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Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
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Les achats non stratégiques (aussi appelés achats de classe C ou achats spots) sont peu nombreux en volume, mais représentent des coûts cachés importants pour l’entreprise. Ainsi, 5% du volume total des achats en entreprise sont considérés comme des achats de classe C, c’est-à-dire des achats génériques de faible montant, non récurrents et non critiques. Ils représentent en moyenne 70% des coûts cachés en entreprise. Ce chiffre met en lumière le besoin d’optimiser la gestion des achats de classe C. L’amélioration de la politique d’achats, par l’externalisation de cette fonction entre autres, est le seul moyen de réduire les coûts cachés liés aux achats spots et d’assurer la pérennité des activités d’une entreprise. Découvrez dans cet article en quoi l’externalisation des achats peut aider à éliminer les coûts cachés liés aux achats de classe C.
La comptabilité permet de connaître et d’évaluer les différents coûts d’une entreprise dans le but de mettre en place une bonne stratégie de gestion permettant d’améliorer sa performance. Toutefois, ce ne sont pas tous les coûts qui sont reflétés par la comptabilité. Il existe aussi ce que l’on appelle les coûts cachés. C’est la théorie des coûts cachés d’Henri Savall. Ce dernier est un économiste et professeur de sciences de gestion à l’Université Lyon III. Il a créé l’ISEOR, ou Institut de Socio-Economie des Entreprises et des Organisations. Ce dernier développe des outils et méthodes d’optimisation des coûts basés sur la relation entre les coûts cachés et la performance de l'entreprise.
D’après Henri Savall, les coûts cachés en entreprise sont tout simplement des coûts invisibles qui n’apparaissent pas dans la comptabilité de l’entreprise. Contrairement aux coûts visibles qui ont une dénomination précise, ce sont des coûts réels ou des manques à gagner qui ne sont pas répertoriés ou mal repérés dans le système comptable. Pourtant, ils peuvent nuire à la performance de l’entreprise. Voilà pourquoi, on les appelle aussi coûts de non performance.
Les coûts cachés dans l’entreprise reflètent l’existence d’anomalies ou de dysfonctionnements organisationnels. Parmi les origines des coûts cachés, on peut citer les produits de mauvaise qualité, la rotation du personnel trop poussée, le non-respect des délais, l’absentéisme, etc. Notons que les mécanismes de régulation mis en place par les dirigeants pour corriger les coûts cachés eux-mêmes entraînent des coûts cachés. En effet, ils impliquent une perte de temps pour les dirigeants, de nouveaux investissements et la mise en place d’une nouvelle organisation.
Dans le système comptable, les coûts cachés peuvent être fondus dans les coûts des produits et services ou être assimilés aux coûts d’opportunité. Selon les services ou les fonctions concernées, il existe plusieurs types de coûts cachés en entreprise : les coûts cachés en ressources humaines, les coûts cachés du contrôle de gestion, les coûts cachés du service achats… Les coûts cachés des achats de classe C font partie de ces derniers.
Les achats en entreprise peuvent être classés en trois catégories selon la loi de Pareto : les achats de classe a, b et c. Cette classification vient confirmer une autre catégorisation des achats : les achats directs et les achats indirects.
- Les achats directs : aussi appelés achats stratégiques ou productifs, les achats directs sont les achats de produits ou de matières premières qui entrent directement dans le processus de production. Ils correspondent aux achats de classe A du principe de Pareto. Ils représentent 80% du volume total des achats en entreprise. Comme il s’agit d’achats stratégiques, ils sont quasi systématiquement optimisés par les Directions des achats.
- Les achats indirects : comme leur nom l’indique, ils n’entrent pas directement dans le processus de production. Ils sont aussi appelés achats non stratégiques ou hors production. Ils peuvent être classés en deux sous-catégories : les achats de classe B et les achats de classe C.
