Pourquoi externaliser : les raisons qui motivent les dirigeants

Pourquoi externaliser : les raisons qui attirent les chefs d’entreprise

Dirigeants d’entreprises, CEO, chefs de projets… tous peuvent être confrontés un jour à la question : pourquoi externaliser ? Pour une meilleure organisation au sein de la société et pour dégager une meilleure rentabilité,  cette stratégie peut être adoptée. L’instabilité du marché, l’inflation, la rude concurrence…tout cela peut inciter à réajuster les activités de la société et à trouver des solutions comme l’externalisation. Chaque jour, le staff doit trouver de meilleures techniques pour améliorer, booster et développer au maximum les résultats de l'entreprise. Pour cela, il doit connaître le marché, trouver des solutions pour mieux satisfaire les clients, assurer un meilleur rapport qualité/prix… Il doit également affronter des challenges, comme trouver des marchés niches, se donner le temps de se spécialiser ou aiguiser ses compétences pour faire face à la concurrence actuelle. Déléguer autant que possible les tâches que vous jugez secondaires est l’une des stratégies les plus efficaces pour y arriver. C’est là qu’intervient l’externalisation. En quoi consiste-t-elle ? Pourquoi faire de l’externalisation ?

‍

L’externalisation ou l’art de confier certaines activités à des tiers

Toute entreprise doit disposer d’une structure interne constituée d’une poignée de fonctions réparties entre plusieurs départements. Cependant, il existe très peu d’entreprises qui sont autosuffisantes, c’est-à-dire qui disposent de toutes les ressources humaines nécessaires pour le bon développement de leurs activités.

Une entreprise est créée sur la base d’un domaine spécifique sur lequel reposent toutes les actions réalisées. C’est le cœur d’activité de celle-ci. Pour sa bonne marche, de nombreuses autres activités notamment administratives, comptables ou juridiques doivent aussi être effectuées. Or, celles-ci prennent beaucoup de temps et nécessitent des compétences particulières. Voilà pourquoi, certaines entreprises choisissent l’externalisation pour gagner du temps, mais aussi pour d’autres raisons que nous allons développer un peu plus bas.

L’externalisation est donc le fait de confier les activités secondaires de l’entreprise à des tiers qui ne font pas partie de celle-ci. On l’appelle aussi « outsourcing » en anglais.  On peut déléguer toutes les fonctions secondaires existantes au sein de l’entreprise ou seulement une partie de celles-ci. Les tâches qui sont confiées au prestataire en outsourcing sont considérées comme sans valeur ajoutée pour l’entreprise bien qu’elles soient nécessaires. L’objectif ultime de l’outsourcing est de permettre une meilleure organisation interne pour que toutes les ressources humaines, matérielles et financières puissent être orientées vers l’activité principale de l’entreprise.

Le plus souvent, lorsqu’une entreprise procède à l’externalisation, c’est parce qu’elle veut accélérer son développement sur le marché. Le transfert de compétences vers le partenaire d’outsourcing doit être facilité pour que ce dernier puisse réaliser ses tâches de la meilleure manière possible.  

Quels types d’activités externaliser ?

D’une manière générale, l’externalisation est destinée aux fonctions secondaires, aussi appelées fonctions support, qui n’ont aucun impact stratégique sur l’entreprise. Toutefois, en fonction de son activité, elle peut aussi choisir d’externaliser la partie technique de ses activités. Il existe par exemple des start-ups qui se spécialisent dans le marketing digital et qui décident d’externaliser la conception des sites web de leurs clients. Voici quelques types d’activités que l’on peut externaliser :

-   La gestion des ressources humaines

-   La gestion de la paie et de la comptabilité

-   La maintenance informatique

-   La gestion de bases de données

-   Le service de support client

-   Le service marketing et commercial

Pour vous orienter, voici quelques questions que vous pouvez vous poser afin de mieux discerner quel type d’activité vous avez besoin de déléguer et d’externaliser :

-   Quelle activité prend le plus de temps alors qu’elle n’impacte pas directement la stratégie de développement de votre entreprise ?

-   Quelle activité n’apporte pas de valeur ajoutée à votre entreprise ?

-   Quelle activité est nécessaire au développement de votre entreprise alors que vous n’avez pas les compétences nécessaires pour la réaliser ?

-   Quelle activité mobilise des ressources qui doivent être utilisées pour votre cœur de métier ?

