Quelle est la meilleure stratégie à adopter dans le cadre d’un achat critique ?

Bien qu’ils n’aient pas de grande valeur stratégique, les Achats Critiques (ou à effet de levier) comportent des risques pour l’entreprise. Ils doivent donc faire l’objet d’une stratégie achat efficace et adaptée. Les achats critiques sont des produits qui représentent un pourcentage élevé de la rentabilité de l’acheteur et où il y a beaucoup de fournisseurs disponibles. Il est ainsi facile de changer de fournisseur et la qualité est souvent normalisée. Toutefois, cette facilité peut aussi rendre certaines tâches de l’acheteur complexes. Il lui faut donc définir une stratégie achats critiques pertinente. Dans cet article, découvrez quelle est la meilleure stratégie à adopter pour les achats critiques.

Les achats critiques, c’est quoi ?

En se basant sur la matrice de Kraljic, on peut distinguer quatre catégories d’achats selon leur impact financier et la complexité du marché fournisseurs : les achats leviers, les achats stratégiques, les achats simples et les achats critiques. 

• Les achats leviers : ce sont les achats qui représentent un impact financier élevé pour l’entreprise et où l’offre fournisseurs est large. L’approvisionnement est donc simple. Comme les acheteurs peuvent négocier avec les fournisseurs, ils permettent aux entreprises d’obtenir des gains intéressants.
• Les achats simples : ce sont les produits ou services représentant un engagement financier relativement faible pour l’entreprise et qui sont faciles à se procurer. Il y a un faible niveau d’interdépendance entre l’acheteur et le fournisseur. Il y a donc un certain équilibre entre le pouvoir de négociation du responsable achat et du fournisseur lui-même.
• Les achats stratégiques : ce sont les achats clés ou différenciant pour l’entreprise. On parle aussi de ressources rares. Ils représentent des enjeux financiers forts pour l’entreprise. Il est généralement difficiles de s’en procurer à cause d’un marché fournisseurs limité. La stratégie idéale vise à créer une relation ou un partenariat sur le long terme avec le fournisseur.
• Les achats critiques : ce sont les produits ou services qui n’ont pas de grande valeur stratégique pour l’entreprise. Leur approvisionnement peut être complexe, car on est face à un marché à faible nombre d’acteurs. On est donc souvent dans une situation de monopole.

Ainsi, les achats critiques sont ceux qui ont un impact financier modéré pour l’entreprise, mais dont l’approvisionnement reste compliqué. Ceci entraîne des risques fournisseurs relativement élevés. A cause de ceci, les achats critiques doivent faire l’objet d’une attention accrue de la part des responsables achats. Ces derniers doivent définir une stratégie achats efficace et pertinente qui permettent de réduire les risques en sécurisant les quantités et les stocks.

Pour y arriver, ils devront compter sur des partenaires de confiance qui sont capables de maîtriser l’ensemble de l’opération, depuis le choix des matières premières ou des marchandises jusqu’aux retours des produits. En d’autres termes, ils devront être en mesure de garantir l’origine ou la composition de leurs produits, le respect des normes en vigueur et sécuriser les approvisionnements. 

La sécurisation des achats critiques a un impact significatif sur la performance globale de l’entreprise. A ce titre, les acheteurs auront tout intérêt à cartographier ce type d’achats.

Stratégie : exploitation du pouvoir d’achat, homologuer (et rendre actifs) plusieurs fournisseurs

Comme dans toute démarche de définition de stratégie d’achat, l’élaboration d’une stratégie pertinente pour les achats critiques commence par la sélection des fournisseurs. Cette phase comprend aussi l’homologation des fournisseurs. Il faudra homologuer plusieurs fournisseurs. 

L’homologation est un processus par lequel une entreprise reconnaît un fournisseur comment étant apte à répondre à ses exigences en matière de qualité, de coût et de délais. Celui-ci pourra donc bénéficier d’une relation privilégiée avec elle.

L’homologation est la condition sine qua non pour pouvoir optimiser les achats critiques. La qualité étant normalisée, il doit être possible de simplifier le processus d’homologation.

Une fois les fournisseurs homologués, vous devrez avoir la rigueur de leur laisser un minimum d’activités, même s’ils ne sont pas toujours les plus compétitifs, afin que votre organisation au complet sache toujours gérer le fournisseur. N’oubliez pas que gérer un fournisseur est un exercice d’intelligence organisationnelle. Cela ne concerne pas que le service achats.

Consulter aussi souvent que possible

Puisqu’il s’agit d’achats qui ont un fort impact sur le profit de l’entreprise, il faut entretenir un climat de concurrence le plus vif possible.

Ces produits sont très souvent cycliques. Ils suivent la loi de l’offre et de la demande, c’est-à-dire que les prix montent et descendent régulièrement. Vous devez sans cesse vous tenir informé des tendances. 

