Valorizzazione della funzione di acquisto... Abbiamo deciso di darvi il manuale d'uso!

Rappresentando fino al 70% del fatturato, l'impatto degli acquisti è diventato strategico e indispensabile per le aziende. Allora perché non riusciamo a farlo valorizzare la funzione di acquisto ? Perché i dipartimenti di approvvigionamento non riconoscono il loro ruolo di contributori alle prestazioni aziendali? Perché così spesso ignoriamo il valore aggiunto fornito da Funzione di acquisto all'interno dell'azienda? Esistono indicatori di performance di acquisto che attirino l'attenzione degli altri reparti e dei clienti interni, fornendo loro informazioni reali sul suo funzionamento e sulle sue risorse? In questo articolo, ho deciso di darvi le istruzioni su come evidenziare La funzione di acquisto.

Perché è difficile riconoscere il valore della funzione acquisti?

Per comprendere la mancanza di riconoscimento di La funzione di acquisto, dovremo tornare indietro nel tempo. La funzione di acquisto apparve con lo sviluppo delle ferrovie negli Stati Uniti, vale a dire nel 1850. Nonostante questa iniziale volontà di distinguere tra attività di acquisto e vendita, questa funzione non ha ancora ricevuto il riconoscimento che meritava. In effetti, è sempre stata considerata una semplice funzione amministrativa o una funzione di supporto. Questo anche se Fayol affermò nel 1916 che «comprare è importante tanto quanto vendere».

Certamente, le difficoltà incontrate dalle aziende nel reperimento delle materie prime dopo le guerre hanno portato a una prima forma di riconoscimento di La funzione di acquisto con la creazione della Compagnie des Dirigeants et Acquirers de France. Ma non durerà.

Nel 1964, Henderson considerava gli acquisti una funzione negativa. Potrebbero ridurre le prestazioni aziendali se non vengono eseguite bene. Tuttavia, non forniscono alcun valore aggiunto all'azienda. Questo periodo coincise con i Trenta Glorieuses durante i quali le materie prime erano abbondanti. La funzione dell'acquirente era quindi puramente amministrativo. Si trattava solo del monitoraggio delle forniture.

Era dagli anni '70 che La funzione di acquisto ha finalmente iniziato a farsi riconoscere. La diversificazione dell'offerta e il rafforzamento della concorrenza hanno spinto le aziende a implementare strategie di acquisto efficaci per ottenere un vantaggio competitivo riducendo i costi e collaborando con fornitori migliori.

Progressivamente, la dimensione amministrativa di La funzione dell'acquirente è stato quindi abbandonato per una dimensione più strategica. L'acquisto era visto come uno dei modi in cui l'azienda poteva aumentare le proprie prestazioni attraverso l'ottimizzazione dei costi, il miglioramento della qualità e la riduzione dei tempi di consegna.

La funzione Acquisti è diventato molto professionale dalla fine degli anni '90 con l'emergere di Internet. Sono emersi nuovi strumenti, tra cui il software Source-to-Pay per automatizzare il processo di acquisto. Grazie a questi nuovi strumenti e al nuovo modo in cui opera l'Ufficio Acquisti, l'Ufficio Acquisti ha ricevuto un maggiore riconoscimento. Può aiutare un'azienda a mantenere i margini, innovare e creare relazioni strategiche.

Prestazioni della funzione Acquisti VS performance dell'azienda

Uno Funzione di acquisto efficiente è una funzione riconosciuta e valutata. Ma cosa intendiamo per prestazioni della funzione Acquisti? È diverso da quello dell'azienda?

In linea di principio, la definizione della strategia di acquisto deriva dalla strategia aziendale. Ciò significa che le prestazioni dell'azienda dipendono da quelle della sua Funzione di acquisto.

Il processo di approvvigionamento non deve essere separato dalla politica generale dell'azienda. Da quest'ultima, è necessario definire una politica di acquisto che sia influenzata sia dagli obiettivi dell'azienda che da quelli di altre funzioni.

È la politica di acquisto che funge da base per definire la strategia di acquisto. Quest'ultima include tutte le azioni da svolgere, il calendario da rispettare, gli obiettivi da raggiungere e gli attori coinvolti nel processo di approvvigionamento. Una volta definita la strategia di acquisto, è necessario passare alla sua applicazione. Gli acquisti e le forniture devono essere effettuati secondo piani d'azione predefiniti. Dopo l'esecuzione, è ora il momento di valutare l'andamento degli acquisti. Si tratta di fare il punto su ogni azione e valutare lo stato di avanzamento della strategia e i risultati sulla base di indicatori.

Perché misurare la performance di acquisto?

Come accennato in precedenza, le prestazioni dell'ufficio acquisti consentono di valorizzare la funzione di acquisto. Ma è comunque necessario sapere come misurare questa performance per offrire all'ufficio acquisti il riconoscimento che merita. Che valore La funzione acquisti contribuisce all'azienda?

Misurazione delle prestazioni o del ROI di La funzione di acquisto è relativamente complesso. In effetti, è necessario tenere conto di molti criteri affinché sia ottimale. Uno dei metodi per misurare le prestazioni degli acquisti è definire gli obiettivi da raggiungere in termini di costi, tempi e qualità. Questi sono i pilastri per misurare il ROI di La funzione di acquisto. Dovrebbero essere il più precisi possibile. L'acquirente deve definire in anticipo i risultati attesi dai fornitori.

