Dans la phase de négociation, votre but est d’obtenir le meilleur contrat d’achat, un accord correspondant à la meilleure offre du marché sur les différents termes : prix, garantie, délai de livraison, conditions de paiement, etc. … Souvent, un premier fournisseur propose le meilleur prix, un second la meilleure garantie, le troisième les meilleures conditions de paiement etc.
Vous ne devriez jamais aborder une négociation en pensant que vous devrez sacrifier un bon compromis sur un point du contrat pour en obtenir un autre sur l’aspect suivant.
Voici la bonne façon de procéder pour négocier votre contrat d’achat :
1. Synthétisez les réponses obtenues à votre RFP
2. Identifiez le meilleur compromis pour chaque terme et créez le contrat d’achat
Rédigez sur une seule page les meilleurs résultats espérés pour chaque terme comme si un seul fournisseur vous les avait proposés. Ce document correspondra à ce à quoi le contrat d’achat devra ressembler et il représentera les objectifs à atteindre lors de votre négociation.
3. Déterminez quels sacrifices vous pouvez accepter
Parfois, il n’est tout simplement pas possible d’obtenir le contrat d’achat idéal. Vous devez donc prioriser et hiérarchiser les points dont vous avez vraiment besoin, et ce que vous voulez simplement. A titre d’exemple, êtes-vous prêt à accepter une garantie plus courte pour obtenir un meilleur prix ? Pouvez-vous renoncer à cette clause sur les dommages si vous obtenez les modalités de paiement souhaitées ?
4. Négociez avec éthique et confiance
Parce qu’au moins un de vos fournisseur aura proposé la meilleure offre sur au moins un terme, vous pouvez être sûr que le marché peut répondre à vos attentes. Vous pouvez donc aborder le fournisseur correspondant le mieux à vos attentes en restant attentif à ne pas dépasser la limite de l’éthique. Ne déclarez pas que vous souhaitez obtenir telle ou telle condition sous prétexte qu’un fournisseur concurrent est capable de vous l’offrir.
Par contre, si un de vos fournisseurs vous laisse entendre que votre demande n’est pas raisonnable, faites-lui simplement savoir que vous avez la preuve qu’elle l’est !
5. Validez la conformité de votre négociation avec une Checklist
A chaque Round de négociation avec les fournisseurs, nous vous invitons à valider votre négociation à partir des points essentiels de la stratégie de votre entreprise. L’outil ci-joint vous donne un exemple concret de points de validation à respecter avant la finalisation de vos accords.
Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.
Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.