Quel intérêt à choisir l’externalisation des achats dans la Santé ?

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Les exigences réglementaires accrues dans le domaine de la santé ont un impact considérable sur le coût des médicaments, des équipements et de la R&D. Dans ce contexte hyper concurrentiel, une rationalisation des Achats, par l’adoption de l’eAchat ou de l’externalisation des achats, est devenue incontournable pour les établissements de santé. Entre obligation de réduire les coûts et nécessité d’assurer la continuité des soins, l’enjeu majeur pour l’acheteur santé réside dans l’optimisation de l’efficacité de la fonction achats. L’externalisation des achats, comme ceux de classe C, figure aujourd’hui parmi les moyens les plus efficaces d’y arriver. Avant d’envisager cette solution, il est nécessaire de comprendre en quoi consiste cette pratique, comment et pourquoi externaliser ?

Les spécificités de la fonction achats dans le milieu de la santé

La fonction achats est une fonction indispensable au sein d’une organisation, et ce quel que soit son secteur d’activités. Elle est d’autant plus importante dans le domaine de la santé au vu des spécificités relatives au secteur et aux règlementations en vigueur. 

L’une des spécificités de la fonction achats santé est l’obligation d’assurer la continuité des soins. En plus de devoir mettre en place des solutions d’optimisation financière et de gestion des ressources, l’acheteur santé doit aussi penser à prioriser la qualité et la continuité des soins offerts aux patients. A cela s’ajoutent les contraintes du secteur santé, comme la nécessité d’assurer des approvisionnements réguliers et de qualité, la conformité à des règlementations strictes, les coûts croissants de la R&D et la réduction des coûts. Tout cela peut rendre difficile la gestion des achats dans le domaine de la santé. 

De plus, il ne faut pas oublier que les services achats dans le milieu hospitalier doivent gérer une très grande variété d’achats et de services qui sont régis par le code de la commande publique. Parmi eux, on peut citer les produits pharmaceutiques, les produits d’hygiène, les produits de maintenance des équipements, les produits de consommation courante, les produits de restauration, les produits de blanchisserie, etc. Ainsi, le nombre de références peut être conséquent. Ceci rend la gestion des fournisseurs relativement complexe. L’optimisation des achats, par l’externalisation des achats hors production et stratégiques et la digitalisation, est un moyen efficace de résoudre cette problématique. 

Notons que les achats en milieu hospitalier représentent 25 milliards de dépenses par an, soit le deuxième poste de dépenses après la masse salariale. La maîtrise de ces coûts est donc essentielle. 

De plus en plus d’établissements de santé se demandent aujourd’hui si les méthodes de rationnalisation des achats utilisées par l’industrie, dont la digitalisation et l’externalisation des achats, ne pourraient pas s’appliquer au milieu de la santé pour leur permettre d’optimiser leurs dépenses. Bien que la tendance reste timide, certains établissements ont déjà commencé à les adopter.

L’eAchat et l’externalisation des Achats sont-ils possibles dans la Pharma ?

Optimiser la gestion des achats et l’approvisionnement représente un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises américaines et européennes. L’industrie de la santé n’y échappe pas, en dépit d’années de croissance et de rentabilité.

Laboratoires pharmaceutiques, hôpitaux et industriels de la santé sont désormais soumis à une concurrence féroce. Plus que jamais, ces organismes ont besoin de contrôler leurs dépenses au plus près et d’améliorer l’efficacité de leurs processus.

Comment l’acheteur peut-il dégager du temps pour se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? L’externalisation des achats : le bon réflexe pour les Acheteurs Santé !

Croissance réduite, pression accrue sur les prix et concurrence internationale féroce sont autant de raisons qui amènent l’industrie de la Santé à revoir sa stratégies Achats et Sourcing.