Les premiers désignent les achats hors production qui sont à la fois stratégiques et récurrents. Le matériel informatique, la flotte de véhicules et les voyages appartiennent à cette catégorie. Ils représentent 15% des dépenses de l’entreprise. Comme ils représentent un enjeu stratégique, les achats de classe B sont aussi plutôt optimisés par les Directions des Achats.
Ce qui n’est pas le cas des achats de classe C. De faible montant, ces derniers sont souvent négligés par l’entreprise, car ils sont considérés comme non stratégiques. Ils représentent 5% du volume des achats en entreprise. Les achats de classe C sont les achats de produits ou de services qui sont utiles pour le bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui sont non stratégiques. Contrairement aux achats de classe B, ils ne sont pas récurrents. Ils sont donc ponctuels et peu prévisibles. Les fournitures de bureau, le mobilier, les équipements de protection individuelle, les produits d’hygiène et les petits outillages font partie de cette catégorie d’achats.
Malgré leur faible montant (moins de 500€ par commande), les achats de classe C concentrent la majorité des coûts indirects. Ils représentent 60% du volume des commandes, 75% du nombre des fournisseurs et 85% du nombre d’articles.
Les achats de classe C renferment ainsi d’importants coûts cachés (70% des coûts cachés en entreprise).
Ces coûts cachés des achats de classe C sont liés à un nombre important de création de fournisseurs, ce qui a pour conséquence d’engendrer des coûts administratifs significatifs. En effet, les entreprises ont des besoins d’achats divers au cours de leur activité. Le problème est que beaucoup de structures référencient de nouveaux fournisseurs pour chaque besoin achat.
Ces 70% représentent généralement la gestion d’un nombre considérable de fournisseurs. Le coût de gestion d’un fournisseur s’élève en moyenne entre 1 000€ et 3 000€ par an. En fonction de la taille de l’entreprise, les Directions des Achats peut avoir à gérer des milliers de fournisseurs. Sans compter les fournisseurs non-référencés qui peuvent être sollicités pour des demandes d’achats « sauvages ».
Cependant, la plupart d’entre eux ne répondent qu’à un besoin ponctuel, c’est aussi ce qu’on appelle les achats spots. Cette constante hausse du nombre de fournisseurs engendre inévitablement des coûts administratifs avec d’une part, les coûts en lien avec la gestion des fournisseurs (référencement, mise à jour dans la base de données) estimés à environ 1000 € par fournisseur. Et d’autre part, les coûts liés aux transactions (recherche du produit, démarche pour commander et facturation), qui sont estimés entre 19 € et 95 € en fonction du niveau de digitalisation mis en place par l’entreprise
Si on multiplie ces coûts cachés, qui paraissent faibles au premier abord, par le nombre de fournisseurs, on obtient alors des coûts importants qu’il est indispensable de maîtriser pour augmenter la performance achat de l’entreprise.
Partant de ce constat, il est indéniable que la mutualisation des fournisseurs pour les achats de classe C est un levier économique important. Que ce soit pour réduire les coûts administratifs ou pour effectuer des économies d’échelle. Au-delà du côté financier, cela permet également d’améliorer la productivité des équipes en leur libérant du temps.
D’après une étude Sherpa HEC, 8% des entreprises seulement estiment avoir une politique de gestion optimisée de leurs achats de classe C. Pourtant, un meilleur contrôle de ces achats spots est le moyen le plus efficace pour une entreprise de réduire ses coûts et de se démarquer de ses concurrents. La question qui se pose est comment reprendre le contrôle des achats spots ?
Pour traiter et contrôler les achats de classe C, les entreprises ont trois solutions au choix :
Cette solution est privilégiée lorsque le nombre de fournisseurs pour les achats indirects se multiplie. Les achats sont donc ponctuels. On est alors dans une situation d’approvisionnement, et non plus d’achat. Les services des achats peuvent s’occuper de la gestion des approvisionnements et des contrats. Il y aura une réduction des coûts cachés des coûts indirects. Mais, cette solution a un inconvénient majeur. Elle n’est pas la plus optimale pour assurer l’efficacité de la Direction des Achats dans ses missions principales.
