Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
La crise sanitaire a amené les entreprises à repenser ses différents processus, dont le processus achat. Devenu un levier de l’amélioration de la performance de l’entreprise, la fonction achats n’a eu d’autres choix que de s’adapter à la conjoncture en optant pour les technologies digitales achats. Cette innovation va bouleverser les pratiques au sein du département achats en apportant de l’agilité dans les processus et en augmentant la performance de la fonction grâce à l’utilisation d’outils digitaux. La digitalisation des achats peut doubler le ROI de votre Direction des Achats. C’est le résultat d’une enquête réalisée par Hackett Group en 2016 et relatée par le blog MH&L. Qu’est-ce que la digitalisation des achats ? Comment les technologies digitales peuvent aider la fonction achats à optimiser ses résultats ?
e-achat, e-procurement, e-sourcing… ce sont autant de mots qui évoquent la digitalisation des achats. Cette dernière se définit comme la dématérialisation du processus d’achat, ou encore la numérisation et l’automatisation des achats réalisés sur Internet. Elle entre en jeu dès la sélection des produits ou services, via un catalogue digitalisé ou e-catalogue, jusqu’à la sélection des fournisseurs ou e-sourcing, en passant par la commande digitalisée ou e-ordering, l’e-facturation ou e-invoincing et le paiement en ligne.
Les technologies digitales des achats cherchent avant tout à fluidifier et centraliser la gestion des achats et approvisionnements à travers l’utilisation d’outils digitaux innovants. Par ce fait, elles optimisent le temps et les ressources nécessaires pour effectuer des achats. Elles permettent également de faciliter la prise de décision et la communication entre les différentes parties prenantes. Contrairement à l’e-commerce, l’e-achat fait appel à un système fermé du fournisseur. Autrement dit, la plateforme est uniquement accessible aux utilisateurs enregistrés.
Un logiciel d’e-procurement, aussi appelé P2P, propose généralement des fonctionnalités, telles que la gestion des fournisseurs, le suivi des stocks et la gestion automatisée des commandes.
Pour mettre en avant les bénéfices de la digitalisation des achats sur la performance de la fonction achats, le blog MH&L se réfère à une étude du Hackett Group réalisée en 2016. Cette dernière donne des résultats surprenants : un département Achats bien équipé présente des coûts d’exploitation 18% inférieur à la moyenne et fonctionne avec 28% de personnel en moins.
La recette miracle ? L’utilisation de technologies digitales Achat qui offrent des services de qualité, réduisent les erreurs et procurent des fonctionnalités qui permettent de libérer le personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’optimisation est ainsi la clé du succès. Mais comment est-ce possible concrètement ?
Chris Sawchuk, responsable d’étude achats, explique que les grands comptes se focalisent désormais sur les technologies digitales des achats, dont le Cloud Achat, les plateformes mobiles et tous les outils digitaux susceptibles de générer du business afin de changer la façon de travailler des équipes Achats, notamment en matière de prévisions, de gestion des plannings, de relations avec les fournisseurs, tout en gardant l’œil sur l’expérience client.
L’étude lève le voile sur 5 stratégies gagnantes pour ces organisations :
« L’effet Amazon » sur les achats impacte de façon significative les attentes des salariés, et notamment des approvisionneurs. Et les résultats sont là :
On distingue quatre principales motivations des entreprises à adopter les nouvelles technologies digitales des achats :
Face à la hausse du coût des matières premières, la réduction des coûts est devenue un impératif pour toutes les entreprises, en particulier pour la fonction achats. Pour permettre à l’entreprise de rester compétitive face à une conjoncture instable, les acheteurs doivent chercher des solutions efficaces et pérennes pour réduire les coûts.
A ce problème de hausse des prix viennent s’ajouter d’autres problématiques, comme les pénuries, l’inflation et la baisse d’activités dans certains secteurs. Tout ceci motive les directions des achats à passer à la digitalisation des achats.
La transformation digitale ne concerne plus que les grandes entreprises aujourd’hui. Les petites et moyennes entreprises (PME et ETI) ont aussi intérêt à accélérer leur transition numérique pour profiter de ses nombreux avantages. Parmi eux figure un ROI plus élevé sur le court, le moyen et le long terme. L’un des moyens d’amorcer cette transformation numérique est de fluidifier les processus achats par l’adoption des technologies du web.
Il y a encore quelques années, le sourcing fournisseurs ne figurait pas dans la liste des priorités des entreprises. Les observateurs ont cependant noté un revirement de la situation depuis quelque temps. Ils ont vu une montée en flèche de la volonté des entreprises à faire du sourcing de qualité pour répondre à leurs besoins de transparence, de développement durable et de recherche d’avantage concurrentiel. Pour y arriver, les directions achats doivent miser sur la recherche de fournisseurs stratégiques qui partagent leurs valeurs. La digitalisation des achats permet de rationaliser et simplifier le processus de sélection des fournisseurs ou e-sourcing afin de diminuer les risques fournisseurs et augmenter les marges de l’entreprise.