Trois grandes tendances expliquent la démarche vers l’optimisation des achats par le biais de l’e-achat ou de l’externalisation des achats classe C:

• La simplification des modèles opérationnels
• L’intégration de nouveaux modèles d’affaires
• L’amélioration de la collaboration interne

Le recours à des ressources externes pour une partie des approvisionnements ou des Achats Spots (ou Achats de classe C) est une réelle opportunité pour les Laboratoires Pharmaceutiques et les Industriels de la Santé qui n’hésitent plus à investir dans cette direction.

Votre entreprise risque effectivement d’être confrontée à une problématique d’optimisation des Achats Spots dans un futur proche, car cette tendance est au cœur des stratégies en cours de déploiement dans toutes les entreprises du domaine de la Santé.

Mais d’abord, c’est quoi externaliser ses achats stratégiques ou non stratégiques ?

Externalisation des achats : définition

L’externalisation des achats, aussi appelée « outsourcing en anglais », est l’opération qui consiste pour un établissement de santé à confier à un tiers pendant une période donnée la gestion de sa politique d’achat. En fonction du contrat, le prestataire externe peut prendre en charge la totalité ou une partie du processus d’achat de l’établissement. Ce dernier peut lui confier uniquement les achats non stratégiques ou de classe C. On parle aussi d’externalisation des achats de classe C. 

Mais, l’établissement peut aussi décider d’opter pour une externalisation complète de sa politique d’achat. Dans ce cas, le prestataire prend également en charge la gestion des achats stratégiques de production (classe A) et des achats récurrents non stratégiques (classe B).

L’externalisation des achats est un moyen pour l’établissement de santé de gagner en compétitivité et de pouvoir se concentrer sur son cœur d’activité. Il s’agit d’un magnifique levier de performance pour la fonction achats en milieu de santé.

En plus de l’externalisation des achats, les établissements de santé sont aussi de plus en plus nombreux à se lancer dans l’externalisation de certaines fonctions logistiques et supports, comme la paie, le système d’information (infogérance), le traitement des linges, le nettoyage, la restauration et la maintenance des bâtiments. 

Externalisation des achats de classe C : pourquoi devient-elle une tendance dans le milieu de la santé ?

Voici trois constats majeurs sur l’externalisation des achats de classe C ou achats spots dans les établissements de santé :

Les acheteurs santé n’ont pas assez d’expertise pour couvrir tous les types d’achats hospitaliers

Comme évoqué plus haut, les achats en milieu hospitalier sont très variés, et leur gestion peut vite devenir complexe. Comme ils sont de plus en plus spécialisés par catégorie de produits, les acheteurs santé ne peuvent plus couvrir l’ensemble de ces achats. Ils délaissent souvent les achats non stratégiques de faible montant, aussi appelés achats de classe C ou achats spots, au profit des achats stratégiques. 

Les achats de classe C sont confiés à un prestataire unique

L’externalisation des achats de classe C à un prestataire unique est aujourd’hui la tendance dans les laboratoires et les industriels de santé. Le prestataire devient alors le fournisseur unique de l’établissement de santé pour ce type d’achat. Il va sourcer les meilleures offres pour l’acheteur santé afin de lui libérer du temps pour se consacrer à des missions plus stratégiques. L’externalisation des achats hors production permet de simplifier le processus d’approvisionnement. Elle permet de rationnaliser la base fournisseurs et d’accroître l’efficacité de la direction des achats sur les achats stratégiques.

La digitalisation des achats

Dans le milieu de la santé, deux types d’évolution sont perceptibles. Il y a d’abord l’évolution à court terme qui bouleverse les pratiques et les relations entre les différentes parties prenantes de la fonction achats. Ce type d’évolution emmène vers la digitalisation des achats, aussi connue sous l’appellation e-achats. Puis, il y a l’évolution à long terme qui peut aller jusqu’à l’externalisation des achats pure et simple. 

