Jeremy Ferrer
Webinar :
Afterwork Achats d'Antananarivo
Jeudi 05 Décembre à 17h
Le procure-to-pay ou encore processus d’achat figure parmi les outils de digitalisation des processus que chaque entreprise doit intégrer.
C’est un fait, les entreprises ne peuvent plus se passer de la digitalisation et de la numérisation des processus. À l’heure où l’on ne parle que du numérique, elles se doivent de suivre le « flow » et d’innover sur tous les points. Mais qu’évoquent ces termes ? Qu’est-ce que le système procure-to-pay ? Quels sont ses avantages et comment le mettre en place ?
Le processus d’achats dans une entreprise est une opération parfois fastidieuse et qui prend beaucoup de temps. Le digitaliser est un moyen de mieux le contrôler tout en préservant une bonne relation avec les fournisseurs sur le long terme. Le procure-to-pay, aussi appelé purchase to pay ou p2p, désigne l’ensemble du processus d’achats, depuis le moment où l’entreprise commence à exprimer ses besoins d’achat jusqu’au paiement final.
Ce processus de numérisation fait évidemment appel à des outils, notamment des logiciels qui font tout à la place des responsables qui sont chargés de remplir cette fonction au sein de l’entreprise.
La plateforme p2p a pour fonction d’automatiser ce processus pour qu’il ne prenne pas trop de temps et pour que son contrôle soit plus facile. Cette solution ERP intègre différentes fonctionnalités permettant à l’entreprise de digitaliser des fonctions comme la saisie et la lecture de la facture, la comptabilité…
Investir dans le P2P n'apporte que des bénéfices à votre entreprise. On distingue de nombreux avantages à son utilisation :
La solution procure-to-pay est bénéfique pour la rentabilité et la productivité de votre entreprise. Elle aide à réduire les délais de traitement ainsi que les risques encourus lors du processus d’achat. Comme il s’agit d’un logiciel qui fait tout, cela vous permet de réduire vos dépenses en termes de main- d'œuvre puisque tout le processus sera automatisé.
Le suivi des commandes et des factures devient plus facile avec le purchase to pay. L’outil permet à toutes parties prenantes impliquées dans les achats dans l’entreprise d’être connectées et de pouvoir suivre l’évolution des commandes en temps réel.
Par ailleurs, la solution P2P permet de mieux encadrer votre catalogue de produits afin de mieux gérer les dépenses dans des achats définis. L’outil centralise vos catalogues et intègre même un moteur de recherche afin de faciliter la recherche de fournisseurs. Les dépenses hors cadre ne peuvent avoir lieu étant donné que vos collègues ne peuvent réaliser que des commandes autorisées.
Ainsi, le procurement process vous permet de réaliser des économies autant en temps qu’en argent.
La solution p2p vous offre une meilleure visibilité dans vos dépenses. Cela a pour conséquence une meilleure transparence au niveau de tout le processus, mais surtout des commandes envoyées et reçues. Le suivi budgétaire au niveau de votre entreprise sera mieux contrôlé. Vous aurez une vue globale de la différence entre ce que vous avez réellement acheté et ce qui se trouve dans la comptabilité.
Toujours dans le cadre des dépenses, le p2p ou procure-to-pay vous donne la possibilité de réduire celles-ci, car vous pouvez les voir dans l’outil. Cela vous permet de mieux cerner s’il y a des dépenses inutiles et de les maîtriser. Ainsi, vous pouvez mieux contrôler les dépenses, avoir une meilleure visibilité des achats dès l’envoi de la commande jusqu’au traitement du paiement du prestataire.
Comme l’automatisation des différents processus d’achats, par le biais du système procure-to-pay, vous permet d’optimiser le temps que vous avez, cela donne à votre équipe la possibilité de se concentrer sur l’essentiel de ses tâches, notamment sur des tâches plus stratégiques qu’opérationnelles. Cela ne pourra qu’être bénéfique pour votre entreprise. Lorsque vos équipes seront libérées des tâches administratives répétitives et fastidieuses, elles seront plus productives et optimiseront sûrement leurs compétences.
L’automatisation via le procure-to-pay est aussi bénéfique sur la qualité de la relation que vous avez avec votre fournisseur. Comme l’outil permet de tracer vos échanges, les commandes que vous avez réalisées, vous suivez au mieux votre processus d’achat et pouvez avoir un meilleur contrôle par rapport à votre communication avec le fournisseur. Lorsque ce dernier vous fait confiance, vous avez la possibilité de mieux négocier avec lui. Ce sera un avantage pour vous par rapport au prix que vous pouvez avoir.
Lorsque le cycle fournisseur est automatisé, nul doute que le processus est accéléré. Vous gagnez du temps et le procure to pay optimise le process flow.
Par ailleurs, cette solution vous permet de mieux gérer vos fournisseurs. Automatiser vos catalogues d’achats simplifie votre tâche en ce qui concerne le sourcing de fournisseurs et de produits. Dans le cas où les produits que vous voulez commander ne sont pas encore référencés dans la base de données de l’outil, vous devrez encore chercher et trouver des fournisseurs.
