Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
L’ère dans laquelle nous vivons est celle de la révolution numérique pour l’entreprise. Face aux différentes crises qui s’enchaînent, la digitalisation des achats est la seule alternative pour elle de s’en sortir. Aucun secteur, ni entité n’y échappe. Ce changement est visible au cœur des entreprises et des institutions. Tout s’attèle à réussir sa transformation digitale, car pourquoi aller contre-courant quand les avantages d’un tel changement sont considérables ? L’ EProcurement fait partie des transformations inévitables auxquelles chaque entreprise doit faire face. Mais à quel prix ? Quels en sont les enjeux ? Quels avantages peut-on réellement tirer de ce nouveau modèle de gestion des achats ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la digitalisation des processus achats.
Il est inutile de rappeler la forte évolution du monde digital ces dernières années. Les métiers de l’entreprise n’y échappent pas, notamment celui des achats. On peut définir la digitalisation de la fonction achat comme l’ensemble des technologies numériques appliquées à la révolution digitale du processus des approvisionnements au sein d’une entreprise. Il s’agit donc de profiter de ces nouvelles technologies afin de gérer au mieux ce processus jugé à faible valeur ajoutée dans une société, pourtant incontournable.
La transformation digitale n’est toutefois pas une solution qui peut freiner certains risques liés à ce processus. Par contre, elle contribue à améliorer la manière de le gérer que ce soit en termes de recherche de fournisseurs, de démarches administratives ou de distribution.
Ce nouveau modèle regroupe ainsi le big data, les réseaux sociaux, la gestion dans le cloud, les applications mobiles… . Ce sont des outils qui permettent de dématérialiser ce long processus afin de l’automatiser, mais aussi de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’e-achat présente de nombreux avantages à tous les niveaux.
Le processus de digitalisation des processus d’achats révèle facilement les coûts cachés dans l’entreprise et ce, de manière globale. Il permet de les diminuer tout en augmentant la performance et l’efficacité des différentes fonctions au sein de la société. L’optimisation des coûts est un avantage de taille que l’on peut tirer de la digitalisation des achats. Elle permet de piloter les centres de coûts de manière plus efficace et de les optimiser rapidement.
La numérisation et la dématérialisation des différents services au sein de l’entreprise permettent d’automatiser les tâches pour une meilleure productivité. Avant l’arrivée de l’e-achat, les services des achats et des approvisionnements se focalisaient plus sur des tâches opérationnelles que stratégiques, ce qui ralentissait les résultats. En adoptant la digitalisation de la fonction achat, ils ont gagné du temps pour se concentrer sur leur coeur de métier.
Globalement, les technologies utilisées pour l’automatisation du processus d’achat permettent de réaliser des analyses prédictives qui visent à anticiper les risques liés aux fonctions achats, mais aussi les prix et les éventuelles opportunités sur le marché.
L'E-Procurement a aussi pour avantage d’améliorer la relation entre les fournisseurs et l’entreprise ainsi que la fluidité de la communication entre les deux parties. Grâce aux différentes technologies utilisées, à l’instar de la RPA (Robotic Process Automatisation), le processus devient automatisé et est plus facile à gérer. La réduction des coûts des transactions grâce à des solutions de Procure to Pay devient évidente. Le fait que même le système de paiement est devenu automatisé améliore la relation avec les fournisseurs.
Grâce aux technologies d’analyses prédictives, par exemple, l’entreprise peut prendre des décisions plus aiguisées contribuant à une amélioration du pilotage de ces dernières.
La digitalisation de la fonction achat met aussi en place un canal de communication unique et efficace entre l’équipe du service des achats et les fournisseurs. Cela facilite les échanges avec ces derniers et permet de gagner du temps que ce soit par rapport à la gestion des litiges ou aux réponses aux requêtes des fournisseurs. Les risques par rapport à la conformité réglementaire sont aussi réduits étant donné que le système met à jour de manière régulière les documents légaux nécessaires par rapport au processus d’achats.