Cette solution est à envisager dans un contexte digital où les achats en ligne prennent un essor considérable. Elle consiste à décentraliser les achats. Chaque service s’occupera de ses propres achats de classe C. Il aura à disposition des moyens de paiement adaptés. Si cette méthode peut réduire dans une moindre mesure les coûts cachés des achats de classe C, son inconvénient est qu’elle ne permet pas de faire une répartition précise des dépenses. Elle est aussi difficile à mettre en œuvre dans les grands groupes.
Cette solution est la plus optimale. Elle consiste à confier la gestion des achats spots à un prestataire externe. L’externalisation est une solution en vogue. De plus en plus d’entreprises recourent à cette solution pour optimiser leurs dépenses et leur temps. En effet, quand une direction des Achats devient plus mature, elle se concentre exclusivement sur les achats stratégiques. Elle optimise son temps pour se concentrer sur les achats dits critiques.
Confier les achats non stratégiques à une entreprise compétente externe ne lui permet pas seulement de gagner en efficacité et de se consacrer à son cœur de métier. Cela permet également de réduire les coûts cachés liés aux achats de classe C.
Choisir d’externaliser les achats spots présente de nombreux avantages pour les entreprises :
La direction des achats ou le service des achats est la branche qui se charge de se procurer les différents produits ou services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise et de les distribuer aux différents services qui en ont besoin. Pour chaque produit à commander, il peut y avoir plusieurs fournisseurs en compétition. Ceci rend le processus d’achats relativement complexe et chronophage. En optant pour l’externalisation de vos achats de classe C, vous permettez à vos équipes internes de se concentrer sur leur activité principale.
Alors qu’ils sont non stratégiques, les achats de classe C peuvent accaparer énormément de temps aux responsables des achats vu le nombre élevé de fournisseurs à contacter. L’outsourcing des achats spots permet de libérer du temps aux directions des achats. Elles pourront alors se focaliser sur des achats à plus forte valeur ajoutée et se concentrer sur leur cœur de métier.
Toutefois, le plus grand avantage de l’externalisation des achats de classe C est la réduction des coûts cachés de l’entreprise. Ces charges peuvent affecter lourdement les résultats de l’entreprise si elles ne sont pas optimisées. L’externalisation des achats de classe C permet de diminuer les coûts cachés de ce type d’achats en rationalisant les fournisseurs et en optimisant les prix par mutualisation.
Cette solution ne diminue pas seulement les coûts administratifs liés aux achats spots. Elle fait également baisser les coûts totaux ou TCO liés aux approvisionnements, c’est-à-dire les coûts directs et indirects d’un produit tout au long de son cycle de vie. Qui dit baisse des coûts, dit hausse de la performance de l’entreprise.
En confiant la gestion de vos achats non stratégiques à un spécialiste, vous avez la garantie d’obtenir un meilleur résultat en termes de qualité, coût et délai, plus connu sous l’appellation triangle QCD. Grâce à une meilleure connaissance du marché, il saura identifier les meilleurs fournisseurs pour chaque type de produits à acheter. Cela vous permet d’obtenir des coûts d’approvisionnement plus bas et une meilleure efficacité.
Spécialiste de l’externalisation et de la digitalisation des achats en entreprise, BME Consulting vous accompagne dans votre projet d’outsourcing des achats de classe C afin de réduire vos coûts cachés. Grâce à notre réseau d’acheteurs et d’approvisionneurs répartis dans 5 pays, nous vous assurons un contrôle optimal de votre sourcing. Nos solutions vous permettent de gagner du temps, de réaliser des économies en réduisant vos coûts cachés et de gagner en compétitivité. En effet, vous confierez entre les mains d’experts la gestion de vos achats non stratégiques. De votre côté, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier.
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