Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
L’évaluation des fournisseurs est une étape incontournable dans les activités d’une entreprise. En effet, à un moment ou à un autre, elle est amenée à acheter des produits ou des services donnés. Il lui faut donc bien choisir un fournisseur. Cette étape est souvent négligée alors qu’elle constitue un levier de taille pour le bon fonctionnement de l’entreprise et son développement. En effet, la qualité des produits ou des services qu’on achète dépend énormément de la qualité des fournisseurs. Ainsi, il ne faut pas prendre à la légère le sourcing fournisseurs, encore moins leur évaluation. Lorsqu’on peine à s’approvisionner ou lorsque les achats effectués sont de mauvaise qualité, cela peut avoir des impacts négatifs sur la chaîne de production, et donc sur la réputation de l’entreprise. Tout est interdépendant. Pour réussir l’évaluation des fournisseurs, il convient de trouver la bonne méthode à appliquer, mais aussi les critères les plus pertinents pour évaluer les fournisseurs qui se présentent à vous. Cette étape peut être un travail de longue haleine. Cependant, elle en vaut la peine, car c’est la garantie de votre réussite sur le long terme. Dans les quelques lignes qui suivent, nous allons parler des raisons principales de passer par l’étape de l’évaluation des fournisseurs, puis nous allons développer les méthodes pour la mettre en place au sein de votre entreprise.
Un fournisseur peut être une personne physique ou morale dont le rôle principal est de fournir des biens ou des services à une entreprise. Ceux-ci dépendent de l’activité de la société. Ils peuvent aussi être une prestation intellectuelle comme un logiciel à installer dans le réseau informatique de l’entreprise par exemple.
Le fournisseur est un maillon de la chaîne qualité dans le sens où il l’approvisionne de manière régulière pour qu’il y ait une continuité dans son activité. Prenons l’exemple d’une industrie agroalimentaire productrice de confitures en conserve. Celle-ci s’approvisionne en fruits en tout genre tous les jours pour pouvoir produire la quantité de confiture fixée dans ses objectifs. Il revient au fournisseur de fruits de remplir son rôle et de fournir un volume suffisant de fruits chaque jour pour que l’industrie puisse atteindre ses objectifs. Notons qu’un petit problème au niveau de l’approvisionnement peut provoquer de gros soucis au niveau de la chaîne de production. Voilà pourquoi, les fournisseurs doivent passer par une étape d’évaluation stricte et objective avant d’être recrutés. Cette tâche porte également le nom d’évaluation fournisseur.
L’évaluation fournisseur est un maillon important du sourcing fournisseur. Cette étape doit être réalisée en se conformant aux exigences stipulées par certaines entités de l’entreprise. Les techniciens et les ingénieurs requièrent par exemple que les matières premières soient de bonne qualité. Ceux qui s’occupent de l’approvisionnement peuvent exiger des délais de livraison courts pour que la production puisse commencer rapidement.
Un réceptionniste peut exiger que les étiquettes soient de bonne qualité pour qu’il puisse assurer l’emballage des colis. Et la liste est longue. Toutes ces fonctions peuvent avoir besoin des services d’un fournisseur. Ce dernier peut intervenir dans toutes les activités de l’entreprise. A titre d’exemple, les services administratifs peuvent avoir besoin de fournitures de bureau. Le service comptable peut avoir besoin d’un logiciel ERP et ainsi de suite. Trouver les bons fournisseurs pour toutes ces entités est un travail à part entière. Il doit être exécuté régulièrement et nécessite un niveau d’expertise particulier en matière de sourcing et d’évaluation.
L’évaluation des risques fournisseurs est un ensemble de processus permettant d’évaluer et approuver des fournisseurs potentiels dont les prestations pourraient correspondre aux besoins et exigences de votre entreprise. Ce processus est à la fois quantitatif et qualitatif. Son but ultime est de pouvoir établir à la fin une liste des meilleurs fournisseurs possibles dans un domaine précis.
