Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lille
Vendredi 18 octobre de 9h à 12h30
En tant que chef d’entreprise ou responsable d’un service ou département au sein d’une entreprise, vous avez sûrement déjà entendu parler du lean management. Cette méthode de gestion et d’organisation du travail, née dans les années 50 au Japon, ne s’applique pas uniquement au monde de la production aujourd’hui. Elle s’applique aux différentes fonctions clés de l’entreprise, dont la fonction achats. D’où l’appellation lean achat, lean purchasing ou lean procurement. Ce concept vise à optimiser les processus d’achats en chassant toute forme de gaspillage. Découvrons ensemble dans cet article le concept du lean management achat ou lean appliqué aux achats.
Le Lean Achats est une approche méthodologique visant à optimiser et améliorer les opérations liées aux achats et à la gestion des stocks au sein d'une organisation. Il s'inspire principalement des principes et outils du Lean Manufacturing et du Six Sigma, deux approches très répandues dans le domaine de l'optimisation opérationnelle.
Le terme « Lean » est utilisé de plus en plus couramment dans le monde des affaires aujourd’hui, et fait des curieux.
Charles Dimitri, Président de l’association BME Network a récemment interviewé Cyrille YNNO, Président du cabinet de conseil Lean Concept, afin de démystifier le Lean et de mieux comprendre ses principes.
Charles Dimitri (C.D.) : Quels sont exactement les principes portés par le Lean ?
Cyrille Ynno (C.Y.) : Le principe est simple : le Lean consiste à éliminer tous les déchets, sous toutes leurs formes. Un déchet est défini comme une activité qui n’ajoute aucune valeur perçue par le client au produit/service final.
Ce que nous appelons Lean a débuté avec le système de production Toyota qui a identifié 7 déchets : la surproduction, l’inventaire, l’attente, le transport, les tâches annexes de traitement, le mouvement et les défauts. D’autres systèmes ont également identifié des déchets supplémentaires.
C.D. : Comment peuvent s’appliquer les principes du Lean à la gestion des Achats et des approvisionnements ? On parle aussi de lean achat ou lean management achat.
CY. : Il existe 3 sortes de flux au sein des entreprises : les flux matériels (produit, matériaux, service), les flux d’informations et les flux financiers.
Les flux d’informations doivent circuler de façon très précise au travers de la supply chain pour améliorer les flux matériels. Ainsi, cartographier un processus Achats peut permettre d’identifier les déchets à réduire ou à éliminer (par exemple : Combien de temps doit-on marcher pour atteindre l’armoire qui contient le dossier d’un fournisseur ? Collectons-nous trop d’informations inutiles ? Combien de temps une commande attend-elle avant d’être validée par le valideur désigné ?…)
C.D. : Le Lean de cette décennie ressemble étonnamment au « Business Process Reengineering » des années 90. En quoi est-il différent ? L’enthousiasme autour du Lean achat ne montre-t-il pas une volonté d’amélioration des processus ?
C.Y. : Le « Reengineering » consiste à améliorer des processus, le Lean se concentre sur l’élimination des déchets. Cependant, pour améliorer les processus, il faut bien-sûr éliminer les déchets.
C.D. : J’ai vu un vendeur qui prêchait pour le Lean mais dont l’entreprise souffrait de la pire qualité qu’il soit. Existe-t-il des contrôles intégrés dans la méthodologie pour éviter le sacrifice de la qualité au profit de l’efficacité ?
C.Y. : Ce fournisseur a peut-être parlé du Lean, mais il n’y adhère visiblement pas. Certaines entreprises mettent en œuvre un outil Lean achat, mais n’en comprennent pas le concept.
La mauvaise qualité est un défaut constituant un déchet qu’il faut éliminer, sans que les clients internes ou externes soient touchés. Les salariés doivent être impliqués dans la recherche et la résolution des problèmes, par exemple en mettant en place un mécanisme Poka-Yoke afin d’éviter le renouvellement des erreurs passées.
Avant de définir le lean achat, comprenons d’abord le concept de lean management. Il s’agit d’un système de gestion et d’organisation du travail qui vise à améliorer l’efficacité de l’entreprise en réduisant les gaspillages. Ce concept a vu le jour dans les usines japonaises du groupe Toyota dans les années 50. On parlait alors de Toyota Production System ou de toyotisme. Son objectif a été de réduire les tâches sans valeur ajoutée qui peuvent empêcher l’entreprise de générer des bénéfices ou alourdir le prix de vente aux consommateurs. Cela passait par une révision de l’organisation du travail afin de réduire les gaspillages de ressources, comme les stocks inutiles et le temps de travail.
