Tutto quello che c'è da sapere sul concetto di lean applicato al procurement

Come manager aziendale o responsabile di un dipartimento o dipartimento all'interno di un'azienda, sicuramente avrai già sentito parlare di Gestione snella. Questo metodo di gestione e organizzazione del lavoro, nato negli anni '50 in Giappone, non si applica oggi solo al mondo della produzione. Si applica alle varie funzioni chiave dell'azienda, inclusa la funzione acquisti. Da qui il nome Lean Purchasing, Lean Purchasing o Approvvigionamento snellot. Questo concetto mira a ottimizzare i processi di acquisto eliminando tutte le forme di spreco. In questo articolo, scopriamo insieme il concetto di lean procurement management o lean applicato agli acquisti.

Acquisti snelli è un approccio metodologico volto a ottimizzare e migliorare le operazioni relative agli acquisti e alla gestione dell'inventario all'interno di un'organizzazione. Si ispira principalmente ai principi e agli strumenti del Lean Manufacturing e del Six Sigma, due approcci molto comuni nel campo dell'ottimizzazione operativa.

Che cos'è la gestione snella e perché dovrebbe interessare agli acquirenti?

Il termine «Lean» è usato sempre più comunemente nel mondo degli affari di oggi e sta suscitando alcune persone curiose a chiedersi.

Charles Dimitri, presidente dell'associazione BME Network, ha recentemente intervistato Cyrille YNNO, presidente della società di consulenza Lean Concept, per demistificare il Lean e comprenderne meglio i principi.

Charles Dimitri (C.D.): Quali sono esattamente i principi sostenuti dal Lean?

Cyrille Ynno (C.Y.): Il principio è semplice: il Lean consiste nell'eliminare tutti gli sprechi, in tutte le loro forme. Lo spreco è definito come un'attività che non aggiunge alcun valore percepito dal cliente al prodotto/servizio finale.

Ciò che chiamiamo Lean è iniziato con il sistema di produzione Toyota che ha identificato 7 sprechi: sovrapproduzione, inventario, attesa, trasporto, attività di lavorazione ausiliarie, movimento e difetti. Anche altri sistemi hanno identificato ulteriori sprechi.

C.D.: Come si possono applicare i principi Lean alla gestione degli acquisti e delle forniture? Parliamo anche di acquisti snelli o lean Gestione degli acquisti.

CY.: Esistono 3 tipi di flussi all'interno delle aziende: flussi materiali (prodotti, materiali, servizi), flussi di informazioni e flussi finanziari.

I flussi di informazioni devono fluire in modo molto preciso attraverso la catena di approvvigionamento per migliorare i flussi di materiali. Pertanto, la mappatura di un processo di acquisto può consentire di identificare gli sprechi da ridurre o eliminare (ad esempio: quanto tempo devi camminare per raggiungere l'archivio che contiene il file di un fornitore? Stiamo raccogliendo troppe informazioni inutili? Quanto tempo attende un ordine prima di essere convalidato dal validatore designato? ...)

C.D.: Il Lean di questo decennio è sorprendentemente simile al «Business Process Reengineering» degli anni '90. In che modo è diverso? L'entusiasmo per il Lean Purchasing non dimostra il desiderio di migliorare i processi?

C.Y.: «Reingegnerizzare» significa migliorare i processi, Lean significa eliminare gli sprechi. Tuttavia, per migliorare i processi, gli sprechi devono ovviamente essere eliminati.

C.D.: Ho visto un venditore che predicava a favore del Lean ma la cui azienda soffriva della peggiore qualità possibile. La metodologia prevede controlli per evitare di sacrificare la qualità per motivi di efficienza?

C.Y.: Questo fornitore può aver parlato di Lean, ma ovviamente non lo sottoscrive. Alcune aziende stanno implementando uno strumento di acquisto Lean, ma non capisco il concetto.

