Différences entre économies réelles et potentielles

Souvent, les économies réelles sont moins importantes que les économies potentielles estimées dans les analyses. Cet « écart » représente une menace pour la crédibilité des achats qui ne sont pas capables d’atteindre toutes les économies possibles.

Les écarts se produisent généralement quand le service achats établit un contrat à l’échelle de l’entreprise ou du Groupe, mais que de nombreux utilisateurs au sein de l’organisation continuent d’acheter à d’autres fournisseurs.

Pourquoi ces écarts ? Olivier AUDINO Président du cabinet de conseil Buy Made Easy y voit quatre raisons principales : «la communication, les inconvénients, la peur de l’inconnu, et le manque de confiance. »

Quelques stratégies pour atténuer ces «écarts» :

1. Surveiller les dépenses afin d’identifier les écarts.

Avoir de la visibilité est essentiel pour comprendre quand et où l’écart se produit. De ce fait, il sera nécessaire d’avoir un outil pour suivre les dépenses. Ainsi, dans le cas où un écart se produit, vous serez plus vite en mesure de prendre des mesures correctives en conséquence.

D’autre techniques pour faire des économies ?

2. Ne pas hésiter à communiquer dans la presse spécialisée sur vos résultats et vos actions en cours.

Lors de vos échanges avec « la Lettre des Achats » ou « Décision Achats », il est alors intéressant de faire participer vos clients internes. Ce type d’échange donne du crédit à vos prescripteurs, construit l’esprit d’équipe, et responsabilise les collaborateurs. Comment, après cette publication, revenir sur un engagement d’économies lorsque le PDG a reçu votre publication ?

3. Impliquer les parties prenantes dans le processus achats :
dès la RFI, mais aussi pour la RFQ et l’appel d’offres. Un moyen facile de le faire est de faire participer vos clients internes à la notation des enquêtes de fournisseurs. Mais il est aussi possible de les inviter à participer à l’analyse de la demande de propositions ou aux réponses de RFQ, ou encore les inviter à participer à une négociation ou à une enchère. Il n’y a rien qui soit plus motivant pour les prescripteurs que de participer à un événement d’appel d’offres en direct.

L’implication des parties prenantes est fondamentale.

Pour obtenir une adéquation entre le nouveau contrat et la réalisation du potentiel d’économie, votre nouveau fournisseur ne doit pas être perçu par vos clients internes comme un «fournisseur achats».

Il doit être considéré comme « le fournisseur de l’organisation », celui que l’entreprise a choisi collectivement.

Si la perception « fournisseur achats » existe – surtout si vous avez évincé un fournisseur historique et populaire – vos prescripteurs peuvent exploiter toutes les raisons qu’ils souhaitent pour prouver que le choix du nouveau fournisseur était une mauvaise décision.

Dans de nombreuses situations, les intervenants ont le pouvoir de vous aider ou de vous empêcher d’atteindre vos objectifs d’économies. Il est donc important de travailler de concert avec eux.

Évaluer la Maturité d’une Direction des Achats en 2022