Il va sans dire que lorsqu’on exécute une évaluation des fournisseurs, il est primordial de se baser sur des critères précis que nous allons développer un peu plus bas. Il est également important de se conformer aux normes déjà mises en place pour le management des prestataires extérieurs, comme la norme Iso 9001.
Le risque fournisseur est inévitable quel que soit le niveau de confiance que vous accordez à vos prestataires. Or, si vous voulez développer une activité continue qui s’inscrit sur le long terme, il est conseillé de mettre tout en œuvre pour réduire ces risques au maximum. Voilà pourquoi vous devez réaliser au préalable une évaluation des fournisseurs. Voici quelques avantages que vous pouvez tirer en effectuant cette opération :
L’évaluation des fournisseurs ne vous permet pas seulement d’apprécier vos performances. Globalement, cette pratique vous donne aussi un aperçu clair de la situation de vos stocks en temps réel.
Le sourcing fournisseur, à travers des outils tels que le source to pay ou S2P, vous permet de créer une base de données qui rassemble toutes les informations nécessaires sur chaque fournisseur. Avoir celles-ci sous les yeux vous permet de mieux gérer ce domaine, de mesurer les performances et la productivité de votre entreprise en fonction des prestataires que vous avez recrutés. Ainsi, pour des projets d’achats futurs, vous avez déjà une idée des fournisseurs à choisir au moment opportun.
Une bonne évaluation des fournisseurs qui aboutit à une collaboration avec des prestataires compétents réduit inévitablement les risques d’augmentation des coûts cachés dans la chaîne d’approvisionnement. En effet, comme l’entreprise comprend mieux les pratiques commerciales de son fournisseur, cela lui permet de mieux maîtriser les dépenses.
L’étape de l’évaluation du cycle d’achat des fournisseurs crée une certaine compétitivité au niveau des fournisseurs. Cela permet à l’entreprise d’avoir une vision plus objective de la potentialité des fournisseurs avec qui elle a déjà travaillé. Cela lui donne aussi la possibilité d’étendre sa base de données afin de prévoir d’autres fournisseurs pour assurer un approvisionnement continu. Les risques commerciaux et financiers peuvent ainsi être réduits, car l’évaluation tient compte des besoins réels de l’entreprise.
Le but de l’évaluation fournisseur n’est pas uniquement axé sur l’entreprise, mais aussi sur les fournisseurs eux-mêmes. En effet, elle leur permet d’évoluer dans leur cœur de métier. En étant évalués, ils ont conscience qu’ils doivent encore fournir des efforts dans certaines parties de leurs prestations. Ce qui est bénéfique pour eux sur le long terme. Pour une entreprise, le processus ne s’arrête pas normalement à la phase d’évaluation des risques fournisseurs. Elle se doit de former ses fournisseurs, d’échanger régulièrement avec eux, de les aider à rectifier le tir si besoin.
La phase d’évaluation fournisseur doit être faite sur la base de certains règles et critères d’évaluation. Cela vous donne l’occasion de connaître les normes en vigueur et d’ajuster les opérations en fonction de celles-ci. Ainsi, vous ne risquez pas de violer les règles.
Toute collaboration avec un tiers comporte des risques. Il est important de les évaluer avant de se lancer dans une relation professionnelle sur le long terme. Pour une entreprise, il convient de détecter les risques fournisseurs avant le début d’une collaboration en passant par l’étape de l’évaluation fournisseurs. Voici les risques courants en sautant cette étape :
Les risques financiers sont plutôt axés sur les fournisseurs. Ce sont des dangers auxquels votre entreprise pourrait éventuellement s’exposer si vous ne réalisez pas une évaluation des fournisseurs. Ces risques peuvent être liés à des crédits que le fournisseur a contractés et qu’il a du mal à rembourser ou encore à des poursuites judiciaires que subit le fournisseur. Tout cela pourrait avoir un impact sur la qualité des services qu’il fournit et ainsi naturellement sur votre productivité.
