Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
A l’ère du numérique, les entreprises doivent chercher à améliorer leur efficacité, leur rapidité et leur agilité pour réussir. L’un des moyens d’y arriver est d’opérer la transformation digitale, surtout de leur fonction achats. E-achat, e-procurement, e-sourcing… voilà autant d’appellations pour désigner la digitalisation des achats. Face à un contexte économique instable et à des objectifs de performance toujours plus élevés, les directions achats sont contraintes de déployer les solutions digitales pour mieux résister. Cette solution est devenue un véritable facteur de succès pour les entreprises. Or, son taux d’application reste encore faible de nos jours. D’où la question : e achat et technologie : sont-ils des amis ou des ennemis ?
Tout comme les autres termes qui commencent par le préfixe « e » pour « electronic », l’e-achat désigne la dématérialisation du processus d’achat. C’est un processus qui permet de centraliser, fluidifier et automatiser les achats et approvisionnements en utilisant des solutions digitales. L’e achat, aussi appelé e-procurement ou e-sourcing, s’opère depuis la sélection des fournisseurs et des produits grâce à des catalogues en ligne ou électroniques jusqu’à la stratégie d’achat, en passant par la passation de la commande en ligne (e-ordering), la facturation électronique (e-facturation) et le paiement en ligne.
Bien que les termes e-achat, e-procurement et e-sourcing soient souvent utilisés pour désigner la même chose, des précisions doivent être faites. L’e achat consiste à utiliser les technologies au processus d’achat en lui-même (e-sourcing) et au processus d’approvisionnement (e-procurement).
L’e-sourcing consiste à utiliser des solutions digitales pour prendre en charge toutes les étapes du processus achats traditionnel. Enfin, l’e-procurement consiste à automatiser la gestion des approvisionnements. Il est à noter que cette solution est uniquement adaptée aux achats en entreprise ou B2B. Elle ne concerne pas les achats personnels (B2C).
A la différence de l’e-commerce, l’e-achat utilise un système fermé et sécurisé. Seuls les utilisateurs enregistrés peuvent y accéder. Cela inclut les fournisseurs, les acheteurs, les directions et les clients internes.
Depuis 15 ans, la technologie appliquée aux achats est le terrain de jeu de Bernard Malataverne. Son jugement est sans appel : la techno métier est dépassée, alors même que son taux d’adoption est faible.
Malataverne renchérit en citant l’étude du Project Management Institute (02.2015) selon laquelle les projets informatiques moyens dépassent leur budget de 45%, prennent 7% de temps en plus et offrent 56% de valeur de moins que les attentes placées en eux. Et cela depuis des années.
Les bloggeurs d’influence, les analystes, les très sérieux chercheurs du Aberdeen Group ou du Hackett Group, bref tout le marché, a besoin d’outils d’e-Sourcing ou e-achats performants. Ils sont convaincus des bénéfices que peuvent générer de tels outils … s’ils sont bien utilisés.
Les chiffres parlent d’eux-mêmes : Malataverne cite l’étude CPO de 2016 « How the Best-in-Class Leverage eSourcing for Superior Performance » selon laquelle
« Les équipes e-achats dotées d’outils fiables permettent entre autres des économies sur leurs projets e-sourcing en moyenne de 7% plus élevés que la concurrence ».
Malgré tout, l’utilisation d’outils e-Achats – lorsqu’il y en existe dans l’entreprise – stagne. Alors, se lamente Malataverne, « pourquoi les acheteurs – qui auraient tout intérêt à se servir d’un tel outil, ne le font pas ? » Son opinion : la résistance psychologique au changement, tout simplement !
La transformation numérique est une opportunité pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activités ou leur taille. Contrairement à ce que beaucoup croient, le déploiement des solutions digitales pour performer les différentes fonctions au sein de l’entreprise, y compris la fonction achats, n’est pas seulement réservé aux grandes firmes internationales. Même les PME et TPE pourront tout à fait les adopter et profiter de tous les avantages de l’e-achat.