Ce n’est donc pas sur ce portefeuille que vous allez signer des contrats pluriannuels avec les fournisseurs. Éventuellement, vous pourrez avec profit négocier des schémas de remise de fin d’année (RFA). Mais, la durée de la relation contractuelle doit toujours être libre pour pouvoir s’adapter à toutes les situations. A cet effet, il est important de consulter aussi souvent que possible.

Connaître les indices de prix

Si votre portefeuille d’achats critiques est important, il est conseillé de s’abonner à une base de données prix. Vous suivrez la matière première qui a l’effet de levier le plus important sur les coûts. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• L’éthylène pour des résines PVC ;
• La pâte à papier ;
• La tôle électro-zinguée ;
• Le baril de pétrole ;
• etc.

Dans certaines branches d’activité, les acheteurs renseignent à intervalle régulier une mercuriale. Il s’agit d’une liste de produits pour lesquels ils communiquent soit le prix en valeur absolue, soit le prix sur une base 100 à une date donnée.

Exemples d’achats critiques : 

Les produits critiques sont les produits de la classe A.

D’une entreprise à l’autre, certains achats glisseront du statut d’achats simples à celui d’achats critiques ou vice versa en fonction du montant des achats effectués.

• Le fuel pour une entreprise de transport : ce sera clairement un achat critique alors qu’il sera un achat simple pour une entreprise qui possède un seul camion pour faire des navettes entre deux sites industriels éloignés de 20 kilomètres.
• Les commodités de l’industrie chimique, qui seront classées « critiques » pour un fabricant de peinture
• Certaines mémoires standard dans l’électronique
• Le papier standard pour un imprimeur
• Les cartons d’emballage dans une industrie manufacturière

Management de la fonction achats : quel profil d’acheteur pour les achats critiques ?

Les juniors

Les avantages de ce type d’achats pour un acheteur junior sont évidents :

• Des cycles de négociation très rapprochés, qui permettent de faire des essais et de corriger très rapidement.

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• Acheter s’apprend aussi par empirisme, les achats critiques sont une opportunité d’accélérer le temps ;

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• des enjeux financiers motivants dont vous pouvez mesurer les impacts en temps réel ;

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• des contacts assidus avec le service approvisionnement

La bonne collaboration avec le service approvisionnement est une compétence de base de l’acheteur.

Attention !

Les achats critiques sont souvent soumis à la loi de l’offre et de la demande et subissent des variations importantes des prix. Les juniors risquent de manquer de discernement tant en période haussière qu’en période baissière.

Les avantages sont-ils les mêmes pour l’entreprise ?

Le gros intérêt des achats critiques et de leur cycle de négociation court est qu’ils permettent un contrôle rapide des résultats de l’acheteur.

Confier les achats critiques à un junior est une bonne pratique.

Compte tenu de l’avertissement ci-dessus concernant les variations de prix, la condition du succès est que le junior ne soit pas livré à lui-même et qu’il puisse très fréquemment faire le point avec un acheteur senior ou son responsable hiérarchique.

Les seniors

Bien évidemment, les seniors sont les plus agiles sur les achats critiques. Ils font un excellent travail sur ce type d’achat. Ils ont plus d’expérience que les acheteurs juniors. Ils ont vécu plusieurs cycles haussiers et baissiers. 

Ils sont donc capables de :

– adapter leur comportement :

– anticiper des tendances ;

– repérer certains indices de changement de tendance

Attention ! La fréquence des consultations crée à la fois une grande pression sur la relation et en même temps une certaine familiarité entre les personnes. Le professionnel des achats et son responsable hiérarchique devront rester vigilants et lucides sur la nature et la qualité de la relation entre les personnes.

• 1er principe : votre hiérarchie n’attend pas de vous que vous soyez aimé ou haï de vos fournisseurs. Elle vous demande d’être respecté.
• 2nd principe : les contrats se font de personne morale à personne morale.

Vous garderez toujours à l’esprit que vous vous exprimez au nom de cette personne morale.

Instaurer une rotation assez rapide des acheteurs sur les achats critiques est une bonne pratique.

La délégation d’achats

La délégation d’achats n’est pas du tout conseillée dans le cas des achats critiques. Nous sommes dans le domaine naturel des achats.

Si, dans votre organisation, le service approvisionnement reporte au service achats, alors un responsable « appro » peut recevoir une délégation d’achats sur certains achats critiques.

Il faut bien savoir que dans le cadre de cette mission, il est avant tout un acheteur et non un logisticien.

Conclusion

Le mot d’ordre pour les achats critiques est : consultation.

L’enjeu est de toujours coller au prix marché pour ne pas avoir de désavantage compétitif ?

La gestion des achats critiques demande beaucoup de réactivité et de connaissance des mécanismes du marché.