Valoriser la fonction achat ….. On a décidé de vous livrer le mode d’emploi !!

Pouvant représenter jusqu’à 70 % du chiffre d’affaires, l’impact des achats est devenu stratégique et indispensable pour les entreprises. Alors pourquoi n’arrive-t-on pas à valoriser la fonction achat ? Pourquoi les services achats se retrouvent-ils confrontés à un manque de reconnaissance de leur qualité de contributeur à la performance de l’entreprise ? Comment se fait-il qu’on ignore si souvent la valeur ajoutée apportée par la fonction achats au sein de l’entreprise ? Existe-t-il des indicateurs de performance achats qui susciteraient l’attention des autres départements, des clients internes, qui leur donnent de vraies indications sur son fonctionnement et ses atouts ? Dans cet article, j’ai décidé de vous livrer le mode d’emploi pour mettre en valeur la fonction achats.

Pourquoi peine-t-on à reconnaître la valeur de la fonction achats ?

Pour comprendre le manque de reconnaissance de la fonction achat, il va falloir remonter les temps. La fonction achats est apparue avec le développement des chemins de fer aux Etats-Unis, c’est-à-dire dans les années 1850. Malgré cette volonté précoce de distinguer les activités liées aux achats de celles des ventes, cette fonction n’a toujours pas eu la reconnaissance qu’elle méritait. En effet, elle a toujours été considérée comme une simple fonction administrative ou une fonction support. Et ce, même si Fayol a dit en 1916 qu’ « acheter est tout aussi important que vendre ». 

Certes, les difficultés rencontrées par les entreprises à trouver des matières premières après les guerres ont conduit à une première forme de reconnaissance de la fonction achats avec la création de la Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France. Mais, cela ne durera pas.

En 1964, Henderson a considéré les Achats comme une fonction négative. Ils pourraient baisser les performances de l’entreprise s’ils ne sont pas bien réalisés. Cependant, ils n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Cette période coïncidait avec les Trente Glorieuses durant lesquelles les matières premières abondaient. La fonction de l’acheteur était donc purement administrative. Celle-ci consistait uniquement à faire un suivi des approvisionnements.

C’est à partir des années 70 que la fonction achats a enfin commencé à être reconnue. La diversification de l’offre et le renforcement de la concurrence ont poussé les entreprises à mettre en place des stratégies achats efficaces pour obtenir un avantage concurrentiel par la réduction des coûts et la collaboration avec de meilleurs fournisseurs.

Progressivement, la dimension administrative de la fonction de l’acheteur a donc été abandonnée pour une dimension plus stratégique. Les achats ont été considérés comme l’un des moyens dont disposait l’entreprise pour augmenter ses performances grâce à l’optimisation des coûts, à l’amélioration de la qualité et à la réduction des délais.

La fonction Achat s’est beaucoup professionnalisée à partir de la fin des années 90 avec l’émergence d’Internet. De nouveaux outils ont vu le jour, dont le logiciel Source-to-Pay permettant d’automatiser le processus achats. Grâce à ces nouveaux outils et au nouveau mode de fonctionnement du service Achats, ce dernier a fait l’objet d’une meilleure reconnaissance. Il peut aider l’entreprise à maintenir ses marges, à innover et à créer des liens stratégiques.

Performance de la fonction Achats VS performance de l’entreprise

Une fonction achats performante est une fonction reconnue et valorisée. Mais, qu’entend-on par performance de la fonction Achats ? Est-ce différente de celle de l’entreprise ?

En principe, la définition de la stratégie d’achats émane de la stratégie d’entreprise. Ce qui signifie que la performance de l’entreprise passe par celle de sa fonction achats.

Le processus achats ne doit pas être dissocié de la politique générale de l’entreprise. A partir de cette dernière, il faut définir une politique achat qui est influencée à la fois par les objectifs de l’entreprise et ceux d’autres fonctions. 

C’est la politique d’achat qui sert de base à la définition de la stratégie achat. Cette dernière regroupe l’ensemble des actions à mener, le calendrier à respecter, les objectifs à atteindre et les acteurs concernés par le processus achats. Une fois la stratégie d’achats définie, il faut passer à son application. Les achats et approvisionnements doivent être réalisés conformément aux plans d’actions prédéfinis. Après l’exécution, place maintenant à l’évaluation de la performance achat. Il s’agit de faire un bilan pour chaque action et d’évaluer la progression de la stratégie et les résultats à partir d’indicateurs.

Pourquoi mesurer la performance des achats ?

Comme évoqué précédemment, la performance du service achats permet de valoriser la fonction achats. Mais encore faut-il savoir mesurer cette performance pour offrir au service achats la reconnaissance qu’il mérite. Quelle valeur la fonction achats apporte-t-elle à l’entreprise ?

La mesure de la performance ou du ROI de la fonction achats est relativement complexe. En effet, de nombreux critères doivent être pris en compte pour qu’elle soit optimale. L’une des méthodes pour mesurer la performance des Achats est de définir des objectifs à atteindre en matière de coût, de délai et de qualité. Ce sont les piliers de la mesure du ROI de la fonction achats. Ils doivent être aussi précis que possible. L’acheteur doit définir au préalable les livrables attendus de la part des fournisseurs.

