Tactiques de négociation avec les fournisseurs

On le sait tous. La négociation commerciale, dont la négociation fournisseurs, est une compétence essentielle dans le monde des affaires. Elle est utile pour les entreprises qui cherchent à maximiser leurs avantages commerciaux. Une bonne négociation avec les fournisseurs peut permettre d'obtenir des prix compétitifs, des conditions de paiement favorables et une meilleure qualité de produits ou de services. Effectivement, les bénéfices attendus d’une telle négociation ne sont plus uniquement d’ordre financier. A travers ce processus, la fonction achats vise également à rechercher un impact positif sur tout l’écosystème de l’entreprise. Découvrez dans cet article quelques tactiques de négociation client fournisseur efficaces qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs et à renforcer vos relations avec vos fournisseurs.

Négociation fournisseurs : définition et fonctionnement

La négociation fournisseurs est un processus par lequel une entreprise entre en discussion avec ses fournisseurs pour parvenir à un accord commercial satisfaisant pour les deux parties. On parle aussi de négociation win win. La négociation fournisseur la plus enrichissante est celle qui aboutit à un accord gagnant-gagnant. Il s'agit souvent d'un processus itératif qui implique de nombreux rounds de négociations jusqu’à ce qu’un accord satisfaisant pour les deux parties soit trouvé. 

L'objectif principal de la négociation avec les fournisseurs est d'obtenir les meilleurs termes et conditions en matière de prix, de délais de livraison, de conditions de paiement et de qualité des produits ou services, tout en préservant une relation solide avec les fournisseurs. In fine, cela peut contribuer à améliorer la rentabilité de l'entreprise et à renforcer sa position concurrentielle sur le marché. 

Le fonctionnement de la négociation des fournisseurs peut varier selon les entreprises, mais généralement, il suit les étapes clés suivantes :

• Préparation : avant d'entamer les négociations, l'entreprise doit se préparer en définissant ses objectifs, en identifiant ses besoins et en analysant le marché et les concurrents. Il est également important de rassembler les informations nécessaires sur les fournisseurs, telles que leurs offres, leur réputation, leurs références, etc.
• Prise de contact initiale : l'entreprise prend contact avec les fournisseurs pré-sélectionnés pour exprimer son intérêt et établir une première communication. Cette étape peut inclure des demandes d'informations complémentaires, des demandes de devis ou des invitations à participer à un processus d'appel d'offres.
• Analyse des offres : l'entreprise évalue les différentes offres reçues des fournisseurs en fonction de critères, tels que le prix, la qualité, les délais de livraison, les conditions de paiement, etc. Elle peut également conduire des négociations préliminaires avec certains fournisseurs pour obtenir des clarifications ou discuter des termes proposés.
• La négociation proprement dite : une fois les offres analysées, l'entreprise entre dans une phase de négociation approfondie avec les fournisseurs retenus. Cette phase implique des discussions sur les termes et les conditions, des échanges d'arguments et de contre-arguments, des propositions d'améliorations, des demandes de concessions réciproques, etc.
• Finalisation de l'accord : lorsque les parties parviennent à un accord satisfaisant, elles formalisent les termes convenus dans un contrat ou un autre document légal. Cela permet de clarifier les obligations de chaque partie, les détails de la relation commerciale et les recours en cas de litige.
• Suivi et évaluation : la négociation fournisseurs ne s’arrête pas à la finalisation de l’accord. C’est une activité continue qui implique une veille permanente, car les conditions du marché, les besoins de l'entreprise et les capacités des fournisseurs peuvent évoluer au fil du temps. Il est donc essentiel de maintenir une communication ouverte et de mettre à jour les accords en fonction des changements de circonstances. Une évaluation régulière de la performance de l’entreprise doit également être effectuée pour assurer le respect des engagements et prendre des mesures correctives si nécessaire. 