Ce qui se passe aujourd’hui, c’est que beaucoup d’entreprises ou organisations refusent encore de se lancer. On recense aujourd’hui 4 principaux freins à la transformation digitale de l’entreprise :
Une étude réalisée par Bpifrance auprès de 1800 PME et ETI en France a permis de savoir que la complexité du sujet est le principal frein à l’adoption des technologies, dont l’e-achat. L’intelligence artificielle, le big data et tout le reste sont des sujets complexes, et encore relativement méconnus du grand public. De plus, c’est un domaine en perpétuelle évolution. Il faut savoir que la digitalisation n’est pas une fin en soi. C’est un mouvement, un état d’esprit qui évolue. De nombreuses opportunités restent encore à venir, et à découvrir. Elles pourront apporter énormément à la fonction achats. L’un des moyens de contourner ce frein est de se faire accompagner par un professionnel, à l’instar de BME Consulting, pour entamer de manière sûre et sereine cette transformation digitale de la fonction achats, ou e-achats.
D’après l’étude de Bpifrance, un tiers des dirigeants interrogés pense que le manque de compétences en interne peut aussi freiner la transformation numérique des entreprises, quelle que soit leur taille.
Qu’il s’agisse de dématérialiser le processus achats grâce aux outils et logiciels d’e-sourcing, comme Sourcing Force, d’automatiser la gestion des achats par le biais de l’intelligence artificielle, de répondre aux nouveaux défis commerciaux grâce à une communication omnicanale ou d’analyser les données avec le big data, tout cela requiert un certain niveau de compétences. Certes, les entreprises voient en le numérique une occasion de se métamorphoser et de croître, mais déployer ces outils technologiques n’est pas suffisant. Il faut aussi penser à leur développement. D’où la nécessité d’accompagner le personnel interne et de le former au processus.
Ce facteur est souligné par 28% des dirigeants d’entreprises interrogés par Bpifrance comme étant l’un des freins à la transition numérique, et donc à l’adoption de l’e-achat. Que ce soit pour introduire ces outils technologiques dans l’entreprise ou pour se faire accompagner et se former, la transformation digitale engendre un coût. Aujourd’hui encore, ce dernier est relativement élevé. D’autant plus que certaines entreprises, par méconnaissance de ces nouveaux outils ou à cause d’une mauvaise identification de leurs besoins, se précipitent sur des solutions digitales qui sont souvent très onéreuses et pourtant inadaptées.
D’autres entreprises sont tout simplement réticentes à l’idée d’entamer la digitalisation à cause des coûts élevés que cela implique (achats de nouveaux outils, formation du personnel, recrutement…).
Voilà une autre raison qui peut freiner les entreprises à l’adoption de la digitalisation selon 28% des personnes interrogées. En effet, quand on parle de transformation digitale, il n’est pas seulement question d’injecter de nouveaux outils ou solutions numériques dans l’entreprise. Cela implique vraiment d’embarquer l’ensemble de l’entreprise, y compris ses fournisseurs, dans une nouvelle manière de travailler et de créer de la valeur. C’est une véritable métamorphose que certaines entreprises ne sont pas encore prêtes de vivre pour toutes sortes de raisons.
Parmi les facteurs de résistance au changement au sein des entreprises, on peut citer :
Changer est un défi. Le fait d’avancer dans une direction inconnue est une source importante de stress. Et il est bien logique d’y résister. Cependant, le changement n’est pas impossible. Il faut juste comprendre que la conduite du changement est une étape incontournable pour réussir un projet de déploiement de l’e-achat. Celle-ci doit se faire de manière progressive. Il convient d’établir un plan de déploiement et d’adoption de l’outil SI achats.
Dans un premier temps, il convient de faire accepter et adopter le changement par tous les acteurs concernés. Cela requiert une implication de la direction ou du top management. C’est celui-ci qui doit initier la manœuvre et la partager auprès de tout le personnel.