-   Quelle activité vous coûte plus cher si vous le faites en interne plutôt qu’en outsourcing ?

-   Quelle activité peut éventuellement entraîner une restructuration coûteuse dans votre entreprise alors qu’elle peut être déléguée ?

En répondant à ces questions, vous aurez un aperçu de vos besoins réels et aurez une vision claire des fonctions que vous pourrez et devrez externaliser.

Pourquoi procéder à l’outsourcing ?

La décision d’opter pour l’externalisation doit être mûrement réfléchie et doit découler d’une étude préalable sur le plan organisationnel et financier. Cependant, une fois que vous avez passé le cap, sachez que nombreux sont les avantages que vous pouvez tirer grâce au fait d’externaliser une partie ou l’intégralité de vos activités.

1.      Pouvoir se concentrer sur votre stratégie

Le multitasking est une pratique encore très courante au sein des entreprises, surtout les start-ups et les PME. Or, cette pratique présente un inconvénient majeur. Elle conduit vers un manque de productivité. En effet, on ne peut pas se concentrer sur plusieurs tâches à la fois. Dans un monde qui suit un rythme effréné, où la concurrence est de plus en plus rude et les échanges économiques vont à une vitesse V, on ne peut que s’adapter et ajuster la structure de son entreprise à la situation.

Il faut trouver de nouveaux modèles d’organisation, plus structurés et plus performants pour pouvoir suivre ce rythme et toujours se positionner par rapport aux besoins du marché. Or, tout cela requiert que l’on se concentre mieux sur l’activité principale de l’entreprise.

Voilà pourquoi, certaines entreprises choisissent de passer à la sous-traitance de quelques-unes ou de la totalité de leurs activités, même celles qui sont relatives à la chaîne de production, à des prestataires tiers. Elles ne gardent alors que le département recherche et développement. Ce dernier se focalise uniquement sur la manière de développer les produits ou services offerts par l’entreprise. D'autres entreprises, quant à elles, choisissent de garder leur chaîne de production et sous-traitent les tâches secondaires comme la paie, les ressources humaines etc.

Par ailleurs, l’externalisation est une alternative intéressante pour les entreprises qui passent par des périodes de pics comme les saisons hautes et qui ont des besoins en back-office en grand nombre. Afin d’éviter une mauvaise répartition des ressources internes, il peut être plus ingénieux de procéder à l’outsourcing de certaines tâches accessoires ou redondantes. Grâce à cette pratique, toutes les équipes peuvent concentrer leurs efforts sur la satisfaction des besoins des clients. Les activités secondaires continuent, mais la qualité des produits ou des services n’est pas impactée.

2.      Pouvoir économiser en termes de coûts

Avant de procéder à des recrutements en interne, réfléchissez sur l’économie que vous pouvez faire en confiant certaines activités à des tiers. Les coûts liés à l’embauche peuvent être considérables : l’investissement dans des plateformes premium pour la recherche de candidats, l’intégration et la formation de ceux-ci pour qu’ils s’adaptent à l’entreprise, leur mutuelle, les charges sociales etc. Sans parler des dépenses qui sont liées à l’achat d’équipements et de matériels.

Parfois, il y a des situations où l’entreprise est obligée de déménager pour manque d’espace. Ce qui constitue un coût supplémentaire. Or, si vous confiez tout cela à un prestataire externe, non seulement, vous économisez en énergie, mais aussi en dépenses. Sur le long terme, l’entreprise réduit sa masse salariale, mais aussi ses investissements. De plus, le service d’externalisation est plutôt flexible en termes de coût. Le prestataire d'externalisation facture souvent ses services en fonction des besoins de l’entreprise.

3.      Pour gagner en qualité

Les prestataires à qui vous confiez vos tâches à externaliser sont des spécialistes dans leur domaine. C’est leur cœur de métier et nul doute qu’ils vous délivreront des prestations de qualité. Cela ne pourra qu’être bénéfique pour vous, car non seulement, ils prendront en charge ces tâches et vous dégagent du temps libre. Mais, ils apporteront aussi de l’innovation et de la fraîcheur dans leur méthodologie.  C’est pour vous la garantie de plus de performances dans votre entreprise.