Conseils pour réussir les négociations avec les fournisseurs

Comme toute négociation commerciale, la négociation avec les fournisseurs est un art. Elle repose sur un mélange de techniques et tactiques qui permettent de tirer le maximum des échanges. Voici quelques conseils à prendre en compte pour bien négocier avec les fournisseurs :

Ne négligez pas l’étape de la préparation

Comme évoqué plus haut, il est essentiel de se préparer en effectuant une recherche approfondie sur le fournisseur et le marché avant d'entamer toute négociation avec les fournisseurs. Prenez le temps de récolter des informations sur les fournisseurs afin d’identifier leurs forces et faiblesses. De même, évaluez leur importance stratégique pour mesurer le pouvoir de négociation des fournisseurs. Si vous êtes un gros client du fournisseur ou si vous avez la possibilité de vous tourner vers une autre entreprise, c’est sûr, vous avez une marge de manœuvre. Si au contraire, vous êtes dépendant du fournisseur, vous avez peu d’avantage dans la négociation.

Par ailleurs, renseignez-vous sur les conditions du marché. Rassemblez des informations sur les prix courants, les offres de la concurrence et les normes de qualité. Plus vous êtes informé, plus vous serez en mesure de défendre vos intérêts de manière efficace.

Fixez des objectifs clairs

Avant de vous asseoir à la table de négociation fournisseurs, définissez clairement vos objectifs et les limites que vous êtes prêt à accepter. Voulez-vous obtenir des réductions de prix, des délais de paiement plus longs, des conditions de livraison plus flexibles ? Soyez précis dans vos attentes et déterminez vos marges de manœuvre.

Préparez un argumentaire

Une négociation client fournisseur réussie ne se joue pas exclusivement au cours des échanges. Une bonne préparation est indispensable pour mettre toutes les chances de votre côté. Une fois que vous estimez avoir réuni toutes les informations utiles, triez-les pour construire un argumentaire cohérent. Vous pouvez rédiger des argumentaires par catégories : arguments vis-à-vis du prestataire, arguments concernant l’entreprise, arguments liés à la concurrence, arguments liés au contexte ou à la conjoncture, etc.

Etablissez une relation de confiance

Une négociation réussie repose sur une relation de collaboration solide avec le fournisseur. Au lieu de considérer la négociation comme un affrontement, essayez de travailler ensemble pour trouver des solutions mutuellement bénéfiques. Soyez empathique et montrez votre intérêt pour les préoccupations de votre fournisseur. Une relation de confiance peut faciliter la communication et conduire à des accords plus favorables pour les deux parties.

Adoptez le bon état d’esprit

Une négociation fournisseur efficace demande une solide préparation et une bonne mise en condition. Elle suppose un état d’esprit de gagnant. Plus vous serez convaincu de l’issue positive d’une négociation, plus vos chances seront élevées. Inversement, si vous êtes pessimiste sur l’issue des discussions, vos chances seront également réduites.

Mettez en avant vos valeurs ajoutées

Lors de la négociation avec le fournisseur, ne vous concentrez pas uniquement sur le prix. Mettez en avant les valeurs ou avantages que vous pouvez lui apporter, tels que des commandes plus importantes, une relation commerciale à long terme, ou une collaboration pour développer de nouveaux produits. En démontrant la valeur que vous apportez au fournisseur, vous augmentez vos chances de négocier des conditions plus favorables.

Soyez prêt à marchander

La négociation avec les fournisseurs est un jeu d'équilibre où chaque partie cherche à maximiser ses intérêts. Soyez prêt à marchander et à faire des concessions, sans pour autant compromettre vos objectifs principaux. Identifiez les domaines sur lesquels vous êtes prêt à céder et ceux sur lesquels vous devez maintenir une position ferme.

Explorez d’autres options

N'ayez pas peur d'explorer d'autres options si vous ne parvenez pas à un accord satisfaisant avec un fournisseur particulier. Identifiez d’autres fournisseurs potentiels ou examinez les possibilités d'internaliser certaines activités. Utilisez ces alternatives comme levier lors des négociations fournisseurs. La possibilité de passer à un autre fournisseur peut inciter votre interlocuteur à faire des compromis pour ne pas perdre votre entreprise.

Identifiez d’autres leviers de négociation que le prix

Si les prix sont au cœur de toute négociation commerciale, identifiez d’autres leviers pour faire avancer la négociation vers la bonne voie : une baisse des coûts de livraison, des délais de paiement plus avantageux, des livraisons accélérées, etc.

Soyez courtois

Bien qu’il soit conseillé de rester optimiste, l’erreur à ne pas faire lors de la négociation fournisseur est de paraître trop sûr. Restez toujours professionnel, neutre et courtois. Une attitude positive permet de détendre l’ambiance et favoriser des échanges fructueux.