È inoltre necessario determinare indicatori di performance o KPI adattati a La funzione di acquisto. È il modo più efficace per l'ufficio acquisti di essere valutato o riconosciuto da tutti gli altri dipartimenti con cui collabora. Presentando i suoi risultati con un approccio riconosciuto e indicatori accettati da tutti, è più probabile che venga valutato da tutti gli altri reparti dell'azienda.

È diventato comune utilizzare i dashboard per presentare i KPI di approvvigionamento. Le dashboard non sono solo più accattivanti dal punto di vista visivo. Sono anche più accessibili. Misurazione delle prestazioni di La funzione di acquisto può essere più facilmente compreso in questa forma. Oltre a promuovere il riconoscimento dell'ufficio acquisti, la misurazione delle prestazioni di acquisto consente anche di migliorare la gestione dell'intero ufficio acquisti.

In effetti, le cifre che ne derivano consentono di identificare i punti da migliorare e i punti di forza del servizio. Consentono inoltre di allocare le risorse in modo appropriato ai vari tipi di acquisti dell'azienda. A questo proposito, misurare le prestazioni dell'ufficio acquisti è quindi un vero aiuto al processo decisionale all'interno delle aziende.

Come promuovere la funzione acquisti

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Vorrei dare credibilità e visibilità a La funzione di acquisto, ma come?

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• Attraverso l'integrazione degli appaltatori molto presto nell'espressione dei bisogni;
• Grazie all'impegno dei fornitori come veri partner;
• Attraverso il maggiore coinvolgimento del controllo di gestione nel monitoraggio dei costi;

... Sarai in grado di rassicurare la direzione e i clienti interni sui tuoi valori e mostrare loro la tua importanza all'interno dell'organizzazione.

La gestione della strategia di acquisto non è una missione sovrana del solo ufficio acquisti. Altri dipartimenti hanno il loro valore aggiunto per contribuire al processo, che si concentrerà tanto sulla valutazione e il rispetto degli impegni contrattuali quanto sul confronto permanente dei costi del servizio con le migliori pratiche sul mercato.

L'uso di matrici appropriate consentirà al Direttore Acquisti di avere tutta la visibilità necessaria per identificare le aree su cui concentrarsi.

Il responsabile degli acquisti avrà quindi una mappa («Balanced Scorecard») del suo ambito d'azione che è molto più dinamica del semplice mosaico di curve e cifre.

Questo approccio consente di visualizzare rapidamente gli impegni sotto controllo, le ottimizzazioni effettuate e tutti i progetti in corso. Inoltre, consente anche una condivisione e un coinvolgimento molto ampi dei clienti interni e della finanza.

Non so quali indicatori scegliere...

Di seguito è riportato uno strumento promemoria da scaricare, che offre un elenco di indicatori di monitoraggio (non esaustivo). Questi forniscono una prima idea degli indicatori di misurazione «attuali».

Tuttavia, ci sono altri indicatori più specifici per la tua organizzazione, quindi poniti le domande giuste. Pensa per obiettivi. Quali sono i miei obiettivi prioritari? Cosa mi chiedono regolarmente i miei manager o i miei clienti interni? Quali indicatori valuteranno l'ufficio acquisti?

Questi indicatori possono essere ponderati per evidenziare l'importanza o l'impatto reciproco sull'attività gestita.

Sto iniziando con il monitoraggio delle prestazioni...

L'implementazione di questi indicatori deve essere graduale anche per un'azienda che intraprende il processo. Inizia con 4 o 5 metriche globali, ad esempio le metriche di distribuzione.

Puoi anche iniziare monitorando un indicatore su un'area riservata. L'ambito corrisponderà, ad esempio, a un tipo di acquisto o a un tipo di fornitore. Ciò consentirà di rendere il monitoraggio affidabile e sostenibile e di sostenere l'applicazione graduale dell'approccio.

Alcuni esempi di indicatori per valutare le prestazioni del reparto acquisti

Per misurare l'efficacia di La funzione di acquisto e quindi poterlo valutare agli occhi di altre unità aziendali all'interno dell'azienda, è necessario utilizzare diversi indicatori di performance o KPI.

Tra questi, possiamo citare gli indicatori che consentono di valutare la produttività di La funzione di acquisto, come il ROI dell'ufficio acquisti. È il rapporto tra i risparmi realizzati sugli acquisti e le spese dell'ufficio acquisti. Il ROI rappresenta la riduzione dei costi dovuta al lavoro e agli sforzi dell'acquirente.

Per misurare le prestazioni di acquisto, puoi anche valutare le prestazioni della strategia di approvvigionamento adottata. Si tratta di calcolare il guadagno ottenuto grazie alla strategia di acquisto. Per fare ciò, è necessario calcolare la differenza tra il prezzo di riferimento e il prezzo effettivamente applicato dal fornitore. Non resta che moltiplicare il risultato per il volume previsto.

Inoltre,

Altri KPI consentono inoltre di evidenziare le prestazioni dell'ufficio acquisti attraverso l'efficacia dell'implementazione dei contratti con i fornitori. Questi indicatori consentono inoltre di valorizzare la funzione di acquisto nella misura in cui consentono di conoscere le proprietà, la qualità, il prezzo e i tempi di consegna dei prodotti ordinati. Tra questi indicatori c'è la correlazione costo/valore, che consente di valutare la reale conformità ai contratti calcolando il numero di acquisti fatturati.