Jeremy Ferrer
Webinar :
Afterwork Achats d'Antananarivo
Jeudi 05 Décembre à 17h
En matière de gestion des fournisseurs, les situations de travail avec un fournisseur unique (situation mono-source avec un seul fournisseur pour répondre à un des besoins de l’entreprise) sont sans doute les plus difficiles à appréhender pour les professionnels des Achats. Pour la plupart d’entre eux, se retrouver face à un fournisseur unique est loin d’être idéal. En effet, si la réduction du nombre de fournisseurs fait partie des principaux objectifs des directions achats pour rationaliser la gestion des commandes fournisseurs, le sourcing unique n’est généralement pas souhaité. Cette situation expose effectivement l’entreprise à de nombreux risques et rend la gestion de la relation client fournisseur relativement complexe. Dans cet article, découvrez comment réussir à bien travailler avec un fournisseur unique. Quels sont les risques liés à une telle situation ?
Avant d’analyser comment mieux faire face aux situations avec un fournisseur unique, il convient de distinguer deux types de fournisseur unique :
Bien que les choix soient multiples, il peut arriver que la fonction Achats décide de sous-traiter avec un seul fournisseur pour une catégorie de produits ou services donnée. C’est souvent le cas avec les partenariats à long terme. Nombreuses en sont les raisons. Nous les développerons un peu plus bas.
Dans la gestion des relations client fournisseur, la fonction Achats peut aussi être confrontée à la situation de fournisseur unique en situation de monopole. Cela signifie qu’il est la seule source pour le produit ou service demandé pour l’entreprise. La gestion d’un fournisseur en position de monopole est relativement compliquée pour les acheteurs.
S’il y a bien une situation que les acheteurs appréhendent, c’est de négocier avec un fournisseur unique. L’un des risques majeurs auxquels les acheteurs sont exposés avec ce genre de situation est la non-possibilité d’utiliser un levier considérable : la mise en concurrence. Sans ce levier, il est difficile de pousser le fournisseur à revoir ses prix, à accepter les garanties de performances ou à trouver une issue à une situation de blocage. Voyant le rapport de force pencher en leur faveur, les fournisseurs uniques sont souvent peu flexibles aux différentes négociations : conditions de prix, de livraison, de qualité, etc. La gestion d’une relation client fournisseur de ce genre requiert donc à la fonction Achats d’être suffisamment armée pour mener à bien les négociations.
Par ailleurs, une situation de fournisseur unique peut aussi devenir critique pour la fonction Achats, et donc pour l’entreprise, lorsqu’elle entrave partiellement ou complètement la chaîne d’approvisionnement ou supply chain. Si ledit fournisseur rencontre un souci majeur, tel qu’une grève, des pénuries ou une autre situation d’urgence, ce n’est pas seulement sa production qui va être mise en pause. L’activité de l’entreprise qui se fournit auprès de lui va aussi être impactée. Une stratégie de gestion des fournisseurs dual-sourcing aurait permis d’éviter cela. En cas de souci avec l’un des fournisseurs, l’entreprise pourra toujours s’approvisionner auprès des autres.
Voici trois idées pour faire face aux situations avec un fournisseur unique dans la gestion des relations fournisseurs :
Bien que les démarches liées au processus d’achat partent de la direction des Achats, il faut se rappeler que cette dernière n’est pas le bénéficiaire de ce qu’elle achète, mais l’entreprise. Il convient donc de conscientiser la direction sur les risques potentiels d’une relation fournisseur unique. En effet, ce mode d’approvisionnement n’est jamais sans risque. Il peut pénaliser l’ensemble de l’entreprise, surtout si le produit à acheter est critique pour son activité.
En parallèle, les collaborateurs doivent aussi être informés de la situation, c’est-à-dire des risques et conséquences du mono-sourcing : hausse du prix, retard de livraison, baisse de la qualité de service, pénurie…
En ce faisant, le responsable des achats pourra justifier l’impact d’une relation fournisseur unique sur les performances de l’entreprise. En comprenant que la problématique n’est pas strictement liée à la fonction achats, la hiérarchie sera également plus encline à intervenir pour proposer des solutions.
Il s’agit de se demander si le fournisseur est vraiment le seul à pouvoir fournir le produit ou service demandé sur le marché. En effet, certaines entreprises, surtout dans le cas d’un mono-sourcing imposé par une situation de monopole, peuvent penser qu’un fournisseur est le seul à proposer un produit ou service, non pas parce que c’est la réalité, mais parce qu’elles n’ont pas fait correctement leur sourcing de départ. Elles ignorent donc que leur demande peut aussi être satisfaite par d’autres fournisseurs. C’est une erreur courante que les services des achats font en matière de gestion des relations avec les fournisseurs.
