Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
Il procure-to-pay o il processo di acquisto è tra gli strumenti per la digitalizzazione dei processi che ogni azienda deve integrare.
È un dato di fatto, le aziende non possono più fare a meno della digitalizzazione e della digitalizzazione dei processi. In un momento in cui si parla solo di tecnologia digitale, devono seguire il «flusso» e innovare su tutti i punti. Ma cosa significano questi termini? Cos'è il sistema procure-to-pay? Quali sono i suoi vantaggi e come si configura?
Il processo di acquisto in un'azienda è a volte un'operazione noiosa e dispendiosa in termini di tempo. La digitalizzazione è un modo per controllarlo meglio mantenendo un buon rapporto con i fornitori a lungo termine. Procure-to-Pay, chiamato anche Acquista per pagare o p2p, si riferisce all'intero processo di acquisto, dal momento in cui l'azienda inizia a esprimere le proprie esigenze di acquisto fino al pagamento finale.
Questo processo di digitalizzazione utilizza ovviamente strumenti, in particolare software che fanno tutto al posto dei manager responsabili dell'adempimento di questa funzione all'interno dell'azienda.
La piattaforma p2p ha la funzione di automatizzare questo processo in modo che non richieda troppo tempo e ne faciliti il controllo. Questa soluzione ERP integra varie funzionalità che consentono all'azienda di digitalizzare funzioni come l'immissione e la lettura delle fatture, la contabilità...
Investire nel P2P apporta solo vantaggi alla tua attività. I vantaggi del suo utilizzo sono numerosi:
La soluzione Procurati per pagare è vantaggioso per la redditività e la produttività della tua azienda. Aiuta a ridurre i tempi di elaborazione e i rischi incorsi durante il processo di acquisto. Trattandosi di un software che fa tutto, consente di ridurre le spese in termini di manodopera poiché l'intero processo sarà automatizzato.
Tracciare ordini e fatture diventa più facile con il Acquista per pagare. Lo strumento consente a tutti gli stakeholder coinvolti negli acquisti in azienda di essere connessi e di poter seguire l'evoluzione degli ordini in tempo reale.
Inoltre, il Soluzione P2P ti consente di gestire al meglio il tuo catalogo prodotti per gestire meglio le spese negli acquisti definiti. Lo strumento centralizza i cataloghi e integra persino un motore di ricerca per facilitare la ricerca dei fornitori. Le spese al di fuori del quadro non possono avvenire in quanto i tuoi colleghi possono effettuare solo ordini autorizzati.
Quindi, Processo di approvvigionamento consente di risparmiare tempo e denaro.
La Soluzione P2P ti offre una migliore visibilità delle tue spese. Ciò si traduce in una maggiore trasparenza nell'intero processo, ma soprattutto negli ordini inviati e ricevuti. Il monitoraggio del budget a livello aziendale sarà controllato meglio. Avrai una visione globale della differenza tra ciò che hai effettivamente acquistato e ciò che è in contabilità.
Inoltre, nell'ambito delle spese, P2P o Procurati per pagare ti dà la possibilità di ridurli perché puoi vederli nello strumento. Ciò consente di identificare meglio se ci sono spese non necessarie e di controllarle. In questo modo, è possibile controllare meglio le spese, avere una migliore visibilità degli acquisti dal momento in cui l'ordine viene inviato all'elaborazione del pagamento da parte del fornitore di servizi.
Come l'automazione dei vari processi di acquisto, attraverso il sistema Procurati per pagare, ti consente di ottimizzare il tempo a tua disposizione, dà al tuo team l'opportunità di concentrarsi sulla maggior parte delle sue attività, soprattutto su attività più strategiche che operative. Questo non può che essere vantaggioso per la tua azienda. Quando i vostri team saranno liberati da attività amministrative ripetitive e noiose, saranno più produttivi e sicuramente ottimizzeranno le loro competenze.
Automazione tramite Procurati per pagare è vantaggioso anche per la qualità del rapporto che avete con il vostro fornitore. Poiché lo strumento consente di tenere traccia degli scambi e degli ordini effettuati, è possibile seguire meglio il processo di acquisto e avere un migliore controllo sulla comunicazione con il fornitore. Quando quest'ultimo si fida di te, hai l'opportunità di negoziare meglio con lui. Questo sarà un vantaggio per te rispetto al prezzo che potresti avere.
Quando il ciclo dei fornitori è automatizzato, non c'è dubbio che il processo viene accelerato. Risparmiate tempo e Procurati per pagare Ottimizza il flusso di processo.
Inoltre, questa soluzione consente di gestire meglio i fornitori. L'automazione dei cataloghi degli acquisti semplifica l'attività di approvvigionamento di fornitori e prodotti. Nel caso in cui i prodotti che desideri ordinare non siano ancora elencati nel database dello strumento, dovrai comunque cercare e trovare fornitori.
Le P2P ti consente di confrontare i prezzi di ogni tipo di prodotto che desideri acquistare in modo da ottenere le migliori offerte.