Le p2p vous permet de comparer les prix de chaque type de produit que vous voulez acheter afin que vous puissiez obtenir les meilleures offres.
Le traitement des données donne du fil à retordre à toute entreprise. Or, en utilisant un outil erp tel que le p2p, vous regroupez toutes les données de l'ensemble du processus d’achats afin de mieux les analyser et les traiter. C’est la plateforme qui regroupe les données. Vous aurez toujours accès à celles-ci quand vous en avez besoin. Certaines plateformes fournissent même des fonctions qui permettent un reporting régulier des données pour mieux les exploiter.
En plus, la plupart des ERP offrent une excellente ergonomie pour une meilleure expérience utilisateur. Simple d’utilisation, la plateforme peut être utilisée de manière optimisée.
Les processus d’achats sont l’ensemble de nombreuses petites tâches comme la saisie manuelle des données, le classement des données ou encore les impressions… . Ensuite, une fois les factures rassemblées et traitées, il faut les faire signer et le circuit de validation est un autre challenge à relever.
Grâce à l’automatisation de ces processus, vous pouvez tout simplement gagner du temps pour que vous puissiez par la suite l’utiliser pour améliorer les stratégies de votre entreprise.
Par ailleurs, la digitalisation des processus d’achats vous permet aussi de traiter plus rapidement les factures d’exception, car oui il y en a toujours. Puisque toutes les données sont bien visibles, s’il y a des documents d’exception, il est possible de les localiser rapidement et de les traiter.
L’idée est en réalité de ne pas éradiquer les fonctions humaines dans l’entreprise, mais plutôt d’aider chaque personne qui y travaille à mieux optimiser son travail grâce à des outils comme les ERP. En faisant appel à ce genre de plateforme, les risques d’erreurs sont nuls puisque tout est automatisé. De plus, si le catalogue est mal géré, les utilisateurs n’auront pas d’autres choix que d’opter pour le premier article qui apparaît.
Par ailleurs, les risques d’erreurs de saisie manuelle ou de perte des documents seront évités grâce à l’automatisation. Par conséquent, les informations et les données de l’entreprise par rapport au processus d’achat sont centralisées et mieux préservées. Les risques de paiements doubles seront aussi éradiqués.
Les processus de paiements sont aussi centralisés dans le P2P. En fait, ceux-ci sont traités comme une opération à part entière dans le logiciel. Les paiements sont gérés et faits de manière électronique, ce qui n’autorise pas les erreurs. Les délais de paiement sont optimisés et cela améliore la relation que vous avez avec votre fournisseur. Lorsque tout se fait à temps, les flux peuvent être mieux gérés.
Dans une entreprise, que ce soit en interne ou en externe, comme dans le cadre des relations avec les fournisseurs, il y aura toujours des litiges. La gestion de ces derniers est difficile si vous n’avez pas rapidement sous les yeux les informations concernant les sources de conflits. Voilà pourquoi la digitalisation des processus à travers le procure-to-pay contribue à améliorer le traitement des litiges.
La dématérialisation fiscale est prévue entre 2024 et 2026. En adoptant dès maintenant la digitalisation de vos processus, vous vous préparez au mieux à cette dématérialisation qui aura bientôt lieu.
Afin de mieux utiliser un logiciel P2P, vous devez savoir que le processus est divisé en plusieurs étapes que nous allons développer ci-dessous.
Dans cette étape, l’entreprise exprime d’abord un besoin quel qu’il soit. Il doit être fourni dans un délai bien précis. Cela doit être autorisé et approuvé par les responsables compétents avant de suivre le processus du procure-to-pay. Une fois cela fait, la demande est transmise au service des achats pour être traitée. C’est donc au niveau de ce département que la demande est lancée.
En étudiant ces besoins, le service achats de l’entreprise doit prendre en compte le budget disponible. Par la suite, il doit trouver un fournisseur. Si l’entreprise dispose d’une plateforme P2P, des catalogues de produits et de fournisseurs doivent déjà être répertoriés sur celle-ci afin de faciliter la recherche. Si l’outil répertorie de nombreux fournisseurs, il est possible de comparer les prix ainsi que la qualité des produits qu’il propose. Cela vous permet de bénéficier des meilleures offres et de négocier auprès du fournisseur si besoin. Par la suite, un formulaire de commande doit être envoyé au service Achats.
Le formulaire de commande est envoyé au service Achats de l’entreprise. Généralement, c’est ce département qui s’occupe de tout ce qui concerne les achats de l’entreprise. Il doit aussi prendre la décision sur le choix final du fournisseur. Par la suite, il crée un bon de commande ou encore le Purchase Order ou PO dans l’outil pour ensuite le transmettre pour validation. Le bon de commande est enfin envoyé au fournisseur pour que celui-ci le valide. Cette étape est aussi plus connue sous le nom de circuit de validation.