La gestion des risques fournisseurs est un enjeu majeur pour la fonction achats. En centralisant la gestion des achats via une plateforme en ligne, la digitalisation des achats ou e-procurement vise à réduire ces risques. En effet, en automatisant le processus achats, cette pratique réduit le nombre d’intervenants et d’erreurs.
Pour que le processus d’achats se digitalise entièrement, les solutions de P2P ou Procure-to-Pay, à l’instar de Sourcing Force, viennent compléter la liste des technologies digitales des achats.
Voici les principaux points de différence entre un processus d’achat traditionnel et un processus d’achat digitalisé :
Avant la digitalisation des achats, le processus d’achat était long et complexe. L’acheteur sélectionnait les produits dans un catalogue en papier ou pdf. Il rédigeait et envoyait ensuite une demande d’autorisation imprimée ou par mail à son supérieur hiérarchique. Après l’obtention de l’accord, il envoyait la demande au service des approvisionnements pour une vérification des prix. Ce dernier établissait par la suite le bon de commande. Ce dernier doit être signé par le responsable des achats, puis envoyé par mail au fournisseur. Après la livraison de la commande, il convenait encore de vérifier que la facture correspondait bien au bon de commande. Tout ce processus est synonyme de perte de temps et d’erreurs.
Le processus d’achat digitalisé commence par la sélection des fournisseurs ou e-sourcing. Cela permet de créer un catalogue personnalisé qui donne une description détaillée des produits et services : prix, délai de livraison, etc.
Pour passer une commande, l’acheteur aura juste à entrer sur la plateforme en s’identifiant. Une fois sur le catalogue, il doit sélectionner les produits et les quantités souhaités. Le bon de commande est ensuite généré automatiquement selon les modalités d’approbation prédéfinies en interne.
De leur côté, les fournisseurs, ayant leur portail dédié, peuvent télécharger les factures. Grâce à des outils d’intelligence artificielle ou de capture, un rapprochement entre la facture et le bon de commande est effectué.
En simplifiant le workflow, la digitalisation des achats apporte de nombreux bénéfices aux entreprises avec à la clé une plus grande performance et une plus grande souplesse.
Les missions de l’acheteur n’ont cessé d’évoluer depuis les années 1850. Ce métier se transforme aujourd’hui au rythme de la transformation numérique. Ainsi, on distingue l’acheteur traditionnel de l’acheteur de demain ou acheteur digital.
Ce dernier confie toutes les tâches répétitives ainsi que celles liées à la commande à l’e-procurement. Il peut alors se consacrer à l’élaboration de la stratégie d’achats et d’approvisionnement qui est une tâche à plus grande valeur. En ce faisant, il peut améliorer les performances de la fonction achats, et globalement de l’entreprise. L’acheteur digital devient alors un véritable atout pour l’entreprise.
Grâce aux données fournies par le logiciel de digitalisation des achats, il peut faire preuve de beaucoup plus de proactivité et de prédictivité. Ce sont autant de qualités qui lui permettront d’avoir un avantage concurrentiel non négligeable.
L’introduction des technologies digitales dans les achats va de pair avec une réorganisation des process et des services. Celle-ci commence par la formation des équipes et l’acquisition de nouvelles compétences en interne. Le recrutement de profils pouvant assurer la formation à la digitalisation des achats peut ainsi être envisagé pour faciliter la transition.
Par la suite, il faut adopter les outils innovants de la gestion des achats. Pour qu’ils puissent apporter des résultats optimaux, ces derniers doivent répondre avant tout aux enjeux de la direction des achats tout en étant simples d’utilisation et rapides à installer.
L’innovation conjuguée à la digitalisation des achats permet en outre d’améliorer les relations entre les fournisseurs et les services des achats en optimisant les échanges et en fluidifiant la circulation des informations. Les services des achats peuvent alors améliorer leur recherche de fournisseurs et créer un réseau de partenaires stratégiques grâce à l’e-sourcing.
Avec un chiffre d’affaires de 6 à 7 milliards d’euros, le marché des solutions e-achat continue d’évoluer aujourd’hui au sein des organisations. Ces outils digitaux au service de la fonction achats, comme l’e-sourcing ou le purchase-to-pay, connaissent de nos jours un déploiement massif au sein des entreprises. Ils permettent aux directions des achats de gagner en performance et d’améliorer leur ROI en réduisant leurs coûts.
Prêt à passer au processus d’achat digital ? Découvrez notre solution de P2P, Sourcing Force, une suite intégrée Procure-to-Pay complète et personnalisable. Grâce à ses modules à la carte, vous décidez par où commencer et quelles tâches digitaliser.
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