Perché esternalizzare: i motivi che motivano i manager

Perché esternalizzare: i motivi che attraggono i leader aziendali

Leader aziendali, amministratori delegati, project manager... tutti potrebbero un giorno trovarsi di fronte alla domanda: Perché esternalizzare ? Per una migliore organizzazione all'interno dell'azienda e per ottenere una migliore redditività, questa strategia può essere adottata. Instabilità del mercato, inflazione, forte concorrenza... tutto ciò può incoraggiare l'azienda a riadattare le proprie attività e trovare soluzioni comeesternalizzazione. Ogni giorno, il personale deve trovare tecniche migliori per migliorare, incrementare e sviluppare il più possibile i risultati dell'azienda. Per fare ciò, deve conoscere il mercato, trovare soluzioni per soddisfare meglio i clienti, garantire un migliore rapporto qualità/prezzo... Deve anche affrontare sfide, come trovare mercati di nicchia, concedersi il tempo di specializzarsi o affinare le proprie competenze per affrontare la concorrenza attuale. Delegare il più possibile compiti che consideri secondari è una delle strategie più efficaci per farlo. È qui che entra in gioco esternalizzazione. In cosa consiste? Perché esternalizzare ?

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L'outsourcing o l'arte di affidare determinate attività a terzi

Ogni azienda dovrebbe avere una struttura interna composta da una manciata di funzioni distribuite in più reparti. Tuttavia, sono pochissime le aziende autosufficienti, cioè che dispongono di tutte le risorse umane necessarie per il corretto sviluppo delle proprie attività.

Un'impresa viene creata sulla base di un'area specifica su cui si basano tutte le azioni svolte. È il fulcro della sua attività. Per il suo corretto funzionamento, devono essere svolte anche numerose altre attività, in particolare amministrative, contabili o legali. Tuttavia, queste richiedono molto tempo e richiedono competenze speciali. Questo è il motivo per cui alcune aziende scelgono l'outsourcing per risparmiare tempo, ma anche per altri motivi che discuteremo di seguito.

IL esternalizzazione è quindi l'atto di affidare le attività secondarie dell'azienda a terzi che non fanno parte della società. Viene anche chiamato «outsourcing» in inglese. Tutte le funzioni secondarie esistenti all'interno dell'azienda possono essere delegate o solo una parte di esse può essere delegata. I compiti affidati al fornitore di outsourcing sono considerati privi di valore aggiunto per l'azienda sebbene siano necessari. L'obiettivo finale dell'outsourcing è consentire una migliore organizzazione interna in modo che tutte le risorse umane, materiali e finanziarie possano essere indirizzate all'attività principale dell'azienda.

Molto spesso, quando un'azienda esternalizza, è perché vuole accelerare il suo sviluppo sul mercato. Il trasferimento delle competenze al partner di outsourcing deve essere facilitato in modo che il partner di outsourcing possa svolgere i propri compiti nel miglior modo possibile.

Quali tipi di attività esternalizzare?

In generale, l'outsourcing è destinato a funzioni secondarie, chiamate anche funzioni di supporto, che non hanno alcun impatto strategico sull'azienda. Tuttavia, a seconda della sua attività, può anche scegliere di esternalizzare la parte tecnica delle sue attività. Ad esempio, ci sono start-up specializzate nel marketing digitale e decidono di esternalizzare la progettazione dei siti Web dei propri clienti. Ecco alcuni tipi di attività che possono essere esternalizzate:

- Gestione delle risorse umane

- Gestione delle buste paga e della contabilità

- Manutenzione del computer

- Gestione del database

- Il servizio di assistenza clienti

- L'ufficio marketing e vendite

Per guidarti, ecco alcune domande che puoi porti per capire meglio quale tipo di attività devi delegare ed esternalizzare:

- Quale attività richiede più tempo senza avere un impatto diretto sulla strategia di sviluppo della tua azienda?

- Quale attività non aggiunge valore alla tua attività?

- Quale attività è necessaria per lo sviluppo della tua attività quando non hai le competenze necessarie per svolgerla?

- Quale attività mobilita le risorse che dovrebbero essere utilizzate per il tuo core business?

- Quale attività ti costa di più se la svolgi internamente anziché esternalizzarla?