Evitez les demandes excessives

Durant les négociations avec les fournisseurs, évitez également les demandes irréalistes. Votre fournisseur y verra un manque de professionnalisme de votre part. C’est sûr, il ne répondra pas favorablement à une telle demande. Il pourra penser que vous lui faites perdre son temps. Pire, il pourra mettre fin à votre partenariat et se tourner vers d’autres entreprises qu’il estime comme étant plus sérieuses.

Quelles sont les tactiques clés pour bien négocier avec les fournisseurs ?

S avez-vous déjouer les tactiques de négociation des fournisseurs ?

Il existe de nombreuses clés pour bien réussir une négociation avec des fournisseurs : se préparer minutieusement, apprendre toute une panoplie de techniques, être capable de réfléchir vite, communiquer de façon convaincante, etc… La pugnacité est l’une des plus importantes.

En effet, la pugnacité est nécessaire, car les fournisseurs qui maîtrisent parfaitement les techniques de négociation mettent à mal la capacité de résistance des acheteurs.

Voici quelques tactiques de négociation utilisées par les fournisseurs contre lesquelles la pugnacité sera votre meilleur allié !

1. La tactique de la « sourde oreille »

Lorsque vous négociez les termes d’un contrat ou essayez d’obtenir un meilleur tarif, votre fournisseur pourrait faire mine de ne pas vous entendre. C’est particulièrement facile pour les fournisseurs d’agir de cette façon durant une négociation par e-mail (ce qui n’est pas recommandé pour une tractation importante).

2. La diversion

Lorsque vous négociez une baisse de prix, une tactique courante des fournisseurs consiste à détourner votre attention en évoquant une autre problématique commerciale.

Par exemple, un fournisseur pourra dire : « Je ne peux pas discuter du prix avant de connaitre les termes de notre arrangement et, donc, les conditions qui en découleront ».

3. La tactique du report

Lorsque vous essayez d’obtenir une baisse de prix ou de meilleures conditions, vous entendez souvent le fournisseur dire : « Je vous ai accordé le meilleur prix/conditions que je suis autorisé à donner. Je vais devoir vérifier avec la direction si l’on peut faire un geste supplémentaire. »

En laissant entendre qu’il n’y a plus de possibilité de négociation, le fournisseur vous incite à stopper le marchandage, afin de ne plus aborder la question avant la signature du bon de commande ou du contrat.

Les fournisseurs savent que les mauvais acheteurs ne demandent qu’une seule fois de meilleurs tarifs ou de meilleures conditions. Les fournisseurs savent bien qu’ils remporteront le contrat dans la plupart des cas sans céder aux acheteurs. Prouvez que vous êtes un excellent négociateur, soyez persévérant, réclamez à nouveau, autant de fois que nécessaire ! Vous démontrerez ainsi l’importance de ce que vous voulez, et vous aurez plus de chances de l’obtenir.

Deux types de négociations possibles selon le type d’achat

En fonction du type d’achat, il est possible de mener les négociations fournisseurs différemment :

Pour les achats directs

Les achats directs correspondent à l’achat de biens critiques pour votre entreprise. Les enjeux autour de ces acquisitions sont élevés et peuvent représenter un coût élevé. La négociation avec un fournisseur pour un achat direct s’effectue dans la majorité des cas au niveau des économies d’échelle. Vous pouvez négocier un prix unitaire plus faible contre des volumes plus importants. Il est crucial d’entretenir une bonne relation avec les fournisseurs « directs » pour avoir plus de chances d’obtenir des concessions ou des prix préférentiels. 

Pour les achats indirects

Tel le nom l’indique, les achats indirects regroupent les biens ou services qui ne sont pas directement reliés à votre cœur de métier. Ce sont des achats non stratégiques dont le coût est faible. La négociation fournisseur pour ce type d’achat est délicate. Pour un achat spot, il s’agit surtout d’une collaboration d’opportunité. Chaque partie va essayer d’obtenir des marges satisfaisantes. Pour les achats récurrents, il faut entretenir une relation de type diplomatique. Commencez avec des demandes de baisse de tarif très raisonnables et en fonction de l’évolution du partenariat, demandez des concessions de prix supplémentaires.