Pratiquement, c’est la technologie de dématérialisation Purchase to Pay (P2P) qui permet ce genre d’automatisation.
La gestion de la facturation dans une entreprise fait partie des tâches les plus fastidieuses dans le processus des achats et approvisionnements. Grâce au système P2P ou Procure to Pay, cette tâche peut être optimisée de manière à rendre la gestion plus efficace. L’outil met à la disposition des fournisseurs et de l’entreprise un portail propre à eux afin qu’ils puissent gérer la facturation tout en gagnant du temps. Les pièces jointes se transforment automatiquement en facture numérique. L’outil gère aussi, comme nous l’avons mentionné plus haut, les transactions financières.
Les factures, une fois créées, sont envoyées aux bonnes personnes dans l’entreprise, puis archivées en vue d’une sauvegarde sécurisée.
Les appels d’offres font aussi partie des tâches dont les services achats doivent s’occuper. Le processus d’appels d’offres peut être mieux géré grâce à la digitalisation de la fonction achat et approvisionnement. Les solutions de numérisation dans ce cas précis sont plus flexibles dans la mesure où elles permettent l’automatisation de nombreuses tâches comme la modélisation des offres ou encore l’accélération des analyses des candidats.
L’intégration de l’entreprise sur des marketplaces spécialisées dans les appels d’offres est une pratique courante de nos jours. Ces plateformes sont des sources inépuisables de prestataires et de fournisseurs. Elles permettent une meilleure gestion de tout le processus, réduisant ainsi les coûts opérationnels.
La gestion des données est une tâche parfois fastidieuse au sein d’une entreprise alors qu’elle a une très faible valeur ajoutée. La digitalisation joue un rôle primordial dans l’exploitation optimale des données. Elle permet de stocker, puis d’analyser les données pour un meilleur contrôle.
Les appareils mobiles caractérisent l’ère dans laquelle nous vivons. Tout le monde semble les avoir adoptés pour une raison ou une autre. Dans le cas d’une entreprise, les terminaux mobiles peuvent être utilisés pour la digitalisation des achats, par le biais d’un logiciel achat, d’un système d’informations dédiés aux achats, d’applications mobiles permettant de gérer les acheteurs ou les fournisseurs pour une meilleure anticipation. De nombreux prestataires développent actuellement des appli de e-achat permettant à n’importe quelle entreprise de se lancer dans la digitalisation des processus d’achat.
La transformation numérique pouvant aussi être appelée « spend » comprend deux composantes dans le cycle de vie des achats à savoir :
- Le source-to-contract qui intervient dans la gestion en amont des achats. Il permet d’évaluer les fournisseurs en réalisant un sourcing fournisseurs efficace, puis de gérer les contrats. Ce processus commence à partir du moment où l’entreprise exprime ses besoins, passe par l’arbitrage pour choisir entre l’internalisation ou l’externalisation du processus d’achats, puis arrive au choix des fournisseurs.
- Le procure-to-pay qui intervient en aval des achats. Il relate le processus d’achat à partir des commandes jusqu’au paiement des fournisseurs.
Le périmètre d’actions du « spend » est très vaste, de même que son périmètre de dépenses étant donné qu’il concerne de nombreux métiers dans le département des achats. On parlera alors des investissements technologiques, des dépenses liées à l’externalisation ou encore de la logistique.
Il est vrai que la digitalisation des tâches administratives et de la fonction achat présente beaucoup d’avantages pour l’entreprise. Toutefois, il ne faut pas oublier qu’il s’agit aussi d’obligations réglementaires auxquelles celle-ci doit se soumettre. Notez ainsi que depuis le 1er janvier 2020, les factures destinées au secteur public doivent être envoyées au format électronique. La Loi des finances 2020 ainsi que l’ordonnance du 15 septembre 2021 déterminent la généralisation des factures électroniques entre les entreprises assujetties à la TVA.
