plupart des entreprises utilisent des indicateurs permettant d’évaluer l’activité du fournisseur et d’analyser le coût de la qualité. Les premiers mesurent notamment les résultats, tandis que les seconds évaluent les intrants.
Maintenant que les fournisseurs sont évalués en fonction de leur performance et de la qualité de la relation que l’entreprise entretient avec eux, il est temps de les classifier.
Le but d’une évaluation des fournisseurs est de trouver le bon partenaire avec qui l’entreprise pourra entretenir une relation commerciale fructueuse. En effet, elle permet de clarifier les besoins de l’entreprise pour que les partenariats puissent prospérer et évoluer dans un environnement transparent et efficace.
L’évaluation des fournisseurs permet à l’entreprise de sélectionner les meilleurs fournisseurs aptes à répondre à ses besoins. Le fait de les classer suivant des critères définis permet de mettre en place un tableau de bord qui permet de choisir le ou les meilleurs prestataires pour un projet.
Tout comme l’évaluation des fournisseurs, l’évaluation des offres des fournisseurs joue également un rôle important dans l’optimisation de la performance de l’entreprise. En effet, un mauvais choix d’offre peut avoir un impact significatif sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise, et pas seulement sur la chaîne d’approvisionnement. L’analyse des offres reçues par les fournisseurs ne doit donc pas être négligée. Elle permet de minimiser les risques et d’optimiser les coûts.
La première approche pour évaluer les propositions des fournisseurs consiste à utiliser des critères de sélection afin de trier les offres les plus compétitives. Définis dès la phase de rédaction du cahier des charges, ces critères sont à caractère éliminatoire afin de faciliter la prise de décision. C’est une sorte de premier filtre qui permet de ne retenir que les offres pertinentes. Les offres qui auront passé cette première sélection sont celles qui répondent de manière plus ou moins précise aux besoins de l’entreprise. Il incombe ensuite à l’équipe Achats d’effectuer une analyse plus précise et formelle pour la sélection finale.
Voici les principaux critères à utiliser pour l’évaluation offre fournisseur :
La qualité de la marchandise ou du service que le prestataire s’apprête à fournir est cruciale. En effet, elle peut avoir un impact considérable sur la chaîne de production. Un produit ou un service de mauvaise qualité ralentira, voire stoppera la production. A l’inverse, un produit de qualité sera utilisé de manière pérenne. Bien qu’il soit difficile de connaître la qualité d’un produit ou service qui n’est pas encore rendu ou fourni, il est possible de l’estimer grâce à des certifications, comme la norme ISO, qui sont très recherchées aujourd’hui. Elles peuvent traduire la capacité du fournisseur à répondre de manière optimale aux demandes de l’entreprise.
Le prix et les conditions de paiement constituent un autre critère de taille dans l’évaluation de l’offre d’un fournisseur. Dans un contexte fortement concurrentiel où les entreprises cherchent à maîtriser leurs coûts, il faut rester attentif à ce point.
Il faut cependant faire attention, car l’offre la moins chère n’est pas toujours celle qui est la plus intéressante. Il faut veiller aux offres trop alléchantes. Il faut aussi bien analyser les conditions générales et de règlement, car elles peuvent cacher de mauvaises surprises.
Le délai est un critère essentiel dans le choix d’un fournisseur. La définition de deadlines permet d’aligner le processus d’achat sur le calendrier de production. Dans un contexte où les fournisseurs reçoivent de plus en plus de commandes, les délais de livraison doivent être bien étudiés pour réduire les risques de retard.
Une autre approche permettant d’évaluer l’offre fournisseur consiste à utiliser un tableau évaluation fournisseur excel. Il définit l’ensemble des critères qui vont permettre à priori de choisir un fournisseur pour un achat donné. Ce tableau compare de manière objective les offres reçues afin de sélectionner la meilleure proposition.
Voici une liste de 20 points à analyser pour évaluer une proposition fournisseur :
Est-ce que le fournisseur :
1- a envoyé sa proposition à temps ?
2- a confirmé sa capacité à se conformer au cahier des charges, ou a proposé des spécifications acceptables ?
3- a répondu à toutes les questions posées ?
4- a proposé un tarif selon la devise et les unités de mesure appropriées ?
5- s’est abstenu de facturer des frais supplémentaires ?
6- a confirmé sa capacité à fournir la quantité demandée ?
7- a confirmé sa capacité à livrer, ou à réaliser un service, au(x) endroit(s) stipulé(s) ?
8- a approuvé les conditions de paiement stipulées, ou a proposé des conditions de paiement acceptables ?
9- a confirmé sa capacité à se conformer aux conditions de transport stipulées, ou a proposé des conditions de transport acceptables ?
10- a confirmé sa capacité à se conformer aux dates de livraison/prestation ou au délai de production stipulés, ou a proposé
Des dates de livraison/prestation ou un délai de production acceptables ?
11- a confirmé sa capacité à se conformer à la garantie stipulée, ou a proposé une garantie acceptable ?
12- s’est abstenu de s’opposer aux termes du contrat ?
13- a fourni des états financiers ?
14- a fourni une ventilation des coûts ?
15- a proposé une création de valeur ou des idées de réduction des coûts ?
16- s’est conformé aux exigences relatives à la date d’expiration de la proposition ?
17- a fourni les informations nécessaires pour être incorporé dans le système achat ?
18- a fourni une preuve pour toutes les certifications requises ?
19- a fourni les échantillons requis ?
20- a prouvé qu’il était capable de prendre en charge du travail supplémentaire s’il remporte l’offre ?Dans le cas ou l’une des réponses s’avère négative, alors, il est indispensable de reconsidérer attentivement votre position vis-à-vis de ce fournisseur et d’anticiper les risques futurs d’un point de vue opérationnel.
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