Par ailleurs, votre entreprise recevra des services ultra spécialisés et augmentera aussi en savoir-faire. Même si vous n’êtes pas censé concentrer vos efforts sur les tâches confiées au prestataire externe, ce dernier vous informera probablement de sa méthodologie et du processus qu’il suit. Dans certains cas, les membres de votre équipe doivent se former pour mieux s’adapter au nouveau processus. Tout cela fait que de nouvelles compétences et expériences viendront enrichir votre entreprise.

4.      Pour une plus grande flexibilité

Grâce à l’outsourcing, votre entreprise gagnera en souplesse que ce soit en termes d’opérations ou de besoins. En effet, lorsque vous sous-traitez, vous vous affranchissez de la rigueur de certaines règles et normes régissant l’activité externalisée en question.

Les prestataires externes sont des professionnels qui ont de l’expérience et qui connaissent très bien les règles à suivre dans leur domaine de travail. Ils sauront s’adapter à vos besoins, gérer la compétitivité, optimiser leurs services pour que vous puissiez vous concentrer tranquillement sur votre activité principale.

Par ailleurs, l’externalisation des services peut être parfaitement personnalisée. Ce qui vous permet de gagner en flexibilité par rapport à vos besoins. Vous pouvez ne sous-traiter que pendant certaines périodes uniquement. Cela peut être ponctuel ou constant. De plus, il est possible de travailler avec différents collaborateurs en même temps, bien que ce ne soit pas très recommandé. Cependant, le fait de savoir qu’il existe de nombreux prestataires en outsourcing vous permet de relativiser et de ne pas trop stresser par rapport à l’atteinte de vos objectifs.

5.      Pour maintenir constant le contrôle opérationnel

Dans un monde où l’instabilité économique est de plus en plus forte, chaque entreprise se doit de mettre en œuvre des actions qui éviteront la restructuration incessante de l’organisation interne. Il peut arriver que les départements doivent être remodelés en fonction de la situation économique. Or, cela peut entraîner des coûts supplémentaires. En ayant recours à la sous-traitance externe, vous assurez la continuité des activités de votre entreprise sans devoir procéder à une restructuration interne, et ce tout en ayant la garantie d’une main d’œuvre de qualité.

6.      Pour gagner du temps dans les opérations

Pourquoi externaliser ? L’une des raisons principales de l’outsourcing est de gagner du temps pour vous concentrer dans le cœur de votre métier en n’étant plus contraint de prendre en charge les tâches externalisées. Comme ces dernières sont confiées à des professionnels dans le domaine, les opérations seront effectuées plus rapidement. De votre côté, vous pourrez aussi aller plus vite tout en ayant le contrôle de la gestion de votre entreprise. Vous aurez même la possibilité de réduire le deadline à tous les niveaux pour des résultats plus rapides.

7.      Pour une meilleure gestion des ressources humaines internes

Les ressources humaines figurent parmi les ressources les plus importantes d’une entreprise. L’outsourcing permet de mieux gérer le potentiel humain de votre boîte en laissant chaque personne se développer dans son propre domaine. Pour les PME et les start-ups, il est parfois préférable de se restreindre à quelques collaborateurs en interne plutôt que d’en gérer des centaines et d’avoir une organisation mal structurée. La solution dans ce cas est d’externaliser les activités secondaires et de ne garder que l’essentiel des collaborateurs et des compétences dans l’entreprise.

Réussir son externalisation : un challenge pour chaque entreprise

Maintenant que vous savez pourquoi externaliser ou avoir recours à la sous traitance externe, il est temps de connaître comment réussir cette démarche surtout si c’est la première fois que vous vous y lancez.

L’anticipation des besoins

L’anticipation est la clé de votre réussite en externalisation. Une fois que vous avez décidé d’externaliser, n’attendez pas que ce soit le rush total dans votre entreprise pour trouver un prestataire en outsourcing de confiance et qui peut répondre à vos besoins. Procédez à un appel d’offres et mettez en place tout le processus bien avant la tempête.

Bien choisir les activités à externaliser

Le choix des activités à externaliser doit être mûrement réfléchi. Plus haut, nous avons déjà listé des questions qui vous permettent de les choisir avec soin. Ne déléguez que les activités qui vous prennent trop de temps et qui peuvent vous ralentir dans votre avancée. De même, veillez à ne pas externaliser les tâches stratégiques qui sont les bases du développement de votre entreprise.

