Compétences pour gérer un projet d’externalisation des achats

Désormais, les entreprises doivent se doter des compétences pour gérer un projet d’externalisation des achats et piloter l’organisation qui en résulte.

“Peu de choses sont impossibles à qui est assidu et compétent…
Les grandes œuvres jaillissent non de la force mais de la
persévérance”

Samuel Johnson

Ils sont généralement transverses à l’entreprise et font donc intervenir des
collaborateurs de multiples activités, dans une logique plus fonctionnelle que
hiérarchique. Les enjeux de coordination et de pilotage de projet sont donc
accrus par rapport à des projets plus classiques. Il faut notamment dans ce
cadre formaliser des méthodologies de pilotage de projet pour limiter les
risques liés au nombre d’intervenants ;

Ils sont parfois multi-pays. Il faut donc disposer de collaborateurs capables
de gérer des projets multi-sites, dans des environnements culturels et
linguistiques hétérogènes ;

Ils font intervenir différentes entreprises, notamment dans le cadre de projet
d’externalisation. Il faut donc disposer des compétences sachant piloter des
prestataires externes, contractualiser des engagements sur la durée à forts
enjeux économiques.

Si ces compétences ne sont pas réellement nouvelles pour les entreprises, en
revanche la capacité à en disposer durablement, tant qualitativement que
quantitativement, est d’une tout autre ampleur, car les projets sont de plus en plus
importants et longs.

Monter une équipe projet Achat

Si les entreprises peuvent partiellement avoir recours à des prestataires extérieurs
pour se renforcer ponctuellement, il est impératif de pouvoir structurer de façon
pérenne des équipes internes maîtrisant l’ensemble des compétences requises pour mener à bien ce type de projet.

C’est pourquoi il convient, en l’absence de retour d’expérience significatif sur les
projets d’externalisation des achats, de faire monter progressivement en
compétence les équipes internes à travers des expériences « pilotes », en appliquant
les quelques règles suivantes :

Cadrer sa stratégie d’externalisation

Former les gestionnaires de la relation au sein de l’entreprise ;
– acheteurs
– gestionnaires de contrats
– équipes de négociation
– pilotes de projets d’externalisation
– pilotes d’entités internes de centres de services partagés

Renforcer les compétences en maîtrise d’ouvrage pour la gestion des
interfaces fonctionnelles ;

Externaliser sur des activités simples, bien maîtrisées et préalablement
rationalisées ;

Capitaliser sur les projets lancés pour développer une compétence interne
rapidement ;

Se préparer à la notion d’adaptive sourcing : intégrer l’innovation et la
transformation et gérer la flexibilité.

Préparer l’organisation interne

Cette montée en compétence est indispensable à la réussite des projets
d’externalisation et doit se réaliser de façon pragmatique et dans la durée. Il s’agit
d’un véritable investissement déterminant la capacité de l’entreprise à pouvoir
réussir ultérieurement des projets d’externalisation des achats. Une fois
l’organisation mise en place, l’entreprise doit alors disposer d’une nouvelle
génération de managers capables de piloter les équipes à distance, soit parce que les
activités ont été externalisées, soit parce qu’elles ont été délocalisées. L’enjeu est de
faire émerger de nouveaux profils, à forte dimension internationale, capables de
piloter des prestataires.

Certaines entreprises ne se sont pas trompées en intégrant ces nouveaux types de
managers de projets d’externalisation des achats dans leur vivier de cadres à « hauts
potentiels ». Ainsi les fonctions qui étaient autrefois le passage obligé pour accéder à
des postes à responsabilités en interne sont progressivement remplacées par des
activités liées à l’externalisation.

En effet, les compétences développées, notamment en terme de management, sont
de plus en plus de même que celles recherchées et adaptées à un contexte
international. À titre d’exemple, les groupes anglo-saxons intègrent
progressivement leurs futures « élites » dans des fonctions liées aux projets
d’externalisation ou de mise en place de plateformes industrielles dans le cadre de
leur stratégie de développement à l’international.

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Olivier Audino

Optimiser les Coûts d'Achats en PME par l'Automatisation

Compétences pour gérer un projet d’externalisation des achats