La scarsa qualità è un difetto che è uno spreco che deve essere eliminato, senza influire sui clienti interni o esterni. I dipendenti dovrebbero essere coinvolti nella ricerca e nella risoluzione dei problemi, ad esempio istituendo un meccanismo Poka-Yoke per evitare il ripetersi degli errori passati.

Definizione di Lean Purchasing o Lean Purchasing

Prima di definire il lean purchase, capiamo innanzitutto Il concetto di lean management. È un sistema di gestione e organizzazione del lavoro che mira a migliorare l'efficienza aziendale riducendo gli sprechi. Questo concetto è stato inventato negli stabilimenti giapponesi del gruppo Toyota negli anni '50. Stavamo parlando allora del Toyota Production System o del Toyotism. Il suo obiettivo è stato ridurre le attività senza valore aggiunto che possono impedire all'azienda di generare profitti o aumentare il prezzo di vendita ai consumatori. Ciò ha comportato la revisione dell'organizzazione del lavoro al fine di ridurre lo spreco di risorse, come scorte e orari di lavoro non necessari.

Un altro obiettivo del lean management è la soddisfazione del cliente. Ciò significa ottimizzare i processi per produrre «just in time». Pertanto, il concetto è stato originariamente sviluppato per l'industria manifatturiera. Ma da allora, è stato rifiutato per altre aree, incluso il reparto acquisti.

Nel termine «acquisti snelli» o acquisti snelli, c'è lean e acquisti. Lean, perché si ispira alla gestione Lean. E acquisti, perché applicato alla gestione degli acquisti. In un contesto in cui stiamo diventando sempre più consapevoli dell'importanza dell'ottimizzazione degli acquisti nelle prestazioni aziendali, il lean purchase è un concetto che attrae maggiormente i decisori.

La definizione di lean purchase è un metodo di gestione che utilizza i principi di lean management per identificare ed eliminare le fonti di sprechi o spese superflue nei processi di acquisto. Il suo obiettivo è consentire di acquistare meno e acquistare meglio. Ciò avviene attraverso l'automazione o la digitalizzazione degli acquisti e attraverso l'ottimizzazione dei consumi o la limitazione delle perdite.

L'applicazione della gestione snella agli acquisti consente quindi di migliorare i processi di acquisto o approvvigionamento rivisitando la catena del valore e concentrando tutte le risorse aziendali o dipartimentali su azioni con maggiore valore aggiunto. Poiché i dipartimenti di approvvigionamento dedicano ancora quasi tre quarti del loro tempo ad attività operative o transazionali, questo approccio consente loro di concentrarsi sulla creazione di valore.

Perché optare per una gestione snella degli acquisti?

In generale, la gestione snella si concentra sulla riduzione dei costi diretti. Tuttavia, questi rappresentano solo il 25% delle spese aziendali totali.

Adottando gli acquisti snelli, le aziende saranno in grado di risparmiare di più sui costi, perché la catena di fornitura o la catena di fornitura da sola rappresenta dal 50% al 60% delle spese aziendali. IL ottimizzazione degli acquisti tramite acquisti snelli consente quindi di ottenere un margine maggiore e di guadagnare competitività in un contesto di forte concorrenza tra le aziende.

La gestione snella degli acquisti mira a eliminare le spese superflue nel processo di acquisto agendo su vari punti chiave, tra cui il portafoglio dei fornitori, la selezione e il consumo dei prodotti, la digitalizzazione delle transazioni, la logistica, la distribuzione dell'accordo e la gestione della qualità.

I vantaggi del Lean Purchasing

Sebbene l'obiettivo generale degli acquisti snelli sia migliorare la produttività e le prestazioni della funzione acquisti, questa strategia offre anche vantaggi specifici. In particolare, promuoverà la creazione di valore per il cliente finale, il miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi, la creazione di sinergie tra i vari reparti dell'azienda, la gestione dell'innovazione dei fornitori e l'individuazione precoce di possibili difetti nei processi di acquisto.