Le déploiement d’un outil e-achat, comme Sourcing Force, doit être confié à une équipe projet. Son rôle est d’informer, de former et d’impliquer tous les acteurs concernés au processus, à commencer par les acheteurs eux-mêmes, la direction, mais aussi les fournisseurs. Etant donné que ces derniers seront amenés à utiliser certaines fonctionnalités de l’outil, ils doivent être préparés et initiés au processus.
Enfin, une bonne communication est essentielle pour réussir un projet de transformation digitale des achats. Un tableau de bord doit être créé avec tous les indicateurs nécessaires pour permettre à tout le monde de suivre l’évolution du déploiement du logiciel et des résultats obtenus. Des réunions doivent aussi être organisées, ainsi que des débriefs après l’utilisation de certaines fonctionnalités, pour clarifier tous les points qui semblent flous. De nombreux autres outils de communication existent pour instaurer la transformation digitale, dont les formations annuelles ou semestrielles, les compte-rendu, les newsletters, etc. A chaque organisation de trouver le moyen de communication qui lui convient le mieux !
Le recours à l’e-achat, ou aux outils technologiques appliqués aux achats, apporte de nombreux avantages aux directions des achats :
Jusqu’ici, les outils de gestion et d’analyse des coûts utilisés par les fonctions Achats ont des fonctionnalités limitées. L’arrivée des nouvelles technologies, telles que l’intelligence artificielle et le machine learning, améliore grandement les choses. En croisant diverses sources de données, les outils e-achats permettent aux équipes de trouver rapidement des solutions plus efficaces aux problèmes existants, d’améliorer la gestion des dépenses et d’identifier de nouvelles possibilités de réduction des coûts.
Les nouvelles technologies appliquées aux achats et approvisionnements permettent effectivement de structurer la gestion des dépenses et de suivre les flux dans un support centralisé. Non seulement, cela permet de faciliter l’exécution du processus achats, mais aussi d’avoir des informations pertinentes en temps réel pour mieux analyser les dépenses. Grâce à un SI Achats, vous pouvez connaître quels départements commandent le plus de marchandises et savoir s’ils respectent bien leurs budgets.
Autrefois perçue comme une activité essentiellement administrative, qui consiste à faire passer les commandes aux fournisseurs, la fonction achat a aujourd’hui évolué vers un rôle plus stratégique grâce à ses capacités d’analyse plus élevées et à sa force de proposition. L’acheteur est devenu un acteur majeur qui contribue à améliorer la performance de l’entreprise.
Les technologies e-achats offrent aux fonctions achats de formidables opportunités stratégiques. Grâce à une analyse des données en temps réel, elles leurs permettent d’ajuster au mieux leurs décisions et stratégies et d’anticiper l’évolution de celles-ci.
L’e-achat permet également aux équipes achats d’obtenir une meilleure performance opérationnelle. En automatisant les tâches, il leur permet d’être plus efficaces en éliminant les tâches redondantes et chronophages. Grâce à ceci, ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Parmi les opérations qui peuvent être automatisées avec les solutions e achats, on cite le traitement des factures, la validation des demandes d’achats, le suivi des contrats fournisseurs, etc. En réduisant l’intervention humaine dans le processus achats, les logiciels e-achats permettent également de réduire les erreurs qui peuvent être très coûteuses.
L’introduction de la technologie dans la fonction achat et approvisionnement permet de créer un système qui standardise les flux de travail et les procédures. Hormis le fait que les données et les informations soient plus faciles et rapides d’accès, les transactions sont aussi automatisées. Cela permet de s’assurer que les commandes sont passées auprès du bon fournisseur et qu’aucune d’elles n’est effectuée hors contrat.
L’e-achat est ainsi un formidable levier de croissance pour la fonction achats. Grâce à lui, les acheteurs gagnent en agilité et en efficacité. Vous êtes décidé à passer à la digitalisation de votre fonction achats ? Adoptez Sourcing Force, une solution complète de Procure-to-Pay, qui automatise vos processus d’achats.
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