Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
La cartographie des achats est le processus de collecte, de nettoyage, de classification et d’analyse des données relatives aux dépenses dans le but de réduire les coûts d’approvisionnement, d’améliorer l’efficacité et de contrôler la conformité. La cartographie des achats peut également être exploitée dans d’autres domaines de l’entreprise, tels que la gestion des stocks, la budgétisation et la planification, et le développement de produits.
Document à découvrir : Modèle de Cartographie des achats
En ce qui concerne les achats généraux, le lien avec la stratégie de l’entreprise est moins vital, si ce n’est qu’ils doivent être en accord avec les valeurs de l’entreprise.
Document à télécharger : Cartographier vos achats grâce à la Matrice de Kraljic
Il n’y aura pas d’achats généraux efficaces sans cette étape aussi primordiale que difficile. En effet, par définition, les achats généraux sont divers et non répétitifs, ce qui les rend difficilement « classables ».
Cette étape doit permettre de répondre aux questions suivantes :
Le contexte et l’activité de l’entreprise peuvent influer sur la collecte de données, notamment lorsque l’on est confronté à des achats projets, d’investissement machine ou BTP, ou encore lorsque votre entreprise fait l’objet de fusion-acquisition. Nous insistons néanmoins sur la nécessité de consacrer du temps et de l’énergie à cette étape sans laquelle vous ne pouvez pas bâtir de politique achats.
Lorsque vous êtes en mesure de définir précisément les données nécessaires, vous devez déterminer les acteurs et les outils qui vous permettront de rassembler ces données et de fabriquer des informations exploitables.
L’information peut être disséminée dans votre organisation, tant les personnes pouvant avoir besoin d’achats généraux sont nombreuses. Pratiquement tout employé peut être un « consommateur ». Suivant l’activité de votre entreprise, vous repérerez vite les plus grands consommateurs. Citons les plus courants :
Comme nous l’avons dit plus haut, dans tous les cas, les achats donnent lieu à une commande, qui donne lieu à une livraison, qui donne lieu à… une facture. La comptabilité fournisseur est donc à privilégier. Vous y trouverez une information à haut niveau de fiabilité, quant aux chiffres d’affaires. Par contre, l’information risque de ne pas être organisée pour une exploitation « achats ». Les fournisseurs avec leurs statistiques de ventes seront plus proches de votre besoin.
Demander les informations sur vos achats n’est certes pas un signe de maturité de la fonction, mais il faut parfois oublier son amour-propre pour obtenir ce qui est indispensable : l’information.
Voici les questions clés pour déterminer la bonne source d’informations à activer :
C’est la base de l’analyse des achats. La segmentation achats fait le lien entre le marché et les besoins internes. L’identification des segments est essentielle pour définir les leviers d’achat et adapter la stratégie à chacune des catégories.
Afin de simplifier la lecture de vos dépenses, vous mettez en place un référentiel de familles d’achats adapté au contexte et à l’activité de votre entreprise.
Les objectifs sont multiples :
Le référentiel permet de classer les comptes fournisseurs et non les lignes de commande. Il faut déterminer l’activité principale offerte par votre fournisseur au sein de votre organisation. Attention, cela ne correspond pas systématiquement à l’activité principale du fournisseur.
Distinguez les dépenses liées aux fournisseurs de production des fournisseurs hors production.
Une fois cette distinction établie, vous identifiez deux à trois niveaux de précision dans l’écriture du référentiel :
La base de données ainsi constituée est une mine d’or pour les analyses des dépenses de votre entreprise. Vous devez être en mesure de visualiser les dépenses achat pour chaque périmètre de familles d’achats.
Désormais, votre objectif principal est de transformer les données collectées en information, l’information en connaissance et la connaissance en plan d’action. Cela consiste à construire un process d’intelligence économique au sein de votre structure achats.
Dans le schéma ci-dessous, les données collectées sont communiquées sous forme d’information accessible clairement et rapidement auprès de vos interlocuteurs.
L’étape suivante consiste donc à donner à cette information une valeur créatrice de gain. Il vous faut désormais user de votre connaissance du marché pour établir un plan d’action de réduction des coûts.
La cartographie des dépenses s’articule autour de trois axes principaux : la visibilité, l’analyse et le processus. En exploitant ces trois domaines, les entreprises peuvent obtenir des réponses aux questions cruciales concernant leurs dépenses, notamment :
Ainsi, la cartographie vous permet d’auditer l’ensemble des dépenses de votre entreprise et de prioriser vos actions achats à fort potentiel.
L’analyse des dépenses est souvent considérée comme faisant partie d’un domaine plus vaste appelé gestion des dépenses, qui comprend l’analyse des dépenses, la gestion des marchandises et l’approvisionnement stratégique.
Ce travail est indispensable pour une direction achat souhaitant contribuer efficacement à la croissance de son organisation. La cartographie achats est la seule garante de résultats efficients à court et moyen terme.
Une fois la cartographie des achats mise en avant auprès de votre direction, vous aurez une plus grande latitude dans le déploiement des politiques achats et pourrez ainsi gérer au mieux vos coûts et relation fournisseurs.
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