Une fois toutes ces étapes franchies, le fournisseur doit préparer la commande et la livrer à l’entreprise. Celui-ci crée un bon de réception. Tout cela est numérisé dans l’interface de l’outil. Encore mieux, l’avantage du P2P est que la gestion est personnalisée puisque chaque fournisseur dispose d’un espace personnel où il peut gérer les flux de documents qu’il doit traiter. Le bon de réception atteste que la livraison est conforme à ce qui a été commandé.
Jusqu’à présent, tout le processus a été géré par le service Achats. À partir de cette étape, c’est le service comptable qui va prendre en charge les étapes qui vont suivre. Mais la passation n’est pas compliquée grâce à la plateforme de P2P. Ainsi, le fournisseur envoie les factures via l’outil pour que celles-ci soient traitées par l’entreprise.
Les factures reçues sont automatiquement comparées au bon de commande et cela, toujours sur la plateforme p2p. Elles doivent aussi être comparées avec les marchandises reçues. C’est le rapprochement à 2 ou 3 facteurs qui est une étape primordiale dans le processus d’achat.
Une fois que les factures sont validées par le processus de rapprochement, celles-ci sont envoyées au service qui s’occupe du paiement et ce, toujours via le système automatisé du P2P. Il arrive que certaines factures nécessitent des signatures supplémentaires, dans ce cas, la plateforme transmettra de manière automatique les factures aux personnes qui sont concernées avant de les envoyer au service qui s’occupe du paiement. Grâce à tout ce processus qui est entièrement dématérialisé et automatisé, il est quasiment impossible d’avoir des factures doubles par exemple, des emails en attente de validation ou encore des documents qui s’égarent.
Tous ces termes sont relatifs à la gestion du processus d’achat et celui du paiement au sein d’une entreprise. Cela peut s’étendre vers la recherche de produits, l’approvisionnement ou encore la gestion des factures. Le mot purchase to pay est toutefois employé au même niveau procure to pay qui englobe les mêmes processus.
Il ne faut pas les confondre avec le terme source to pay ou s2p, qui lui est relatif au sourcing. Cela signifie que le s2p intègre le processus de sourcing dans les étapes. Celui-ci met à disposition de l’entreprise toutes les ressources nécessaires pour que l’achat réussisse. L’entreprise BME ou Buy Made Easy propose par exemple une solution source-to-pay appelée Source Forcing vous permettant d’automatiser vos processus de esourcing avant de passer les commandes.
Le P2P peut être une solution complexe à mettre en œuvre surtout si votre entreprise n’a pas encore intégré la numérisation ou la digitalisation dans ses processus. Voici quelques conseils pour réussir la mise en place du P2P.
Sur le marché, vous pouvez trouver de nombreuses solutions de procure to pay. Seulement, quelques-unes peuvent vraiment vous aider à atteindre vos objectifs. Optez pour les solutions leaders si vous ne voulez pas perdre du temps dans le choix d’une bonne solution.
Il n’est jamais facile d’intégrer un nouvel outil au sein d’un service dans une entreprise. Si vous n’avez pas de spécialiste à votre côté pour vous guider, cela peut vite virer au cauchemar. Il est conseillé de faire appel à un expert en procure-to-pay pour accompagner tout le service, donner une formation ou encore prendre en charge les aspects techniques de l’interface pour un usage optimisé. Il arrive que les entreprises qui proposent ces types de solutions vous accompagnent jusqu’à l’installation. Malgré cela, il est toujours essentiel d’avoir à vos côtés un technicien vers qui vous pouvez tourner si quelque chose cloche.
Intégrer un changement au sein d’une équipe n’est pas chose facile. Ce type de solution pourrait être difficile à manipuler surtout au début. Il convient donc de bien informer votre équipe du déploiement du projet, mais aussi de la former pour que chaque membre puisse s’adapter rapidement à l’interface.
Il n’y a pas que votre équipe qui va intégrer le projet, les fournisseurs aussi feront partie de l’aventure. La meilleure chose à faire pour les convaincre d’y adhérer c’est de les éduquer par rapport à la digitalisation et de mettre en avant tous les bénéfices qu’ils peuvent avoir en adoptant le système avec vous.
En revanche, il est aussi conseillé de nettoyer au préalable vos données en ce qui concerne les fournisseurs avant de les répertorier dans le système procure-to-pay. Vous verrez, il sera plus facile après de trouver le bon pour un produit donné.
En tant que chef du service achats ou du service logistique, vous avez peut-être pris la décision de mettre en place un système P2P dans l’entreprise. Vos motivations sont probablement fondées et c’est la meilleure solution pour optimiser vos processus achats et approvisionnements, mais aussi la gestion des factures. Cependant, sachez que vous n’êtes pas le seul à devoir travailler sur ce projet et votre décision impactera à coup sûr les résultats globaux de l’entreprise. Le soutien de la direction avant, pendant et après la mise en place du système est important si vous voulez réussir. Ne le négligez donc pas cette étape, car un rien peut vous faire basculer vers l’échec. Fixez des objectifs, planifiez chaque étape que vous devez suivre, informez la direction des actions que vous allez faire et croyez en votre projet procure to pay.
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