L'elaborazione dei dati offre a qualsiasi azienda una corsa ai propri soldi. Tuttavia, utilizzando uno strumento ERP come P2P, combini tutti i dati dell'intero processo di acquisto per analizzarli ed elaborarli al meglio. È la piattaforma che riunisce i dati. Avrai sempre accesso ad essi quando ne avrai bisogno. Alcune piattaforme forniscono anche funzioni che consentono la segnalazione regolare dei dati per sfruttarli meglio.
Inoltre, la maggior parte delle ERP offrono un'ergonomia eccellente per una migliore esperienza utente. Facile da usare, la piattaforma può essere utilizzata in modo ottimizzato.
I processi di acquisto sono l'insieme di molte piccole attività come l'immissione manuale dei dati, la classificazione dei dati o la stampa... Quindi, una volta raccolte ed elaborate, le fatture devono essere firmate e circuito di validazione è un'altra sfida da affrontare.
Automatizzando questi processi, puoi semplicemente risparmiare tempo in modo da poterlo utilizzare in seguito per migliorare le tue strategie aziendali.
Inoltre, il digitalizzazione dei processi Gli ordini di acquisto consentono inoltre di elaborare più rapidamente le fatture eccezionali, perché sì, ce ne sono sempre. Poiché tutti i dati sono chiaramente visibili, se sono presenti documenti eccezionali, è possibile individuarli ed elaborarli rapidamente.
L'idea è in realtà non quella di sradicare le funzioni umane in azienda, ma piuttosto di aiutare ogni persona che vi lavora a ottimizzare meglio il proprio lavoro attraverso strumenti come gli ERP. Utilizzando questo tipo di piattaforma, il rischio di errori è pari a zero poiché tutto è automatizzato. Inoltre, se il catalogo è gestito male, gli utenti non avranno altra scelta che optare per il primo elemento che appare.
Inoltre, grazie all'automazione, si eviteranno i rischi di errori di immissione manuale o di perdita di documenti. Di conseguenza, le informazioni e i dati aziendali relativi al processo di acquisto sono centralizzati e meglio conservati. Saranno inoltre eliminati i rischi di doppi pagamenti.
Anche i processi di pagamento sono centralizzati in P2P. In effetti, questi vengono considerati un'operazione completa nel software. I pagamenti sono gestiti ed effettuati elettronicamente, il che non consente errori. I termini di pagamento sono ottimizzati e questo migliora il rapporto con il fornitore. Quando tutto è fatto in tempo, i flussi possono essere gestiti meglio.
In un'azienda, sia internamente che esternamente, come nel contesto dei rapporti con i fornitori, ci saranno sempre controversie. Gestirli è difficile se non si ha un accesso rapido alle informazioni sulle fonti dei conflitti. Ecco perché digitalizzazione dei processi Attraverso il Procurati per pagare contribuisce a migliorare la gestione delle controversie.
La dematerializzazione fiscale è prevista tra il 2024 e il 2026. Adottando ora il digitalizzazione dei tuoi processi, ti stai preparando nel miglior modo possibile per questa dematerializzazione che avverrà presto.
Per utilizzare al meglio un Software P2P, dovresti sapere che il processo è suddiviso in diversi passaggi che svilupperemo di seguito.
In questa fase, l'azienda esprime innanzitutto un'esigenza di qualsiasi tipo. Deve essere fornito entro un determinato lasso di tempo. Questo deve essere autorizzato e approvato dai funzionari competenti prima di seguire il Processo di Procurati per pagare. Fatto ciò, la richiesta viene inviata all'ufficio acquisti per essere elaborata. È quindi a livello di questo reparto che viene lanciata la richiesta.
Nello studio di queste esigenze, l'ufficio acquisti dell'azienda deve tenere conto del budget disponibile. Successivamente, deve trovare un fornitore. Se l'azienda ha un Piattaforma P2P, i cataloghi dei prodotti e dei fornitori dovrebbero già essere elencati su di esso per facilitare la ricerca. Se lo strumento elenca numerosi fornitori, è possibile confrontare i prezzi e la qualità dei prodotti offerti. Ciò consente di beneficiare delle migliori offerte e di negoziare con il fornitore, se necessario. Successivamente, un modulo d'ordine deve essere inviato all'Ufficio Acquisti.
Il modulo d'ordine viene inviato all'Ufficio Acquisti dell'azienda. Generalmente, è questo reparto che si occupa di tutto ciò che riguarda gli acquisti dell'azienda. Deve inoltre prendere la decisione sulla scelta finale del fornitore. Quindi, crea un modulo d'ordine o l'ordine di acquisto o PO nello strumento e quindi lo invia per la convalida. Il modulo d'ordine viene infine inviato al fornitore per la convalida. Questa fase è anche meglio conosciuta con il nome di circuito di validazione.