- Quale attività può portare a una costosa ristrutturazione della vostra azienda se può essere delegata?

Rispondendo a queste domande, avrai una panoramica delle tue reali esigenze e avrai una visione chiara delle funzioni che puoi e dovresti esternalizzare.

Perché l'outsourcing?

La decisione di optare per l'outsourcing deve essere attentamente considerata e deve essere il risultato di uno studio organizzativo e finanziario preliminare. Tuttavia, una volta capito, sappiate che sono molti i vantaggi che potete ottenere dall'esternalizzazione di alcune o tutte le vostre attività.

1.      Essere in grado di concentrarsi sulla propria strategia

Il multitasking è ancora una pratica molto comune nelle aziende, in particolare nelle start-up e nelle PMI. Tuttavia, questa pratica presenta un grave inconveniente. Porta a una mancanza di produttività. In effetti, non puoi concentrarti su più attività contemporaneamente. In un mondo che segue un ritmo frenetico, in cui la concorrenza è sempre più agguerrita e gli scambi economici procedono a perdifiato, non puoi che adattare e adattare la struttura della tua attività alla situazione.

È necessario trovare nuovi modelli organizzativi più strutturati ed efficienti per poter tenere il passo con questo ritmo e posizionarsi sempre in relazione alle esigenze del mercato. Tuttavia, tutto ciò richiede una maggiore concentrazione sul core business dell'azienda.

Ecco perché alcune aziende scelgono di esternalizzare alcune o tutte le loro attività, anche quelle relative alla catena di produzione, a fornitori terzi. Quindi mantengono solo il reparto di ricerca e sviluppo. Quest'ultimo si concentra solo su come sviluppare i prodotti o i servizi offerti dall'azienda. Altre aziende, da parte loro, scelgono di mantenere la linea di produzione e di esternalizzare attività secondarie come buste paga, risorse umane, ecc.

Inoltre, l'outsourcing è un'alternativa interessante per le aziende che attraversano periodi di punta come l'alta stagione e che hanno un gran numero di esigenze di back office. Per evitare una cattiva distribuzione delle risorse interne, potrebbe essere più ingegnoso procedere con Esternalizzazione alcune attività accessorie o ridondanti. Con questa pratica, tutti i team possono concentrare i propri sforzi sulla soddisfazione delle esigenze dei clienti. Le attività secondarie continuano, ma la qualità dei prodotti o dei servizi non viene compromessa.

2.      Per poter risparmiare in termini di costi

Prima di assumere internamente, pensa ai risparmi che puoi ottenere esternalizzando determinate attività a terzi. I costi associati all'assunzione possono essere considerevoli: l'investimento in piattaforme premium per la ricerca di candidati, l'integrazione e la formazione dei candidati in modo che si adattino all'azienda, alla loro assicurazione sanitaria, ai contributi previdenziali, ecc. Per non parlare delle spese associate all'acquisto di attrezzature e materiali.

A volte ci sono situazioni in cui l'azienda è costretta a trasferirsi per mancanza di spazio. Si tratta di un costo aggiuntivo. Tuttavia, se affidi tutto questo a un fornitore di servizi esterno, non solo risparmi energia, ma anche spese. A lungo termine, l'azienda riduce le sue buste paga, ma anche i suoi investimenti. Inoltre il servizio di outsourcing è abbastanza flessibile in termini di costi. Il fornitore di outsourcing spesso addebita i propri servizi in base alle esigenze dell'azienda.

3.      Per migliorare la qualità

I fornitori di servizi a cui affidate i vostri compiti da esternalizzare sono specialisti nel loro campo. Questo è il loro core business e non c'è dubbio che vi forniranno servizi di qualità. Questo non può che essere utile per te, perché non solo si occuperanno di queste attività e ti libereranno il tempo libero. Ma apporteranno anche innovazione e freschezza alla loro metodologia. Per te, è la garanzia di maggiori prestazioni nella tua attività.

Inoltre, la tua azienda riceverà servizi altamente specializzati e aumenterà anche il suo know-how. Anche se non dovreste concentrare i vostri sforzi sui compiti assegnati al fornitore esterno, il fornitore esterno probabilmente vi informerà sulla sua metodologia e sul processo che segue. In alcuni casi, i membri del team devono essere formati per adattarsi meglio al nuovo processo. Tutto ciò significa che nuove competenze ed esperienze arricchiranno la tua attività.