Le clearing est le système de contrôle des factures mis en place par l'État par rapport à ces obligations. Pour s'assurer de bien les remplir, les entreprises peuvent utiliser le portail public de facturation ou faire appel à des plateformes privées spécialisées dans la facturation.
La mise en place de la transformation numérique est un travail de longue haleine. Après son intégration, il faut encore que les personnes concernées s’habituent aux différents changements. Voici les étapes à suivre pour réussir la mise en place d’une solution de digitalisation des achats.
La transformation numérique de vos fonctions achats nécessite une réorganisation totale au sein du département concerné. Avant de commencer, il convient de faire le point sur les pratiques habituelles de l’entreprise et le mode d’organisation qui a déjà été mis en place. Cette forme d’inventaire va vous donner un aperçu global de ce que vous devez faire et de ce qu’il y a à réorganiser. Posez-vous par exemple ces questions :
- Quelles sont les procédures de commandes actuelles ?
- Comment se fait le recrutement des fournisseurs ?
- Par quel système est effectué leur paiement ?
- Quel est le temps nécessaire pour traiter un bon de commande ?
- Combien de personnes sont affectées à tout ce processus ?
La digitalisation des achats intervient sur tous les fronts. Personne n’y échappe. La mise en place d’un tel processus doit se faire en équipe et non pas uniquement par le responsable du département. Impliquer vos collaborateurs dès le début même de la mise en place réduit non seulement vos charges de travail, mais vous permet aussi de recevoir de nouvelles idées venant d’eux. Organisez par exemple des séminaires inter départements afin de déterminer ensemble les objectifs à atteindre. Informez vos collaborateurs des avancées du projet et formez-les sur tout ce qu’il y a à savoir sur ce nouveau système d’informations dédiées aux achats.
Le fait de référencer vos fournisseurs vous permet de mieux connaître ceux qui sont les plus engagés à vous satisfaire. Vous aurez besoin d’eux pour vous accompagner dans ce long processus, car la mise en place d’un tel système ne se fait pas du jour au lendemain. Elle peut déstabiliser votre société. Considérez ces fournisseurs comme des « pilotes » et intégrez-les immédiatement dans le processus. Plus tard, vous aurez le temps d’en chercher d’autres.
Par ailleurs, il est aussi nécessaire d’assurer la traçabilité et l’archivage des commandes passées auprès de vos fournisseurs afin que vous puissiez mieux contrôler le nouvel outil.
Le déploiement d’un logiciel achat a pour but d’automatiser le processus des achats dès l’expression des besoins jusqu’au paiement des factures. Tout au long de ce processus, il est primordial que les personnes qui valident les commandes et les factures soient bien définies puisque les documents numérisés seront automatiquement acheminés vers celles-ci. La redéfinition de ce processus de validation vous permet de mieux l’optimiser et de gagner du temps.
Lorsque vous décidez de vous lancer dans la digitalisation de la fonction achats, faites-le jusqu’au bout. Tout doit être homogène afin d’éviter les confusions au niveau des processus. Par exemple, vos bons de commandes sont dématérialisés alors que les factures ne le sont pas encore. Cette erreur entraînera sûrement un manque d’efficacité dans tout le processus. Il ne faut pas non plus qu’il y ait une duplication dans les opérations. La mise en place d’un portail fournisseur est une excellente solution pour mieux gérer cette homogénéisation. Grâce à celui-ci, il est possible de partager les données pour pouvoir les traiter harmonieusement avec le fournisseur. Cela vous épargnera les pertes de temps inutiles.
Dans le cas où vos collaborateurs ont du mal à utiliser les outils de numérisation, il convient de les former pour éviter les malentendus et le manque d’homogénéité dans le processus.