Un autre objectif du lean management est la satisfaction du client. Cela implique d’optimiser les processus pour produire « juste à temps ». Ainsi, le concept a été développé à l’origine pour l’industrie manufacturière. Mais depuis, il a été décliné pour d’autres domaines, dont le service des achats ou purchasing.
Dans le terme « lean purchasing » ou lean achat, il y a lean et purchasing. Lean, parce qu’il est inspiré du Lean management. Et purchasing, parce qu’il est appliqué à la gestion des achats. Dans un contexte où l’on prend de plus en plus conscience de l’importance de l’optimisation des achats dans la performance de l’entreprise, le lean achat est un concept qui séduit davantage les décideurs.
La définition du lean purchasing est une méthode de gestion qui utilise les principes du lean management pour identifier et supprimer les sources de gaspillage ou dépenses superflues dans les processus d’achats. Son objectif est de permettre d’acheter moins et d’acheter mieux. Cela se passe par l’automatisation ou la digitalisation des achats et par l’optimisation des consommations ou la limitation des pertes.
L’application du lean management aux achats permet ainsi d’améliorer les processus d’achat ou d’approvisionnement en revisitant la chaîne de valeur et en focalisant toutes les ressources de l’entreprise ou du service sur des actions à plus forte valeur ajoutée. Dans la mesure où les directions des achats passent encore près de trois quart de leur temps sur des tâches opérationnelles ou transactionnelles, cette approche leur permet de se concentrer sur la création de valeur.
D’une manière générale, le lean management se focalise sur la réduction des coûts directs. Or, ces derniers ne représentent que 25% des dépenses totales de l’entreprise.
En adoptant le lean achats ou lean purchasing, les entreprises pourront faire davantage d’économies sur les coûts, car la supply chain ou chaîne d’approvisionnement concentre à elle seule 50% à 60% des dépenses de l’entreprise. L’optimisation des achats par le lean achats permet ainsi d’obtenir une marge plus importante et de gagner en compétitivité dans un contexte de concurrence rude entre les entreprises.
Le lean management achat vise à supprimer les dépenses superflues dans le processus achat en agissant sur différents points clés, dont le portefeuille fournisseurs, la sélection et la consommation des produits, la digitalisation des transactions, la logistique, le déploiement de l’accord et le pilotage qualité.
Si l’objectif global du lean achat est d’améliorer la productivité et la performance de la fonction achats, cette stratégie apporte aussi des avantages spécifiques. Elle va notamment favoriser la création de valeur pour le client final, l’amélioration de la qualité des produits et services, la création de synergie entre les différents services de l’entreprise, le pilotage de l’innovation fournisseurs et la détection précoce des éventuelles failles dans les processus achats.
En s’appuyant sur le lean purchasing, une entreprise peut réaliser des économies considérables sur ses différents projets. En effet, en n’achetant que les produits dont elle a besoin, elle réduit les dépenses inutiles. Elle pourra donc générer plus de profit.
Par ailleurs, en étant libérée des tâches répétitives, chronophages et improductives, la firme pourra améliorer la qualité des produits ou services qu’elle offre à ses clients. Non seulement, elle améliorera donc la satisfaction de ces derniers. Mais, elle gagnera aussi en compétitivité sur le marché.
Enfin, grâce au lean management achat, elle pourra connaître une progression constante, car elle sera en mesure de détecter les différentes failles de manière précoce et les corriger rapidement.
In fine, le lean achats permettra au département des achats de gagner de la légitimité et la reconnaissance au niveau de l’entreprise.
En management d’entreprise, deux méthodes sont notamment utilisées par les dirigeants pour rompre avec les modes de fonctionnement habituels et sortir du lot. Il s’agit du lean vs agile management.
Si les deux méthodes ont pour objectif d’améliorer les conditions de production et d’organisation au sein de l’entreprise, elles sont complètement différentes dans leur mise en œuvre. Alors, laquelle de ces deux méthodes est la plus adaptée à la fonction achats ?
En lean management achat, l’accent est surtout mis sur l’élimination du gaspillage, l’amélioration continue et le travail collaboratif. Toutes les actions mises en œuvre visent à atteindre trois objectifs : zéro délai, zéro stock, zéro défaut. Pourquoi le lean management ? C’est une méthode plus adaptée aux équipes peu expérimentées. En effet, elle cherche à capitaliser l’expérience et pousse les équipes à s’améliorer en continu grâce aux nombreux outils mis à leur disposition.
En agile management, il s’agit plutôt de renforcer la capacité d’adaptation au changement du service achats. Cette méthode mise sur la définition de buts à atteindre sur le court terme. Elle déconseille toute planification détaillée et précise d’un projet avant son élaboration, car c’est contre-productif. L’agile management est plus adapté à une démarche créative. Elle convient pour une équipe pluridisciplinaire.
