Comment rater un appel d’offres ?

5 conseils pour louper un appel d’offres

Dans les marchés publics ou privés, le terme « appel d’offres » est utilisé de manière courante pour définir le processus de sélection d’un fournisseur apte à répondre à la demande d’une entreprise pour l’acquisition de biens et services. L’émission d’un appel d’offres est une étape importante du sourcing fournisseurs. Elle permet aux fournisseurs de mettre en avant leur offre et leur valeur ajoutée. Pour l’entreprise cliente, répondre à un appel d’offres est un moyen d’optimiser sa performance en profitant de l’offre la plus avantageuse et en établissant une relation fournisseurs durable. Cependant, il peut arriver qu’elle loupe un appel d’offres. Dans cet article, nous allons faire le point sur ce qu’est un appel d’offres, son importance et ce qui pourrait éventuellement nous amener à le rater. Il existe un certain nombre de méthodes pour bien répondre à un appel d’offres. Mais, avouez que c’est quand même plus fun de lister ce qui permettrait effectivement de louper un appel d’offres. L’objectif n’est pas de faire en sorte que cela se produise, mais plutôt de s’en prémunir à l’avenir !

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Un appel d'offres fournisseur est un processus par lequel une entreprise ou une organisation sollicite des offres de la part de différents fournisseurs pour l'acquisition de biens ou de services spécifiques. L'objectif principal d'un appel d'offres est de permettre à l'entreprise de sélectionner le fournisseur le plus approprié en termes de qualité, de prix et d'autres critères préétablis.

Le processus d'appel d'offres commence généralement par la publication d'un document appelé « cahier des charges » ou « dossier d'appel d'offres ». Ce document décrit les spécifications détaillées des biens ou services recherchés, ainsi que les conditions générales, les exigences techniques, les délais, les critères de sélection et les modalités de soumission des offres.

Les fournisseurs intéressés par l'appel d'offres peuvent alors préparer et soumettre leur proposition. Celle-ci comprend généralement une offre de prix, une description détaillée de leurs produits ou services, des informations sur leur expérience passée, des références de clients, etc.

Une fois la période de soumission des offres terminée, l'entreprise qui a émis l'appel d'offres évalue les propositions reçues en fonction des critères prédéfinis. Cela peut impliquer un processus d'examen, d'évaluation des offres et de comparaison des différentes propositions. Enfin, le fournisseur sélectionné est généralement notifié et un contrat est négocié et signé pour formaliser l'accord entre les deux parties.

Les appels d'offres fournisseurs sont couramment utilisés dans les secteurs publics et privés pour garantir un processus équitable, transparent et concurrentiel dans l'acquisition de biens et de services. Cela permet également à l'entreprise ou à l'organisation de trouver le fournisseur le mieux adapté à ses besoins et de bénéficier des meilleurs prix et conditions possibles.

Quelle est l’importance de l’appel d’offres pour l’acheteur ?

L'appel d'offres revêt une grande importance tant pour l'entreprise qui émet l'appel d'offres que pour les fournisseurs qui y participent. Voici quelques éléments clés qui soulignent son importance :

Une sélection objective du meilleur fournisseur

L'appel d'offres permet à l'acheteur de sélectionner de manière objective le fournisseur qui répond le mieux à ses besoins spécifiques. Les critères de sélection préétablis aident à comparer les fournisseurs sur des bases équitables, en tenant compte de la qualité, du prix, des délais, de l'expérience, des références, etc. Cela garantit que l'acheteur choisit le meilleur fournisseur. 

Obtention de meilleures conditions

L'appel d'offres permet à la fonction achats de faire jouer la concurrence en sollicitant les offres de nombreux fournisseurs. Cela lui offre l’opportunité de négocier et d'obtenir les meilleures conditions possibles en termes de prix, de garanties, de délais de livraison, de services supplémentaires, etc. L'acheteur peut ainsi optimiser ses coûts et maximiser la valeur de ses achats.

