Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
Il modulo d'ordine Excel è uno strumento indispensabile per un'azienda. Questo documento commerciale consiste nella conferma di una vendita con un cliente o di un acquisto presso un fornitore. La creazione di un modulo d'ordine non è obbligatoria. Tuttavia, la sua redazione richiede il monitoraggio di alcuni criteri affinché la sua validità sia efficace.
Occupando posizioni, come manager aziendale, responsabile della produzione, responsabile degli approvvigionamenti o degli acquisti, le tue funzioni richiedono di tanto in tanto di effettuare ordini di beni o servizi. Ti viene quindi richiesto di creare un modulo d'ordine.
Esistono diversi modi per impostare un ordine di acquisto. Uno di questi è il modulo d'ordine Excel. Questo strumento è diventato essenziale per facilitare le attività di interazione con i fornitori.
È l'acquirente che stabilisce un ordine. Questo documento dà espressione concreta alla sua intenzione di acquisto. Fornisce inoltre dettagli sui termini dell'ordine. Poiché la sua istituzione non è obbligatoria, non ha valore contabile.
Possiamo vedere l'esempio diretto delle vendite sul mercato che non richiedono un ordine di acquisto. Basta un accordo verbale sui dettagli dell'acquisto e la vendita può essere conclusa.
Per gli acquisti professionali all'interno dell'azienda, il modulo d'ordine è un documento fondamentale per tracciare le forniture e pianificare e gestire in modo intelligente le risorse. Ecco perché, a differenza di un semplice modulo d'ordine cartaceo, i tecnici sono andati oltre creazione di un modulo d'ordine Excel. È lo stesso ordine di acquisto ma è stato reso dinamico con una funzione di calcolo automatico grazie al suo design realizzato in Microsoft Excel. Viene quindi chiamato anche modulo d'ordine dinamico.
Stabilito su un foglio Excel, il modulo d'ordine Excel è uno strumento facile da usare. È un modulo interattivo che riporta i dettagli dell'ordine di un cliente. Qui sono indicati il prezzo unitario, la quantità di prodotti ordinati, il prezzo totale IVA esclusa, il prezzo IVA inclusa e persino gli sconti. Il prezzo totale dell'ordine verrà quindi ottenuto automaticamente. Consente inoltre di effettuare simulazioni per verificare se il budget assegnato corrisponde all'ordine stabilito.
Anche se non è obbligatorio, l'elaborazione di un ordine ha senso, soprattutto quando si tratta della fornitura di prodotti complessi. Una volta firmato il documento, Modulo d'ordine Excel ha valore legale. Diventa un contratto sinallagmatico. Ciò significa che l'impegno diventa reciproco. Ciascuna parte deve onorare gli obblighi del contratto.
Da un lato, il fornitore deve onorare l'ordine e consegnare la merce in conformità con i termini dell'ordine. D'altra parte, l'acquirente è tenuto a ricevere i prodotti o servizi ordinati e ad effettuare il pagamento.
L'ordine di acquisto o l'ordine di acquisto è regolato da un quadro legale e commerciale molto specifico. Ciò copre tutte le controversie che possono insorgere dopo la vendita in relazione al documento d'ordine tra il fornitore e l'acquirente. Riguarda inoltre le informazioni precontrattuali stabilite dalla legge relative alle caratteristiche dei prodotti offerti in vendita, come la loro descrizione, il prezzo, ecc.
Il suo utilizzo si verifica principalmente nel rapporto acquistatore/venditore durante la vendita o la fornitura di beni. D'altra parte, tieni presente che il preventivo assume la natura di un modulo d'ordine solo quando viene firmato. Quest'ultimo viene utilizzato specificamente per la fornitura di servizi.
È il venditore o la società fornitrice che si occupa di creare un modulo d'ordine interattivo. Lo invia all'acquirente in modo che quest'ultimo possa accertare la conformità della merce consegnata con l'ordine. Successivamente, il fornitore o il venditore emette la fattura. A differenza dell'ordine di acquisto, la fattura è un documento obbligatorio. È di natura legale e contabile e può essere utilizzata come documento giustificativo. La fattura funge da richiesta di pagamento.
Nelle grandi aziende, i segretari di vendita o gli assistenti del reparto vendite gestiscono gli ordini di acquisto. In effetti, la scelta della persona responsabile della gestione di questo compito dipende dalle dimensioni dell'entità.
Con questo documento di acquisto, il cliente si impegna nei confronti del venditore a onorare l'ordine.
L'acquisto è un compito importante in un'azienda. I risparmi realizzati sull'acquisto di un prodotto o servizio sono profitti per l'azienda. Quindi devi sapere come effettuare gli ordini. Gli errori negli ordini possono avere conseguenze importanti. Il software automatizzato per i moduli d'ordine Excel può essere utile solo per il corretto svolgimento delle vendite. Consente di effettuare ordini, tracciarli e creare archivi per transazioni future.