L'objectif du Lean Achats est d'augmenter la productivité et la valeur ajoutée des processus d'achat en éliminant les gaspillages et en améliorant continuellement les méthodes et pratiques utilisées. Le management joue un rôle clé dans cette démarche, en pilotant la mise en place d'une culture d'excellence opérationnelle et en mettant en place des indicateurs de performance pour mesurer les progrès réalisés. pour atteindre l'excellence opérationnelle, le Lean Achats se concentre sur plusieurs aspects clés. Tout d'abord, il vise à réduire les gaspillages tels que les surstocks, les délais d'attente, les mouvements inutiles ou la surproduction. La résolution de problèmes est également centrale, en utilisant des méthodologies telles que le Kaizen ou le Lean Management pour identifier et résoudre les problèmes de manière continue.
Comme pour le lean management, la mise en œuvre du lean achats s’articule autour de cinq phases :
Le but de toute entreprise est d’offrir un produit ou un service qu’un client est prêt à payer. En fonction de la valeur qu’il contient, c’est-à-dire de sa capacité à résoudre les problèmes du client, ce dernier est disposé à l’acheter ou non. La première étape du lean management achats consiste donc à identifier cette valeur qui fera toute la différence. Tout processus ou activité qui n’apporte pas de la valeur à votre offre est considéré comme du gaspillage.
Il s’agit d’identifier les différents flux de travail nécessaires pour créer la valeur en question. Cette démarche permet de définir les différentes actions ainsi que les personnes mobilisées dans le processus. Le but est de déterminer les étapes qui produisent de la valeur et celles qui ne le font pas afin de les éliminer.
Une fois la chaîne de valeur cartographiée, il faut répartir les tâches entre les salariés et s’assurer que le flux de travail reste fluide. Il ne faut pas qu’il y ait des interruptions ou arrêts de production à cause d’une mauvaise organisation. Le moyen d’y arriver est de segmenter le processus en petits lots. A travers ses différents outils, le lean management achats permet de le faire.
Cette étape consiste à trouver un équilibre entre un flux de travail continu et une production à la demande pour éviter tout risque de gaspillage. Cela passe par la création d’un système dit de traction dont l’objectif est d’optimiser les ressources afin qu’elles ne soient mobilisées que lorsqu’il y a un besoin réel du client.
Une fois toutes ces étapes effectuées, le système de lean management achat est mis en place. Il reste cette dernière étape à franchir. Celle-ci consiste à rendre le système dynamique. Cela passe par l’implication des employés des différents niveaux dans l’amélioration continue du processus. Il faut les responsabiliser en les incitant à identifier les problèmes sur le terrain et à les résoudre. Chaque employé sera donc un acteur du processus. Il sera responsable de la fluidité du flux de travail et de l’amélioration continue de celui-ci.
Différents outils peuvent être utilisés dans le cadre du lean management achats :
Les méthodes six Sigma et Kaizen : le lean 6 sigma est une méthode de travail qui vise à piloter le travail en fonction des retours clients. Le Kaizen, quant à lui, est une approche qui s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue afin d’optimiser au mieux le processus d’achat…
Le Lean Achats promeut également une approche juste-à-temps, où les produits sont fournis au moment exact où ils sont nécessaires, réduisant ainsi les coûts de stockage tout en maximisant la satisfaction client. Il met en avant la gestion de la chaîne de valeur et la standardisation des processus de production, tout en veillant à la flexibilité et à l'agilité nécessaires pour s'adapter aux demandes changeantes du marché. Pour mettre en place une démarche d'amélioration continue dans les achats, plusieurs outils et méthodologies lean peuvent être utilisés. Parmi les plus couramment utilisés figurent le Kanban, qui permet de visualiser et de piloter les flux de production, ainsi que les ceintures noires black belts et vertes green belts qui sont des experts de la méthodologie Six Sigma.
Le Lean Achats est une approche qui vise à améliorer de manière continue les processus d'achat en identifiant les améliorations possibles, en réduisant les gaspillages, en optimisant les processus et en favorisant la satisfaction client. Il s'agit d'un système de management visuel basé sur des standards et des indicateurs de performance, et qui nécessite une forte implication des responsables et des managers.
La digitalisation joue également un rôle important pour permettre une meilleure performance industrielle et une gestion plus efficace de la supply-chain. En mettant en place une démarche d'amélioration continue, les entreprises peuvent améliorer leur compétitivité, réduire les coûts et atteindre une excellence opérationnelle.
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