En matière de digitalisation des achats, Internet va pousser les entreprises, y compris les établissements de santé, à ne plus se focaliser sur leurs process internes. Comme on peut le constater avec le développement des places de marché, l’automatisation des interactions ne se limite plus à celles entretenues avec les clients de nos jours. Elle s’étend vers les fournisseurs. C’est ainsi que sont nées les solutions d’e-achat ou e-procurement ou Procure-to-Pay.

Ainsi, un établissement de santé peut utiliser un logiciel e-procurement, à l’instar de Sourcing Force, pour se fournir en matières premières, mais aussi pour piloter ses achats de classe C. La solution e-achat Sourcing Force combine les services d’un outil de pilotage e-achat et d’une place de marché B2B. Cette centralisation des activités permet à la fonction achat santé d’optimiser ses coûts tout en gagnant en efficacité. En effet, toutes les interactions avec les fournisseurs sont gérées via une plateforme unique. 

La solution Sourcing Force de BME propose un traitement catégorisé et détaillé des dépenses pour transformer les contraintes dans le milieu de la santé en atouts.

Digitalisation et externalisation des achats en milieu hospitalier : quels sont les avantages et inconvénients ?

La digitalisation et l’externalisation des achats de classe C sont une stratégie de plus en plus adoptée dans le milieu de la santé pour améliorer les performances de la fonction achats en particulier, et celles de l’organisation en général. Cette tendance est justifiée par les nombreux avantages qu’offre cette approche :

Avantages de l’externalisation des achats

• Optimisation du processus d’achat : la direction des achats a pour rôle de se procurer les différents produits ou services nécessaires au fonctionnement de l’établissement de santé et de les mettre à la disposition de chaque département qui les a commandés. Pour chaque produit ou matériau, il peut y avoir une large variété de fournisseurs avec des prix plus ou moins différents. Le processus d’achat pour ces produits est donc complexe et chronophage. En optant pour l’externalisation des achats, la direction des achats peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Une fois que le besoin de produits est exprimé, le prestataire le prend en charge en veillant à respecter le cahier de charges. 
• Se concentrer sur son cœur de métier : l’externalisation des achats permet à l’équipe achat de rester compétitive en se concentrant uniquement sur son cœur de métier. Elle pourra se focaliser sur des tâches qui apportent de la valeur ajoutée à l’entreprise sans avoir à se préoccuper de la gestion d’une tonne de factures ou d’autres tâches administratives à faible valeur ajoutée.
• Réduction des risques et des coûts : l’outsourcing permet aux établissements de santé de réduire les risques d’approvisionnement ou risques fournisseurs et de faire des économies. Etant des spécialistes dans leur domaine, les prestataires d’externalisation d’achats peuvent aider les entreprises à réaliser des économies d’échelle en réduisant les coûts d’approvisionnement et de gagner en flexibilité. En partageant les risques avec les prestataires, elles sont plus armées pour s’adapter aux changements externes.

Les avantages de la digitalisation des achats

• Centralisation des données achats : grâce à la solution e-achat, les données achats sont centralisées. Chaque partie prenante peut y accéder. 
• Simplification des échanges avec les différentes parties prenantes : la transformation digitale de la fonction achats permet également de simplifier la communication au sein de l’établissement de santé. Grâce à la plateforme, les informations partagées entre les différentes fonctions de l’établissement sont à jour et identiques. Chaque partie prenante aura la même information. 
• Harmonisation du processus achats : grâce à la digitalisation des achats, les achats sauvages sont évités. Chaque achat effectué doit suivre un processus unique. Grâce à ceci, le département des achats aura moins de tâches de vérification à faire. Il pourra se concentrer sur son cœur de métier. En plus d’optimiser le temps des traitements administratifs, l’e-achat renforce aussi la sécurité et la fiabilité du processus achats.

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VWR, LGC, ou encore CEGETEX ont déjà intégré leurs catalogues dans la solution eAchat Sourcing Force.

Pour ces entreprises, la centralisation est un gage d’efficacité accrue et la garantie pour leurs collaborateurs de disposer de plus de 2 millions de produits pharmaceutiques en ligne.

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