Soigner le cahier des charges

Ne négligez pas la rédaction du cahier de charges si vous voulez que la collaboration se déroule bien. Ce document est crucial, car il servira de référence pour le suivi des tâches externalisées. Il doit être suivi à la lettre.

Bien choisir le prestataire

De nombreux prestataires en outsourcing existent sur le marché. Il peut être difficile de choisir celui avec qui vous pouvez collaborer sur le long terme. La sélection demandera du temps. Cependant, c’est un investissement à ne pas négliger si vous voulez recruter le meilleur prestataire. Prenez donc le temps de comparer et de voir de près la réputation, les spécialités et les coûts des services proposés par chaque prestataire. Le tarif d’externalisation n’est pas le seul critère de choix. La qualité de la prestation est le principal élément que vous devez considérer.

Ne pas négliger les outils collaboratifs

Généralement, les prestataires en outsourcing mettent à votre disposition différents outils en ligne ou des logiciels pour mieux communiquer avec vous, mais aussi pour le suivi des tâches externalisées. Cependant, il peut également être intéressant de mettre en place votre propre système en employant des outils collaboratifs en ligne que ce soit pour l’organisation des dossiers ou pour la communication.

Communiquer régulièrement avec votre collaborateur

La communication est la base de la réussite de n’importe quel travail collaboratif. Organisez régulièrement des rencontres physiques ou virtuelles. Le plus important étant d’échanger avec votre collaborateur le plus souvent possible. Le but est de faire le point sur l’avancement du projet, les éventuels problèmes que votre prestataire a pu rencontrer, l’éventuel souci au niveau du deadline etc. Communiquer de manière régulière évite les non-dits et les malentendus qui pourraient porter préjudice à la réussite du projet.

Bien rédiger le contrat d’externalisation

Le contrat d’externalisation est un document très important dans une collaboration sur le court ou sur le long terme. L’étape de sa rédaction ne doit pas ainsi être négligée. Ce document garantit une meilleure sécurité juridique pour les deux parties. Voici ce que doit contenir un contrat d’externalisation.

-   L’objet du contrat mentionnant la mission qui est confiée au prestataire

-   Le coût de la prestation

-   Une clause de renégociation permettant de renégocier les conditions dans le contrat en cas de changement de situation.

-   Le délai de livraison ainsi que celui du paiement. Des pénalités doivent également y figurer dans le cas où ces délais ne sont pas respectés.

-   Les clauses de confidentialité des informations confiées au prestataire

-   Les clauses sur la propriété intellectuelle

-   Le tribunal compétent en cas de litige.

‍

Pourquoi confier votre externalisation des achats à BME ?

Vous êtes un dirigeant d’entreprise ou un responsable des achats dans une entreprise ? BME (Buy Made Easy) vous propose ses prestations en externalisation des achats de classe C afin de faciliter vos opérations dès la commande jusqu’à la livraison. Nombreux sont les avantages que vous pouvez tirer en choisissant d’externaliser cette partie de vos activités à BME. 

Les raisons de l’externalisation chez BME ?

-   Les achats de classe C sont des achats que l’on appelle aussi « sauvages » ou « spots ». Ce sont des acquisitions qui n’ont pas beaucoup de valeurs et qui ne peuvent pas être comptées parmi les commandes classiques. De ce fait, leur réalisation accapare beaucoup de temps alors que ce n’est pas forcément une tâche à forte valeur ajoutée. En confiant à BME l’externalisation de ces types d’achats, vous gagnez du temps et pouvez vous consacrer entièrement au cœur de votre métier.

-   BME prend en charge toutes les démarches à effectuer pour réussir ces achats, entre autres le choix du fournisseur, la gestion de la commande, le paiement et la facturation. Vous n’aurez plus à vous occuper de tout ce processus.

-   Vos achats directs et indirects sont optimisés grâce au fait que BME automatise les processus d’achats. La gestion de ceux-ci est centralisée, ce qui facilite les opérations pour de meilleurs résultats. Par conséquent, il est possible de négocier les prix en fonction du volume commandé.

-   Notre solution eAchat 100% dématérialisée permet une meilleure gestion des transactions et de la livraison. Grâce à elle, tout se fait de manière transparente et vous pouvezmême calculer les économies que vous aurez générées. Voilà pourquoi externaliser chez BME reste une option stratégique pour booster votre performance.