4.      Per una maggiore flessibilità

Grazie all'outsourcing, la tua azienda acquisirà flessibilità, sia in termini di operazioni che di esigenze. In effetti, subappaltando, ti stai liberando dal rigore di determinate regole e standard che regolano l'attività esternalizzata in questione.

I fornitori di servizi esterni sono professionisti con esperienza e che conoscono molto bene le regole da seguire nel loro campo di lavoro. Sapranno come adattarsi alle tue esigenze, gestire la competitività, ottimizzare i loro servizi in modo che tu possa concentrarti tranquillamente sulla tua attività principale.

Inoltre, l'outsourcing dei servizi può essere perfettamente personalizzato. Ciò consente di acquisire flessibilità in relazione alle proprie esigenze. È possibile subappaltare solo in determinati periodi di tempo. Può essere puntuale o costante. Inoltre, è possibile lavorare con diversi collaboratori contemporaneamente, anche se non è molto consigliato. Tuttavia, sapere che ci sono molti fornitori di outsourcing ti consente di mettere le cose in prospettiva e di non preoccuparti troppo del raggiungimento dei tuoi obiettivi.

5.      Per mantenere un controllo operativo costante

In un mondo in cui l'instabilità economica è in aumento, ogni azienda deve attuare azioni che evitino la costante ristrutturazione dell'organizzazione interna. Può succedere che i reparti debbano essere rimodellati in base alla situazione economica. Tuttavia, ciò può comportare costi aggiuntivi. Utilizzando il subappalto esterno, assicurate la continuità delle attività della vostra azienda senza dover effettuare una ristrutturazione interna, pur avendo la garanzia di una forza lavoro di qualità.

6.      Per risparmiare tempo nelle operazioni

Perché esternalizzare? Uno dei motivi principali dell'outsourcing è quello di risparmiare tempo da dedicare al core business non essendo più costretti a svolgere attività esternalizzate. Poiché queste vengono affidate a professionisti del settore, le operazioni verranno eseguite più rapidamente. Da parte tua, potrai anche andare più veloce mantenendo il controllo della gestione della tua attività. Avrai anche la possibilità di ridurre la scadenza a tutti i livelli per risultati più rapidi.

7.      Per una migliore gestione delle risorse umane interne

Le risorse umane sono tra le risorse più importanti in un'azienda. L'outsourcing consente di gestire meglio il potenziale umano della vostra azienda lasciando che ogni persona si sviluppi nel proprio campo. Per le PMI e le start-up, a volte è meglio limitarsi a pochi dipendenti interni piuttosto che gestirne centinaia e avere un'organizzazione mal strutturata. La soluzione in questo caso è esternalizzare le attività secondarie e mantenere in azienda solo la maggior parte dei dipendenti e delle competenze.

Outsourcing di successo: una sfida per ogni azienda

Ora che sai perché esternalizzare o utilizzare subappalti esterni, è tempo di sapere come avere successo in questo processo, soprattutto se è la prima volta che lo fai.

Anticipare le esigenze

L'anticipazione è la chiave del tuo successo nell'outsourcing. Una volta deciso di esternalizzare, non aspettate che la vostra azienda abbia fretta trova un fornitore di outsourcing affidabile e questo può soddisfare le tue esigenze. Banda una gara d'appalto e metti in atto l'intero processo ben prima che arrivi la tempesta.

Scelta delle attività giuste da esternalizzare

La scelta delle attività da esternalizzare deve essere attentamente considerata. Sopra, abbiamo già elencato le domande che consentono di sceglierle con cura. Delega solo le attività che richiedono troppo tempo e che possono rallentarti nei tuoi progressi. Allo stesso modo, fate attenzione a non esternalizzare le attività strategiche che sono alla base dello sviluppo della vostra attività.

Prenditi cura delle specifiche

Non dimenticare di scrivere i termini di riferimento se vuoi che la collaborazione vada bene. Questo documento è fondamentale, in quanto servirà da riferimento per il monitoraggio delle attività esternalizzate. Deve essere seguito alla lettera.