Il peut aussi s’agir d’un sourcing obsolète. Au début, le fournisseur était vraiment le seul à proposer le produit/service. Mais, ce n’est plus le cas après.
Dans tous les cas, il convient de mettre à jour le sourcing du marché afin de chercher toutes les entreprises susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise. Le recours à une solution de digitalisation des achats, tel qu’un logiciel de gestion des commandes des fournisseurs comme Sourcing Force ou l’externalisation des achats, permet d’éviter ce problème et d’avoir un sourcing mis à jour de manière régulière.
Si l’exclusivité du fournisseur est légitime, il reste néanmoins quelques possibilités d’y remédier, comme le fait de revoir les besoins en termes de produits. Cela peut consister à modifier certains aspects du produit de sorte à ne plus dépendre d’un seul fournisseur. Cette étape passe par la révision du cahier des charges. L’inconvénient de cette opération est qu’elle est coûteuse et chronophage. Néanmoins, les avantages peuvent être significatifs, comme les économies sur les coûts du produit et de la gestion de la relation fournisseur et l’élimination des risques liés à la situation de mono-sourcing.
Au lieu de devoir agir en aval, en modifiant les aspects du produit, il est aussi possible d’agir en amont. Cela consiste à influencer le besoin. En ce faisant, le service des achats deviendra un acteur à part entière de la création même du produit. Il pourra être impliqué suffisamment tôt dans la définition des besoins. En connaissant les risques liés à une relation fournisseur mono-sourcing, il pourra réagir à temps et réorienter les besoins.
La digitalisation et l'automatisation sont devenues indispensables pour centraliser et simplifier grâce à un fournisseur unique. Ces outils technologiques facilitent la gestion des fournisseurs stratégiques, simplifient les processus d'achat et garantissent une efficacité optimale. Découvrons ensemble comment ces tendances transforment notre manière de travailler au quotidien, en optimisant notre chaîne d'approvisionnement de manière stratégique.
Face aux défis modernes, les entreprises cherchent à réduire les coûts et à optimiser leurs opérations grâce à la technologie. En intégrant des plateformes de gestion numérique, elles peuvent coordonner efficacement leurs activités avec un fournisseur unique. L'intelligence artificielle (IA) et la blockchain font partie des technologies clés qui apportent sécurité et transparence à l'ensemble du processus d'achat.
Les entreprises bénéficient ainsi d'une meilleure vision de la chaîne d'approvisionnement, minimisant les erreurs et maximisant la productivité. Que ce soit à travers l'IA pour prévoir les commandes futures ou la blockchain pour sécuriser les transactions, ces outils deviennent indispensables pour garantir une gestion fluide et fiable.
La sécurité des données est cruciale dans les relations avec des fournisseurs uniques. L'IA permet de détecter rapidement des anomalies potentielles dans les transactions, assurant une protection continue des informations sensibles. De plus, l'utilisation de la blockchain garantit l'intégrité des données et leur traçabilité, transformant ainsi la gestion sécuritaire des réserves de l'entreprise.
En rationalisant la communication avec le fournisseur unique, vous pouvez réduire les risques liés aux cyberattaques et garantir la conformité aux normes de sécurité. Ainsi, ces technologies renforcent la confiance entre partenaires et créent une base solide pour toute collaboration future.
L'automatisation des processus d'achat rend les interactions avec un fournisseur unique plus efficaces. En éliminant les tâches administratives répétitives, les entreprises peuvent se concentrer sur ce qui importe vraiment : la stratégie et la recherche de valeur. Imaginez réduire le temps de traitement des commandes tout en améliorant la précision – c'est ce que l'automatisation peut vous offrir.
Le recours à un fournisseur unique permet de simplifier les opérations logistiques et de bénéficier de prix compétitifs. De plus, en centralisant les achats, les entreprises diminuent les frais généraux et optimisent leur chaîne d'approvisionnement.
En conclusion, adopter un fournisseur unique avec des outils technologiques comme l'IA et la blockchain peut transformer votre processus d'achat en le rendant plus sûr et efficace. Vous voulez en discuter davantage ? N'hésitez pas à partager vos réflexions et vos expériences !
Quand on parle de sécurité des données, il est crucial de prendre en compte le rôle d'un fournisseur unique. En centralisant vos approvisionnements auprès d'un partenaire unique, vous réduisez les risques liés à la gestion d'informations sensibles. Mais comment un fournisseur unique peut-il vraiment sécuriser vos données et diminuer les cyberrisques ?