Optimisation des coûts

L'appel d'offres permet à l'acheteur de comparer les offres des différents fournisseurs et d’avoir une vision claire des coûts associés aux produits ou services demandés. Il peut ainsi prendre des décisions éclairées en matière de budgétisation et de contrôle des coûts, en s'appuyant sur des informations détaillées fournies par les soumissionnaires. La comparaison des coûts, suivie d’une phase de négociation avec les fournisseurs, permet également à l’entreprise d’obtenir les meilleures conditions tarifaires et de réaliser des économies significatives. 

Stimulation de l’innovation

L'appel d'offres stimule l'innovation en encourageant les fournisseurs à proposer des solutions créatives et innovantes. Les fournisseurs peuvent apporter de nouvelles idées, des technologies avancées ou des pratiques innovantes pour répondre aux besoins de l'acheteur. Cela favorise l'amélioration continue et l'adoption de meilleures pratiques au sein de l'organisation.

Gestion des risques fournisseurs

L'appel d'offres permet à l'acheteur d'évaluer les risques potentiels liés aux fournisseurs. Il peut prendre en compte des critères, tels que la solidité financière, la réputation, les références clients ou les certifications du fournisseur. Grâce à cela, il peut sélectionner des fournisseurs fiables et capables de respecter leurs engagements, réduisant ainsi les risques de défaillance ou de non-qualité.

Transparence et équité

L'appel d'offres permet d'établir un processus de sélection des fournisseurs transparent et équitable. Tous les fournisseurs intéressés ont la possibilité de présenter leurs propositions et de concourir sur un pied d'égalité, ce qui favorise la concurrence saine. Cela renforce la confiance et la crédibilité de l'acheteur auprès de ses partenaires.

Cinq conseils pour rater un appel d’offres

Voici 5 conseils de base à respecter pour se faire de belles frayeurs et donc louper un appel d’offres : 

1- Acheter en dernière minute, c’est plus sûr

D’ailleurs, c’est bien simple, quand on s’y prend au dernier moment, tout est plus simple. Sans compter que le quelconque produit présenté semaine dernière par un quelconque commercial est largement suffisant, prenons ce fournisseur !

Et pourtant… Se donner le temps de planifier, c’est se laisser le temps de s’organiser pour bien sourcer ses références (ou devoir ressourcer si on se rend compte que lesdites références ne sont pas dans le scope requis) et ne pas être pressé pour la négociation finale, et cela, afin d’éviter de louper un appel d’offres.

Sans compter que l’interlocuteur SENT quand le prescripteur est pressé et que c’est un excellent argument POUR LUI de ne pas lâcher sur ses tarifs, spécialement qu’on n’a pas mis d’autres fournisseurs dans la boucle pour comparer le TCO par exemple…

2- La surqualité, c’est hype, mais attention au risque de louper un appel d’offres

Ajoutons des fonctionnalités qui ne serviront à rien, elles seront probablement bien utiles un jour. Et puis cet outil avec toutes ces options qui clignotent, ça en jette, quand même.

L’acheteur, c’est surtout utile pour la négociation, on l’intègrera au projet plus tard…

Et pourtant… Pas de chance, plus on s’avance dans de process d’appel d’offres, plus les possibilités d’économies sont faibles.

Déterminer ce qui est essentiel et strictement nécessaire d’entrée de jeu (donc en amont du projet, avant toute consultation) est bien plus rémunérateur pour la facture finale (bien que peu visible ou quantifiable d’un point de vue saving) qu’une simple négo sur laquelle bien souvent, la marge à gagner n’oscillera qu’entre 5 et 10%.

3- Laisser les fournisseurs répondre avec leurs propres documents (et risquez de louper un appel d’offres)

C’est bien évident, aux achats, on a le temps de dépiler des propositions commerciales de 268 pages (à multiplier par le nombre de propositions). Alors tuons des arbres lors des remises d’offres et achevons l’acheteur par la même occasion 🙂

Et pourtant… Demander aux fournisseurs de répondre à l’AO sur un template pré-établi, c’est se ménager beaucoup de peine à trier pour comparer. Et de se dégager son temps, son énergie et surtout sa valeur ajoutée à mettre en relief et en perspective les différents niveaux et caractéristiques de l’offre.