Affidandosi agli acquisti snelli, un'azienda può realizzare notevoli risparmi sui suoi vari progetti. Infatti, acquistando solo i prodotti di cui ha bisogno, riduce le spese inutili. Sarà quindi in grado di generare maggiori profitti.

Inoltre, liberandosi da attività ripetitive, dispendiose in termini di tempo e improduttive, l'azienda sarà in grado di migliorare la qualità dei prodotti o dei servizi che offre ai propri clienti. Non solo migliorerà quindi la loro soddisfazione. Ma diventerà anche più competitiva sul mercato.

Infine, grazie a una gestione snella degli acquisti, sarà in grado di fare progressi costanti, perché sarà in grado di rilevare precocemente i vari difetti e correggerli rapidamente.

In definitiva, il lean procurement consentirà al reparto acquisti di ottenere legittimità e riconoscimento a livello aziendale.

Lean vs. Gestione agile: qual è il metodo più adatto per la funzione di approvvigionamento?

Nella gestione aziendale, i manager utilizzano due metodi in particolare per rompere con le consuete modalità operative e distinguersi dalla massa. Si tratta di una gestione snella e agile.

Sebbene lo scopo di entrambi i metodi sia migliorare le condizioni di produzione e organizzative all'interno dell'azienda, sono completamente diversi nella loro implementazione. Quindi quale di questi due metodi è più adatto alla funzione di approvvigionamento?

Nella gestione snella degli acquisti, l'attenzione è rivolta in particolare all'eliminazione degli sprechi, al miglioramento continuo e al lavoro collaborativo. Tutte le azioni implementate mirano a raggiungere tre obiettivi: zero ritardi, zero scorte, zero difetti. Perché una gestione snella? È un metodo più adatto a team con poca esperienza. In effetti, cerca di capitalizzare l'esperienza e spinge i team a migliorare continuamente grazie ai numerosi strumenti a loro disposizione.

Nella gestione agile, si tratta più che altro di rafforzare la capacità dell'ufficio acquisti di adattarsi ai cambiamenti. Questo metodo si concentra sulla definizione degli obiettivi da raggiungere a breve termine. Non raccomanda una pianificazione dettagliata e precisa di un progetto prima che venga sviluppato, poiché è controproducente. La gestione agile è più adatta a un approccio creativo. È adatto per un team multidisciplinare.

Ridurre gli sprechi e promuovere l'eccellenza operativa

L'obiettivo del Lean Purchasing è aumentare la produttività e il valore aggiunto dei processi di acquisto eliminando gli sprechi e migliorando continuamente i metodi e le pratiche utilizzate. La direzione svolge un ruolo chiave in questo approccio, guidando la creazione di una cultura dell'eccellenza operativa e istituendo indicatori di performance per misurare i progressi compiuti. per raggiungere l'eccellenza operativa, Acquisti snelli si concentra su diversi aspetti chiave. Innanzitutto, mira a ridurre gli sprechi quali scorte in eccesso, tempi di attesa, movimenti non necessari o sovrapproduzione. Anche la risoluzione dei problemi è fondamentale, utilizzando metodologie come Kaizen o Lean Management per identificare e risolvere i problemi su base continuativa.

Come impostare un processo di acquisto snello?

Come per la gestione snella, l'implementazione del lean procurement è strutturata in cinque fasi:

Identificazione del valore

L'obiettivo di qualsiasi azienda è offrire un prodotto o un servizio per il quale un cliente è disposto a pagare. A seconda del valore che contiene, ovvero della sua capacità di risolvere i problemi del cliente, il cliente è disposto ad acquistarlo o meno. Il primo passo per una gestione snella degli acquisti è quindi identificare questo valore che farà la differenza. Qualsiasi processo o attività che non aggiunga valore alla tua offerta è considerato uno spreco.

Mappatura della catena del valore

Si tratta di identificare i diversi flussi di lavoro necessari per creare il valore in questione. Questo approccio consente di definire le varie azioni e le persone coinvolte nel processo. L'obiettivo è determinare quali fasi producono valore e quali no per eliminarle.