En choisissant de collaborer avec un fournisseur unique, les entreprises bénéficient de plusieurs avantages significatifs en matière de sécurité :
Pour renforcer la sécurité de vos informations stratégiques, quelques stratégies sont essentielles lorsque vous travaillez avec un fournisseur unique :
Adopter un fournisseur unique spécialisé dans la protection des données peut ainsi considérablement renforcer la sécurité de votre entreprise contre les cybermenaces. Bien que cela demande une attention particulière aux risques de dépendance, les bénéfices en termes de sécurité sont indéniables. Qu'en pensez-vous ? Cette approche pourrait-elle convenir à votre stratégie sécuritaire ?
Même si la gestion des fournisseurs uniques peut poser des problèmes aux services des achats, il y a tout de même un moyen de tirer profit de cette situation :
Il existe toujours des motifs sous-jacents poussant un fournisseur à signer un contrat ou non. Par exemple, à l’approche de la fin de l’année d’exercice, la non-atteinte des objectifs l’incite souvent à conclure des contrats. Pour optimiser vos chances d’en faire partie, vous pouvez vous renseigner sur les conditions auxquelles il doit le faire. Si vous parvenez à les découvrir, vous aurez plus de marge de manœuvre durant les négociations.
Quand un vendeur comprend qu’il a le statut de fournisseur unique, il peut devenir insensible aux négociations, surtout en matière de prix. Par contre, il peut accorder des petits avantages qui peuvent vous apporter de la valeur. C’est le cas d’une formation incluse dans le pack ou encore des garanties ou services supplémentaires offerts.
On est toujours curieux et motivé quand une récompense est en jeu. La gestion des relations clients fournisseurs n’échappe pas à la règle. La mise en place d’un système de bonus/malus peut inciter un fournisseur, aussi puissant et unique soit-il, à revoir ses conditions pour bénéficier d’une récompense. La difficulté de cette stratégie de gestion fournisseur unique réside dans le fait de trouver un scénario motivant pour le fournisseur et avantageux pour l’entreprise.
L’un des inconvénients majeurs de collaborer avec un fournisseur unique est de devoir mener des négociations en permanence tout en subissant des hausses de prix régulières, généralement irrationnelles. Cela peut fausser la politique de gestion des fournisseurs et les prévisions faites. Vous pouvez y remédier en convenant ensemble d’un mécanisme qui régira les hausses de prix. Celui-ci se basera sur des indices ou des données de prix qui sont acceptés de manière universelle.
Rien n’est plus frustrant pour un acheteur que de se retrouver en position de faiblesse face à un fournisseur unique. Néanmoins, il existe des possibilités de mieux négocier avec lui, comme le fait de présenter un seul front devant lui. Cela passe une étroite collaboration avec les clients internes ainsi que la direction pour unir la voix devant le fournisseur unique.
Face à une situation de mono-sourcing, l’un des moyens de mieux gérer la relation fournisseur est d’ouvrir le marché à d’autres candidats. Cela doit passer par la re-conception du produit. Une modification des caractéristiques du produit final peut suffire à éviter une situation de monopolisation par un fournisseur. En sachant qu’il n’est plus unique et que vous pouvez vous tourner vers un autre fournisseur à tout moment, il sera plus enclin à accepter ou reconsidérer vos demanders.
Pour optimiser vos chances d’obtenir gain de cause auprès d’un fournisseur unique, vous devez également identifier les intérêts de chaque partie concernée (vous et le fournisseur unique). Relevez les différents points qui apportent de la valeur à chacune et menez les actions de négociations en tenant compte de ces éléments.
Cette étape nécessite aussi de déterminer les conséquences ou les impacts d’un non-accord pour le fournisseur. Vous pouvez vous en servir pour appuyer vos arguments.
Même s’il est risqué pour une entreprise de gérer une relation fournisseur unique, force est de constater que cette situation n’est pas toujours désavantageuse. Elle peut aussi avoir son lot d’avantages :
En conclusion, le mono-sourcing est un problème que tous les services des achats doivent résoudre. Malgré quelques avantages, cette situation fait encourir de nombreux risques à l’entreprise, surtout si les produits commandés auprès du fournisseur unique sont critiques pour son activité. Nous retenons néanmoins qu’il existe quelques possibilités d’y remédier, notamment par la révision de la politique de gestion des fournisseurs, dont la mise à jour du sourcing marché.
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