Progettare ogni volta un voucher per un contratto d'ordine può essere stressante, soprattutto se gli acquisti sono frequenti e in grandi quantità.
L'utilizzo di un modulo d'ordine dinamico consente di risparmiare tempo nella preparazione del documento e riduce lo stress. Tieni presente, tuttavia, che la sua creazione richiede una conoscenza approfondita della cartella di lavoro di Excel. Soprattutto, devi padroneggiare le diverse schede.
La scheda «Impostazioni»: dove devi inserire informazioni su di te o dati sui fornitori.
La seconda scheda consente di generare il modulo d'ordine Excel selezionando il fornitore, quindi definendo il numero dell'ordine, il termine di pagamento e la data di consegna. Qui puoi inserire i dettagli del tuo ordine (descrizione, quantità e prezzo).
L'ultima scheda consente di visualizzare il modulo d'ordine una volta inserite e selezionate tutte le informazioni. Non resta che controllarlo, correggerlo, stamparlo o inviarlo convertendolo in formato pdf al fornitore.
Puoi creare un modulo d'ordine interattivo direttamente online grazie ai molteplici modelli offerti. Possiamo anche crearlo su Word o Excel. Quando gli ordini di acquisto da redigere sono numerosi, è preferibile utilizzare un software gestionale commerciale, poiché la stesura di questi documenti può richiedere molto tempo. Il software commerciale fornisce molteplici moduli facilmente personalizzabili in base alle esigenze aziendali.
Ovviamente, questi software sono disponibili in versioni a pagamento e gratuite. Le funzionalità offerte da questi strumenti sono state progettate per facilitare i manager grazie alla loro semplicità e manovrabilità. Scegli un software riconosciuto le cui funzionalità siano conformi alla legislazione vigente. L'uso di questo software o di un foglio di calcolo Excel può migliorare la gestione e la gestione delle attività della tua azienda.
Ecco un esempio di modulo d'ordine offerto da BME:
Informazioni legali relative all'azienda:
Le condizioni generali di vendita CGV appaiono normalmente sul retro dell'ordine di acquisto. Il cliente deve accettare queste condizioni firmando il documento. La firma si trova in fondo al documento e può essere accompagnata da una casella di controllo che conferma la conoscenza e l'accettazione delle condizioni generali di vendita. Ciò rafforza la sicurezza delle clausole contrattuali in caso di controversie.
Le sanzioni che le aziende possono incorrere per la mancata visualizzazione delle note legali possono ammontare a più di 750€.
L'acquirente ha il diritto di annullare l'acquisto dopo il pagamento. Questo è il periodo di recesso previsto dalla legge in vigore e che il venditore deve rispettare. Per nessun motivo, se il periodo di recesso viene rispettato secondo le formalità, il cliente può annullare l'acquisto e il venditore è tenuto a rimborsarlo. Secondo il codice del consumo di cui all'articolo L.221-18 della legge Hamon, tale periodo di recesso è fissato a 14 giorni. Questo periodo inizia con la firma del contratto per i servizi e con la consegna dei prodotti. Questo periodo può essere esteso a un periodo di 12 mesi nel caso in cui il fornitore non abbia informato il cliente di tale diritto. Il cliente può esercitare il diritto di recesso senza attendere la consegna.
All'inizio delle loro attività, le aziende sono spesso riluttanti a utilizzare un processo di gestione. Preferiscono attenersi all'approccio tradizionale alla creazione dell'ordine di acquisto. Nel tempo, man mano che l'approvvigionamento diventa più complesso e le tempistiche si accorciano, l'approccio tradizionale diventa inefficace. La ricerca di una soluzione innovativa sta diventando un'esigenza ricorrente. I rischi di contestazione sono in aumento. Per sviluppare il suo mercato, è necessario fare un passo avanti verso la professionalità. Creare valore e soddisfare i clienti su tutti i punti stanno diventando priorità di fronte a una forte concorrenza che non lascia spazio a manager indecisi.
Il modulo d'ordine Excel fornisce una dashboard degli ordini. Il responsabile degli acquisti può avere una visione reale dei costi generati dall'ordine, della situazione del flusso di cassa, dello stato delle scorte attuali e degli ordini previsti da effettuare in futuro. Inoltre, semplifica la fatturazione. Avete anche una panoramica dell'affidabilità dei vostri fornitori e della loro disponibilità a rispettare il loro impegno.