Naturellement, plus le dossier a bien été ficelé en amont (comprendre plus les catégories d’informations requises ont été analysées), plus la production d’un template pour la réponse est aisée, car elle se calque sur le document d’appel d’offres. Et si votre interlocuteur vous répond que sa réponse est largement automatisée (ce qui est vrai, il existe des outils dédiés dans lesquelles les informations corporates d’entreprise et de produit « génériques » sont déjà alimentées), demandez-lui quand même de compléter sur votre document. Sous peine, dans le cas contraire, de ne pas être consulté.

4- Laisser le commercial faire ses petits rendez-vous dans son coin

Comme ça, le commercial a largement le temps de polluer et travailler le prescripteur qui ne jurera plus que par le produit ou service présenté. Au risque de totalement occulter le besoin émis initialement.

Et pourtant… Bien délimiter le périmètre d’intervention et le point unique (vous) d’entrée dans l’entreprise, c’est cadrer le fournisseur et une manière de lui faire comprendre que les consultations se passent selon vos règles. Et pas l’inverse.

À utiliser avec finesse toutefois, car trop étouffer le partenaire, c’est se priver de présentations privilégiées de nouveautés ou d’avantages concurrentiels de sa part dont vous seriez largement gagnant en l’intégrant à vos propres productions.

5- Ne pas donner de retour et d’explications à ses fournisseurs en cas de réponse négative

Après tout le commercial a l’habitude d’être écourté, alors un NON de plus ou de moins…

Et pourtant… Donner un retour à son contact est essentiel. Par respect pour le travail fourni en amont, bien évidemment, mais pour s’assurer également de sa future collaboration à un appel d’offres à venir. Ne pas donner de retour, c’est prendre le risque de ne plus pouvoir consulter le partenaire, ce qui est concevable sur un marché concurrentiel mais beaucoup plus gênant sur un marché avec 3 acteurs, par exemple.

Et pour être vraiment sûr de s’enfoncer et rater son achat…

Établir un cahier des charges ultra exhaustif niveau détails…

… et tenter de le faire entrer dans une solution très standard qui rassure tout le monde.

Se faire abuser par un jargon vide de sens sur les propositions sans valider les concepts proposés.

Laisser de côté l’aspecter multi-culturel d’une équipe qui émet un besoin en imaginant que tout le monde a la même vision du produit/service à acheter quelque soit le pays et sans revalider la nature du besoin initial

Multiplier les documents référence (doc technique, plan, appel d’offres, réponse à appel d’offres centralisée…) et s’arranger pour que toutes les parties en présence n’aient pas les mêmes versions.

La liste n’est vraiment pas exhaustive pour louper un appel d’offres.

Et vous, quels sont vos conseils pour ne pas satisfaire les clients internes ?

Quelles sont les conséquences du « loupage » d’un appel d’offres ?

Si une entreprise rate un appel d'offres, cela peut avoir plusieurs conséquences :

• Perte de l’opportunité de faire affaire avec le meilleur fournisseur : En ratant un appel d'offres, l'acheteur perd l'opportunité de sélectionner le meilleur fournisseur en fonction de ses critères de sélection. Cela peut entraîner un compromis sur la qualité, les prix, les délais de livraison, les services, etc.
• Risques liés à l’approvisionnement : si l’appel d’offres a été fait pour renouveler la liste de fournisseurs de l’entreprise dans le cadre du sourcing, le rater peut entraîner des problèmes de continuité de l'approvisionnement, de production et de livraison.
• Perte de l’opportunité de faire des économies : l'appel d'offres offre la possibilité d'obtenir des offres compétitives et de négocier les meilleures conditions. En le ratant, l'acheteur peut se retrouver avec des coûts plus élevés, ce qui affecte directement la rentabilité de l'entreprise.
• Perte de l’occasion de bénéficier d’innovation : l’appel d’offres est un moyen pour les fournisseurs participants de faire preuve d’innovation en proposant de nouvelles idées ou des solutions créatives. En le loupant, l'acheteur risque de manquer ces opportunités et de rester avec des solutions moins avancées ou moins performantes.

Bref, l’appel d’offres revêt une importance capitale pour une organisation. Si pour la fonction achat, il constitue un levier important pour faire des économies et améliorer sa performance, c’est toute l’entreprise qui peut en profiter. Aussi, il faut mettre toutes les chances de son côté pour ne pas louper un appel d’offres fournisseurs.