Il faut aussi déterminer des indicateurs de performance ou KPI adaptés à la fonction achats. C’est le moyen le plus efficace pour le service achats d’être valorisé ou reconnu auprès de tous les autres services avec lesquels il collabore. En présentant ses résultats avec une approche reconnue et des indicateurs acceptés par tous, il a plus de chance d’être valorisé auprès de tous les autres services de l’entreprise. 

Il est devenu courant d’utiliser des tableaux de bord pour présenter les KPI de la fonction achats. Les tableaux de bord ne sont pas seulement plus attrayants visuellement. Ils sont aussi plus accessibles. La mesure de la performance de la fonction achats peut être comprise plus facilement sous cette forme. En plus de favoriser la reconnaissance du service achats, la mesure de la performance des achats permet également d’améliorer le pilotage de tout le service des achats.

En effet, les chiffres qu’elle fait ressortir permettent d’identifier les points à améliorer et les points forts du service. Ils permettent aussi d’allouer de manière adéquate les ressources aux différents types d’achats de l’entreprise. En cela, la mesure de la performance du service achats constitue donc une réelle aide à la décision au sein des entreprises.

Mode d’emploi pour valoriser la fonction achat

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J’aimerais donner de la crédibilité et de la visibilité à la fonction achats, mais comment ?

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• Par l’intégration des donneurs d’ordres très en amont de l’expression des besoins ;
• Grâce à l’engagement des fournisseurs comme de véritables partenaires ;
• Par l’implication plus forte du contrôle de gestion dans le suivi des coûts ;

… Vous serez en mesure de rassurer les directions et clients internes sur vos valeurs et leur montrer votre importance au sein de l’organisation.

Le pilotage de la stratégie achats n’est pas une mission régalienne du seul service achats. D’autres départements ont leurs valeurs ajoutées à apporter au processus qui s’exercera autant sur l’évaluation et le respect des engagements contractuels, que sur le benchmark permanent des coûts de prestations aux meilleures pratiques du marché.

L’utilisation de matrices appropriées permettra à un Directeur Achats d’avoir toute la visibilité nécessaire pour identifier les zones sur lesquelles se concentrer.

Le Responsable Achats disposera alors d’une cartographie (« Balanced Scorecard ») de son périmètre d’action bien plus dynamique que le simple patchwork de courbes et de chiffres.

Cette approche permet de visualiser rapidement les engagements sous contrôle, les optimisations réalisées et l’ensemble des projets en cours. Egalement, elle permet aussi un partage et une implication très large des clients internes et de la finance.

Je ne sais pas quels indicateurs choisir…

Voici ci-contre un outil mémo à télécharger, proposant une liste d’indicateurs de suivi (non exhaustive). Ces derniers permettent d’avoir une première idée sur les indicateurs de mesure « courants ».

Cependant, d’autres indicateurs plus spécifiques à votre organisation existent, posez-vous les bonnes questions. Réfléchissez par objectifs. Quels sont mes objectifs prioritaires ? Que me demandent régulièrement ma hiérarchie ou mes clients internes ? Quels indicateurs valoriseront le service achats ?

Ces indicateurs peuvent être pondérés afin de souligner l’importance ou l’impact des uns par rapport aux autres sur l’activité gérée.

Je débute dans le suivi de la performance…

La mise en place de ces indicateurs doit aussi être progressive pour une entreprise qui se lance dans la démarche. Commencez par 4 ou 5 indicateurs globaux tels que les indicateurs de déploiement.

Vous pouvez aussi commencer par suivre un indicateur sur un périmètre restreint. Le périmètre correspondra à un type d’achat ou un type de fournisseur par exemple. Cela permettra de fiabiliser et pérenniser le suivi, et d’accompagner le déploiement progressif de la démarche.

Quelques exemples d’indicateurs pour évaluer la performance de la fonction achats

Pour mesurer l’efficacité de la fonction achats et ainsi pouvoir la valoriser aux yeux des autres business units au sein de l’entreprise, plusieurs indicateurs de performance ou KPI doivent être utilisés. 

Parmi eux, on peut citer les indicateurs qui permettent d’évaluer la productivité de la fonction achats, comme le ROI du service des achats. C’est le rapport entre les économies réalisées sur les achats et les dépenses de la fonction achats. Le ROI représente la réduction des coûts due au travail et aux efforts de l’acheteur. 

Pour mesurer la performance des achats, on peut aussi évaluer la performance de la stratégie achats adoptée. Il s’agit de calculer le gain réalisé grâce à la stratégie d’achats. Pour cela, il faut calculer la différence entre le prix de référence et le prix réellement appliqué par le fournisseur. Il ne reste plus qu’à multiplier le résultat par le volume prévisionnel. 

Par ailleurs, 

D’autres KPIs permettent également de mettre en évidence la performance du service achats à travers l’effectivité de la mise en œuvre des contrats fournisseurs. Ces indicateurs permettent également de valoriser la fonction achats dans la mesure où ils permettent de connaître les propriétés, la qualité, le prix et le délai de livraison des produits commandés. Parmi ces indicateurs figure la corrélation coût/valeur qui permet d’évaluer le respect réel des contrats grâce au calcul du nombre d’achats facturés.