Creazione di un flusso di lavoro continuo

Una volta mappata la catena del valore, le attività devono essere distribuite tra i dipendenti e garantire che il flusso di lavoro rimanga fluido. Non dovrebbero esserci interruzioni o interruzioni della produzione dovute a una cattiva organizzazione. Il modo per farlo è segmentare il processo in lotti più piccoli. Attraverso i suoi vari strumenti, la gestione snella degli acquisti consente di farlo.

Creazione di un sistema di trazione

Questa fase prevede la ricerca di un equilibrio tra un flusso di lavoro continuo e una produzione su richiesta per evitare qualsiasi rischio di sprechi. Ciò comporta la creazione di un cosiddetto sistema di trazione il cui obiettivo è ottimizzare le risorse in modo che vengano mobilitate solo quando c'è una reale necessità da parte del cliente.

Impostazione di un sistema di miglioramento continuo

Una volta completati tutti questi passaggi, Il sistema di gestione degli acquisti snello è impostato. C'è ancora quest'ultimo passaggio da compiere. Consiste nel rendere dinamico il sistema. Ciò comporta il coinvolgimento dei dipendenti a vari livelli nel miglioramento continuo del processo. Devono essere responsabilizzati incoraggiandoli a identificare i problemi sul campo e a risolverli. Ogni dipendente sarà quindi un attore del processo. Sarà responsabile del regolare flusso di lavoro e del miglioramento continuo del flusso di lavoro.

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I diversi strumenti di Lean Purchasing

Nel contesto della gestione snella degli acquisti possono essere utilizzati diversi strumenti:

• VSM (Value Stream Mapping): è un programma che permette di effettuare una mappatura mentale dettagliata del processo di acquisto. Consente quindi di avere una visione globale ma dettagliata della gestione degli acquisti.
• Il metodo 5S (seri=rider/seiton=ranger/seiso=cleaner/seiketsu=standardizer/shitsuke=disciplinare ed educare): questo approccio consente di ottimizzare l'ambiente di lavoro ed eliminare gli sprechi.

Metodi Six Sigma e Kaizen: il lean 6 sigma è un metodo di lavoro che mira a gestire il lavoro in base al feedback dei clienti. Kaizen, da parte sua, è un approccio che fa parte di un processo di miglioramento continuo al fine di ottimizzare al meglio il processo di acquisto...

Lean Purchasing: ottimizzazione, flessibilità ed eccellenza operativa nella catena di fornitura

Il Lean Purchasing promuove anche un approccio just-in-time, in cui i prodotti vengono consegnati esattamente quando sono necessari, riducendo così i costi di stoccaggio e massimizzando la soddisfazione del cliente. Sottolinea la gestione della catena del valore e la standardizzazione dei processi di produzione, garantendo al contempo la flessibilità e l'agilità necessarie per adattarsi alle mutevoli richieste del mercato. Per implementare un processo di miglioramento continuo negli acquisti, sono necessari diversi strumenti e metodologie lean può essere usato. Tra i più utilizzati ci sono Kanban, che consente di visualizzare e gestire i flussi di produzione, così come le cinture nere e le cinture verdi, esperte nella metodologia Six Sigma.

Il Lean Purchasing è un approccio che mira a migliorare continuamente i processi di acquisto identificando possibili miglioramenti, riducendo gli sprechi, ottimizzando i processi e promuovendo la soddisfazione del cliente. È un sistema di gestione visiva basato su standard e indicatori di performance e richiede un forte coinvolgimento di manager e manager.

Digitalizzazione e ottimizzazione delle prestazioni industriali e della catena di fornitura.

La digitalizzazione svolge anche un ruolo importante nel consentire migliori prestazioni industriali e una gestione più efficiente della catena di approvvigionamento. Implementando un processo di miglioramento continuo, le aziende possono migliorare la propria competitività, ridurre i costi e raggiungere l'eccellenza operativa.