On parle souvent d'éco responsabilité et de protection de l’environnement en ce moment. Ces termes doivent être l’un des moteurs qui fait fonctionner une entreprise, un principe qu’elle adopte pour participer à la durabilité. Il est possible que vous ayez déjà adopté cela au sein de votre entreprise, contrairement à vos fournisseurs. Ces risques ne présentent pas de signes extérieurs. Ils sont difficiles à détecter jusqu’à ce que vous appreniez par les infos que vous collaborez avec des fournisseurs qui ne respectent pas du tout votre éthique. D’où la nécessité d’une bonne évaluation des fournisseurs au préalable pour éviter ce genre de risque qui peut entacher votre réputation.
Les données et les informations sur votre entreprise doivent être confidentielles. En aucun cas, vous ne devez confier à vos fournisseurs leur manipulation. Cependant, il peut arriver des situations où ils doivent avoir accès à ces données. L’évaluation du cycle d’achat fournisseur vous donne une idée de leur identité, de leur éthique dans la vie professionnelle, et vous permet donc de leur accorder votre confiance ou pas. Ces risques ne sont pas toujours liés à de mauvaises intentions. Il peut arriver que les fuites de données soient juste le fruit d’une mauvaise manipulation. Quoi qu’il en soit, cela constitue un risque pour votre entreprise.
Outre ces trois risques, il existe aussi d’autres risques comme ceux liés au système informatique ou encore à la conformité. Pour réduire ces risques, vous devez assurer le E sourcing des fournisseurs en mettant en place une bonne évaluation de ceux-ci.
Vous voilà prêt à relever le défi et vous lancer dans les étapes de l’évaluation des fournisseurs qui se présentent à vous. Pour ce faire, vous devez suivre ces quelques étapes :
Nous le considérons comme l’étape la plus importante du processus, car on ne peut pas évaluer une entité si on n’a aucun critère sur lequel se baser. Une fois que les critères d’évaluation des fournisseurs sont définis, vous allez donner une note de 0 à 5 pour chaque fournisseur en vous basant sur ces critères.
Mais avant cela, vous devez aussi pondérer chaque critère en fonction de son degré d’importance pour vous. Il faut effectivement noter que chaque entreprise a ses propres critères. Un critère peut ne pas être important pour une société alors qu’il l’est pour une autre. Aussi, sachez que chaque fournisseur peut être évalué différemment selon son domaine d’intervention.
Voici les critères généraux sur lesquels vous devez vous baser pour l’évaluation fournisseur.
Vous devez regarder de près la compétitivité du fournisseur par rapport au prix qu’il propose. Mais cela peut aussi inclure la question de sa finance dans sa globalité. Est-il stable par rapport à ses flux financiers ? Peut-il faire des compromis par rapport aux conditions et aux systèmes de paiement ? Est-ce que son tarif est juste et présente la réelle valeur de ce qu’il vend ?
Bien sûr, la qualité figure parmi les critères les plus importants lors du choix d’un fournisseur. Il faut donc en tenir compte au moment de l’évaluation fournisseur. Comment gère-t-il le processus qualité au sein de son entreprise ? Essayez aussi de vous renseigner sur les moyens matériels qu’il utilise. Est-il capable d’assurer la même qualité, même pour un grand volume de commandes ?
Lors de l’évaluation d’un fournisseur, vous devez aussi voir si les délais qu’il propose sont avantageux par rapport à ceux d’un autre fournisseur. Essayez aussi de lire des témoignages ou avis qui parlent de son sérieux et de sa fiabilité.
Il faut noter qu’il existe deux types d’évaluations des fournisseurs, à savoir l’évaluation a priori et l’évaluation à posteriori. La première est relative à la phase de qualification du fournisseur, c’est-à-dire une évaluation des risques fournisseur tandis que la deuxième est plutôt destinée à évaluer la qualité des prestations qu’il a fournies ainsi que ses performances après la passation de commande.