Scelta del fornitore giusto

Sul mercato esistono numerosi fornitori di outsourcing. Scegliere quello con cui lavorare a lungo termine può essere difficile. La selezione richiederà tempo. Tuttavia, è un investimento da non trascurare se si desidera reclutare il miglior fornitore di servizi. Quindi prenditi il tempo necessario per confrontare e vedere da vicino la reputazione, le specialità e i costi dei servizi offerti da ciascun fornitore. Il tasso di outsourcing non è l'unico criterio di scelta. La qualità del servizio è l'elemento principale da considerare.

Non trascurare gli strumenti collaborativi

In genere, i fornitori di outsourcing forniscono vari strumenti o software online per comunicare meglio con voi, ma anche per monitorare le attività esternalizzate. Tuttavia, può anche essere interessante configurare il proprio sistema utilizzando strumenti di collaborazione online, sia per l'organizzazione dei file che per la comunicazione.

Comunica regolarmente con il tuo collaboratore

La comunicazione è la base per il successo di qualsiasi lavoro collaborativo. Organizza riunioni fisiche o virtuali su base regolare. La cosa più importante è parlare con il tuo collaboratore il più spesso possibile. L'obiettivo è fare il punto sullo stato di avanzamento del progetto, sui possibili problemi che il fornitore di servizi potrebbe aver incontrato, sull'eventuale problema con la scadenza ecc. Una comunicazione regolare evita parole non dette e malintesi che potrebbero pregiudicare il successo del progetto.

Scrivere bene il contratto di outsourcing

Il contratto di outsourcing è un documento molto importante in una collaborazione a breve o lungo termine. La fase di redazione non deve quindi essere trascurata. Questo documento garantisce una maggiore certezza giuridica per entrambe le parti. Ecco cosa dovrebbe contenere Un contratto di outsourcing.

- L'oggetto del contratto che menziona la missione affidata al fornitore di servizi

- Il costo del servizio

- Una clausola di rinegoziazione che consente di rinegoziare le condizioni del contratto in caso di cambiamento della situazione.

- I tempi di consegna e quelli di pagamento. Le penali devono essere incluse anche nel caso in cui tali scadenze non vengano rispettate.

- Clausole di riservatezza per le informazioni fornite al fornitore di servizi

- Clausole sulla proprietà intellettuale

- Il tribunale competente in caso di controversia.

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Perché affidare l'outsourcing degli acquisti a BME?

Sei un manager aziendale o un responsabile degli acquisti in un'azienda? BME (Buy Made Easy) ti offre i suoi servizi in outsourcing di appalti di classe C per facilitare le tue operazioni dall'ordine alla consegna. Sono molti i vantaggi che puoi ottenere scegliendo di esternalizzare questa parte delle tue attività a BME.

Motivi per l'esternalizzazione presso BME ?

- Gli acquisti di classe C sono acquisti denominati anche «wild» o «spots». Si tratta di acquisizioni che non hanno molto valore e non possono essere annoverate tra gli ordini classici. Di conseguenza, la loro implementazione richiede molto tempo, anche se non è necessariamente un'attività ad alto valore aggiunto. Affidando a BME l'outsourcing di questi tipi di acquisti, risparmiate tempo e potete dedicarvi interamente al cuore della vostra attività.

- BME si occupa di tutte le fasi da intraprendere per avere successo in questi acquisti, compresa la scelta del fornitore, la gestione degli ordini, il pagamento e la fatturazione. Non dovrai più affrontare l'intero processo.

- I tuoi acquisti diretti e indiretti sono ottimizzati grazie al fatto che BME automatizza i processi di acquisto. La gestione di questi è centralizzata, il che facilita le operazioni per ottenere risultati migliori. Pertanto, è possibile negoziare i prezzi in base al volume ordinato.

- La nostra soluzione ePurchase dematerializzata al 100% consente una migliore gestione delle transazioni e delle consegne. Grazie ad esso, tutto viene eseguito in modo trasparente e puoi persino calcolare i risparmi che avrai generato. Ecco perché l'outsourcing a BME rimane un'opzione strategica per aumentare le prestazioni.