I dettagli del tuo acquisto sono elencati nell'ordine di acquisto. Durante una transazione che presenta un'anomalia o una non conformità con l'ordine, puoi quindi giustificare i dettagli dell'ordine con questo documento. Il fornitore non potrà negare l'ordine e farà di tutto per onorare l'impegno stipulato nell'ordine. Quest'ultimo fungerà quindi da documento giustificativo che ti aiuterà in caso di controversie con un fornitore. Il documento deve essere firmato affinché il suo valore legale sia convalidato.
I revisori avranno facilmente un indizio da seguire in presenza di ordini di acquisto. Consente il raggruppamento di documenti di trasporto e fatture. Consentono di riportare in modo più chiaro le transazioni di acquisto effettuate dall'azienda durante l'esercizio contabile. Senza questi documenti degli ordini di acquisto, è molto facile perdersi cercando le fatture e registrando le transazioni per redigere i bilanci dell'azienda.
La consegna verrà accelerata una volta che il fornitore riceverà l'ordine che hai compilato. Il processo di acquisto diventa più semplice quando le informazioni sono ben strutturate e archiviate in un unico posto. Puoi evitare spiacevoli sorprese dell'ultimo minuto.
È possibile creare il modulo d'ordine online. Il fornitore avrà il compito di completare l'ordine di acquisto online e trasferirlo all'acquirente. Quest'ultimo può firmarlo utilizzando una firma elettronica utilizzando un software riconosciuto e sicuro. Ciò è stato efficace durante le crisi pandemiche in tutto il mondo. D'altra parte, è importante scegliere con cura la piattaforma da utilizzare per compilare il BDC online. Scegli siti sicuri. Se necessario, leggi le recensioni su Internet sulla piattaforma in questione.
La quotazione non è in alcun modo vincolante per entrambe le parti. È un documento di proposta di prezzo. Il suo ruolo è comunicare all'acquirente i dettagli della transazione menzionando le caratteristiche del prodotto o servizio e i prezzi. Per questo motivo, l'acquirente deve raccogliere diverse offerte da diversi fornitori per identificare quella più redditizia per il suo progetto di acquisto.
L'ordine d'ordine, a sua volta, consiste nella convalida delle condizioni di una transazione tra l'attore e il fornitore. Se l'acquirente decide di firmarlo, l'impegno è efficace per entrambe le parti. Il fornitore deve consegnare il prodotto. Da parte sua, l'acquirente deve pagare l'ordine.
Gli ordini d'ordine consistono nella conferma ufficiale delle decisioni di acquisto. Gli acquirenti li inviano ai venditori.
Le conferme d'ordine vengono ricevute dagli acquirenti e inviate dal fornitore a conferma della vendita prima della sua esecuzione.
Qualsiasi acquisto importante in un'azienda che richiede transazioni significative richiede un modulo d'ordine. In questo caso non è consigliabile fare a meno di questo documento. Tuttavia, ci sono casi in cui non è essenziale, soprattutto per gli acquisti regolari che l'azienda effettua su base ricorrente. Possono trattarsi di transazioni relative ai pagamenti dell'elettricità o anche di abbonamenti mensili legati al corretto funzionamento dell'elettricità. Dovresti anche sapere che devi essere a conoscenza del costo dell'acquisto anche prima di completare il modulo d'ordine. Altrimenti, l'acquisizione non può essere effettuata tramite questo documento.
Un preventivo è un documento scambiato tra un'azienda o un fornitore di servizi e il suo cliente. È utile affinché quest'ultimo possa avere una stima del costo del servizio di cui ha bisogno. D'altra parte, un modulo d'ordine viene piuttosto utilizzato nel contesto di una vendita di beni tra professionisti. La quotazione non impegna in alcun modo il cliente ad accettare il costo stimato. La maggior parte dei fornitori di servizi fornisce un preventivo gratuito, sebbene questo documento non richieda in alcun modo al cliente di impegnarsi.
Se il fornitore emette il modulo d'ordine, non è obbligato a firmarlo. Se invece questa azione viene eseguita dal cliente, il fornitore deve firmarla per confermare che l'ordine è stato ricevuto e che accetta tutte le condizioni. Tieni presente che qualsiasi modulo d'ordine firmato diventa un contratto. Entrambe le parti devono quindi rispettarlo.
Il modulo d'ordine è un documento essenziale per completare con successo il processo di acquisto all'interno di un'azienda. Esternalizzando i tuoi acquisti di Classe C a BME, non dovrai più occuparti di tutto ciò. Ci occupiamo di tutte le procedure amministrative, tra cui Progettazione del modulo d'ordine in Excel e affidandolo al fornitore per liberarti da questo compito. Il risparmio di tempo generato dalla decisione di esternalizzare i vostri acquisti «selvaggi» vi permetterà anche di risparmiare in termini finanziari. Iniziate subito. Ricevi e completa il tuo modulo d'ordine Excel con BME Consulting.
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