Avant de commencer l’évaluation d’un fournisseur, définissez d’abord vos besoins ainsi que vos objectifs. Posez-vous les bonnes questions : qu’est-ce que vous souhaitez évaluer au juste ? Avez-vous besoin d’évaluer tous les fournisseurs ou seulement ceux que vous ne connaissez pas bien ?
Une fois les besoins identifiés, pensez à déterminer les moyens que vous allez mettre en œuvre pour exécuter les étapes du sourcing fournisseur et de l’évaluation. Fixez des délais pour que vous ne passiez pas trop de temps sur cette tâche. Déterminez les contraintes qu’il peut y avoir. Fixez le budget que l’entreprise peut y allouer. Choisissez une personne qui peut mener à bien ce projet.
Cette étape est cruciale étant donné que c’est sur la base d’un questionnaire que vous allez devoir évaluer vos fournisseurs. Déterminez au préalable si vous allez poser des questions ouvertes ou fermées. Quoi qu’il en soit, celles-ci doivent couvrir tout ce dont vous avez besoin de savoir sur le fournisseur en question. Il convient de tester le questionnaire d’évaluation des fournisseurs avant de vous lancer.
Notez que vous allez aussi devoir déterminer si vous allez effectuer une évaluation systématique de tous les fournisseurs ou de manière ponctuelle en fonction de vos besoins.
Le partage des résultats de l’évaluation permet à vos fournisseurs de s’impliquer dans ce processus. Le but est de renforcer la relation de confiance entre vous. Il existe différentes méthodes pour partager les résultats d’une évaluation fournisseurr. La première consiste à questionner des collaborateurs internes sur la fiabilité du fournisseur. Ce dernier peut par la suite émettre son avis sur les résultats. L’avantage avec cette méthode est la transparence.
La seconde méthode consiste à une auto-évaluation du fournisseur. Sur la base de certains critères, il mesure sa propre performance. Cette méthode a l’avantage d’impliquer le fournisseur lui-même dans le sourcing achats.
Dans tous les cas, il faut mettre en place une stratégie efficace afin de pouvoir échanger facilement avec vos fournisseurs et leur parler des résultats.
Tout processus d’évaluation de la qualité dans une entreprise, quelle que soit son activité, doit respecter certaines normes. Dans le cas de l’évaluation fournisseurs, on parle de la norme Iso 9001 qui cadre toutes les démarches à réaliser si l’entreprise veut se conformer aux règles.
Selon cette norme, la pré-évaluation du fournisseur iso 9001 implique une visite au local de celui-ci. Pendant ce temps, un formulaire d’évaluation fournisseur doit être rempli par lui. Il contiendra les informations que l’on doit connaître sur lui. Il recevra donc une notation qui le qualifie pour la prochaine étape ou pas.
Dans certains cas, il est possible que l’entreprise puisse demander des échantillons au fournisseur qui vont permettre à celle-ci d’évaluer sa prestation de service ou encore ses produits. Si elle n’en est pas satisfaite, une future collaboration ne sera pas envisageable. Toutefois, ces fournisseurs pourront encore demander à être réévalués après avoir effectué les actions d’ajustement nécessaires.
Généralement, il revient au responsable des achats de l’entreprise de s’occuper de du sourcing ou de l’évaluation des fournisseurs.
Pour tous vos besoins en externalisation des achats, BME (Buy Made Easy) est votre meilleur allié si vous cherchez un professionnel pour travailler avec vous sur le long terme. Comme mentionné plus haut, l’analyse des fournisseurs est une étape incontournable et un maillon important du sourcing achats. En faisant appel à des entreprises expérimentées comme BME, vous assurez de mener à bien ce processus qui se révèle parfois chronophage bien qu’indispensable. BME s’occupe de toutes les démarches administratives de vos achats de type C en passant par le sourcing. D’ailleurs, concernant cela, l’entreprise dispose d’un logiciel de S2P qui lui permet d’optimiser cette opération. Pour gagner en productivité, faites appel à l’expertise de BME et confiez-nous l’évaluation fournisseurs et tous vos projets d’externalisation achats.
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