Una volta completati tutti questi passaggi, il fornitore deve preparare l'ordine e consegnarlo all'azienda. Questo crea una nota di ricevuta. Tutto questo viene scansionato nell'interfaccia dello strumento. Ancora meglio, il vantaggio di P2P è che la gestione è personalizzata poiché ogni fornitore dispone di uno spazio personale in cui può gestire i flussi di documenti che deve elaborare. La nota di ricevuta attesta che la consegna è conforme a quanto ordinato.
Finora, l'intero processo è stato gestito dall'Ufficio Acquisti. Da questa fase, sarà l'ufficio contabilità che si occuperà delle fasi che seguiranno. Ma il passaggio di consegne non è complicato grazie al Piattaforma P2P. Pertanto, il fornitore invia le fatture tramite lo strumento affinché siano elaborate dall'azienda.
Le fatture ricevute vengono automaticamente confrontate con il modulo d'ordine, sempre sul piattaforma p2p. Devono inoltre essere confrontati con la merce ricevuta. È la riconciliazione di 2 o 3 fattori che è una fase essenziale del processo di acquisto.
Una volta convalidate attraverso il processo di riconciliazione, le fatture vengono inviate al dipartimento che si occupa del pagamento, sempre tramite il sistema P2P automatizzato. A volte alcune fatture richiedono firme aggiuntive, in questo caso la piattaforma trasmetterà automaticamente le fatture alle persone interessate prima di inviarle al servizio che si occupa del pagamento. Grazie a tutto questo processo, interamente dematerializzato e automatizzato, è quasi impossibile avere fatture doppie, ad esempio email in attesa di convalida o addirittura documenti smarriti.
Tutti questi termini si riferiscono alla gestione del processo di acquisto e del processo di pagamento all'interno di un'azienda. Ciò può estendersi alla ricerca di prodotti, all'approvvigionamento o persino alla gestione delle fatture. La parola Acquista per pagare viene tuttavia utilizzato allo stesso livello Procurati per pagare che comprende gli stessi processi.
Non devono essere confusi con il termine Fonte di pagamento o S2P, che si riferisce all'approvvigionamento. Ciò significa che s2p integra il processo di approvvigionamento nelle fasi. Ciò fornisce all'azienda tutte le risorse necessarie affinché l'acquisto abbia successo. Ad esempio, la società BME (o Buy Made Easy) offre una soluzione source-to-pay chiamata Forzatura della fonte permettendoti di automatizzare i tuoi processi di eSourcing prima di effettuare ordini.
Il P2P può essere una soluzione complessa da implementare, soprattutto se la tua azienda non ha ancora integrato la digitalizzazione o digitalizzazione nei suoi processi. Ecco alcuni suggerimenti per implementare con successo il P2P.
Sul mercato puoi trovare numerose soluzioni di Procurati per pagare. Solo pochi possono davvero aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi. Scegli le soluzioni leader se non vuoi perdere tempo a scegliere la soluzione giusta.
Non è mai facile integrare un nuovo strumento in un reparto di un'azienda. Se non hai uno specialista al tuo fianco che ti guidi, può trasformarsi rapidamente in un incubo. È consigliabile utilizzare un esperto procure-to-pay per supportare l'intero servizio, fornire formazione o anche occuparsi degli aspetti tecnici dell'interfaccia per un uso ottimizzato. A volte le aziende che offrono questo tipo di soluzioni vi accompagnano fino all'installazione. Nonostante ciò, è sempre fondamentale avere un tecnico al proprio fianco a cui rivolgersi se qualcosa non va.
Integrare il cambiamento all'interno di un team non è facile. Questo tipo di soluzione potrebbe essere difficile da gestire, soprattutto all'inizio. È quindi importante informare bene il team sull'implementazione del progetto, ma anche addestrarlo in modo che ogni membro possa adattarsi rapidamente all'interfaccia.
Non sarà solo il tuo team a integrare il progetto, ma anche i fornitori faranno parte dell'avventura. La cosa migliore da fare per convincerli ad aderire è istruirli sulla digitalizzazione ed evidenziare tutti i vantaggi che possono avere adottando il sistema insieme a voi.
D'altra parte, è anche consigliabile pulire preventivamente i dati dei fornitori prima di inserirli nel sistema procure-to-pay. Vedrai, in seguito sarà più facile trovare quello giusto per un determinato prodotto.
In qualità di responsabile dell'ufficio acquisti o del reparto logistico, potresti aver deciso di implementare un sistema P2P in azienda. Le tue motivazioni sono probabilmente ben fondate ed è la soluzione migliore per ottimizzare i processi di acquisto e approvvigionamento, ma anche la gestione delle fatture. Tuttavia, sappiate che non siete gli unici a dover lavorare su questo progetto e la vostra decisione avrà sicuramente un impatto sui risultati complessivi dell'azienda. Il supporto gestionale prima, durante e dopo la configurazione del sistema è importante se volete avere successo. Quindi non trascurate questo passaggio, perché niente può farvi fallire. Stabilisci degli obiettivi, pianifica ogni passaggio da intraprendere, informa la direzione sulle azioni che intendi intraprendere e credi nel tuo progetto di approvvigionamento a pagamento.
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