Dans certaines situations et pour certaines tâches, il peut être intéressant de renforcer l’équipe interne par des prestataires externes afin que le processus puisse être réalisé de manière optimale. Puisque de toute façon, vous avez déjà sauté le pas de la transformation digitale, n’hésitez pas à recruter des prestataires qui s’inscrivent dans ce système comme les auto-entrepreneurs ou encore les freelances. Des compétences supplémentaires sont toujours bénéfiques pour une entreprise même si vous allez opter pour l’externalisation.
Tout au long du processus, il y aura toujours des imperfections dans les opérations ainsi que des imprévus. Optimiser le processus des achats est un levier indispensable pour la relance économique d’une entreprise. Il ne faut pas le prendre à la légère. Différents indicateurs doivent vous guider, à savoir les coûts, les délais, le nombre de litiges… afin de vous donner des idées sur l’amélioration et l’ajustement à faire dans le système. Le fait que vous mesurez vos résultats de manière régulière va vous donner un aperçu de l’efficacité du logiciel achat que vous avez mis en place.
Mettre en place la digitalisation des achats ne signifie pas uniquement utiliser des solutions digitales ou de numérisation. Le changement au sein de l’entreprise est inévitable et il faut le conduire pour que tout le monde puisse s’y intégrer. Chaque collaborateur doit jouer un rôle dans le processus. Des formations et des suivis tout au long de la mise en œuvre du système doivent être mis en place.
Il s’agit d’une application qui permet de gérer la relation fournisseur. Elle donne à toute l’équipe qui est impliquée dans le processus achats une meilleure vision de toutes les démarches et les opérations y afférentes. Cet outil permet de piloter les appels d’offres, de référencer les fournisseurs, de suivre et d’évaluer le processus, de maîtriser les risques. L’ensemble du processus est visible sur un tableau de bord accessible aux parties prenantes afin que celles-ci puissent synchroniser leurs actions.
La gestion des dépenses et des chiffres qui y sont rattachés sont de véritables freins à la réactivité d’une entreprise. Regrouper ceux-ci au même endroit, les centraliser pour mieux les maîtriser, c’est l’objectif du « spend analysis », un outil dédié à ce type d’opération. Cet outil de numérisation permet de suivre les achats réalisés, de surveiller ainsi les dépenses qui y sont liées ainsi que leur évolution. Par ailleurs, cet outil traite également les informations grâce à son intelligence artificielle afin de donner à l’entreprise un aperçu global de l’évolution des prix sur le marché ou encore de celle des dépenses liées à l’achat au cours d’une période bien déterminée.
La signature électronique est un véritable outil en ligne révolutionnaire qui contribue à la performance d’une entreprise. Grâce à celle-ci, on gagne beaucoup de temps. Il est révolu l’ère où on devait signer une tonne de paperasses à n’en plus finir. La signature électronique élargit l’espace-temps de l’entreprise pour une meilleure continuité de ses activités.
On l’appelle aussi le Contract Lifecycle Management, un outil révolutionnaire permettant de gérer plus facilement et efficacement tous vos contrats. Il s’occupe de tout dès la rédaction du contrat jusqu’au renouvellement de celui-ci. L’outil est évidemment accessible pour chaque personne dont le rôle est de signer et de traiter les contrats au sein d’une entreprise.
Spécialement dédié aux fonctions achats, l’ERP permet d’avoir un aperçu sur l’ensemble des opérations liées à l’achat. Il est aussi possible de communiquer via cet outil, ce qui permet de meilleurs échanges ainsi que de meilleures compréhensions des besoins de tout un chacun. Il s’agit d’un logiciel de pilotage indispensable pour une bonne gestion des achats.
Une automatisation de vos dépenses grâce à l’utilisation de l’IA, vous pourrez ainsi mieux contrôler vos budgets et piloter vos catalogues fournisseurs. BME Consulting vous accompagne tout au long de votre projet de digitalisation des achats à partir d’une suite intégrée Source-to Pay. Elle permet à la fois la centralisation de vos achats de classe C, au suivi précis de vos achats sur votre tableau de bord en ligne.
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