Usare un software per le fatture: qual è il punto?

Software di fatturazione: il tuo miglior alleato per una buona gestione della fatturazione

Probabilmente ne hai già sentito parlare software per fatture. Qualsiasi azienda, piccola o grande che sia, e indipendentemente dal settore di attività, non può fare a meno della fase di fatturazione. Un compito lungo e noioso, ma necessario, gestione delle fatture deve essere fatto con grande cura e regolarmente. Tuttavia, la fatturazione non è un'attività che apporta valore aggiunto all'azienda. Al contrario, richiede tempo che potrebbe essere speso per la produttività. Il fatto che tu possa consegnare fatture di acquisto in forma adeguata ai vostri fornitori, tuttavia, riflette la vostra professionalità, perché questi documenti sono standardizzati e devono essere pubblicati nel quadro di normative ben definite. Per consentirvi di risparmiare tempo e concentrarvi sul vostro core business, sono disponibili strumenti per la dematerializzazione della gestione delle fatture, meglio noti come software di fatturazione, sono nati. Nei paragrafi seguenti, esamineremo da vicino a cosa serve questo tipo di strumento per automatizzare la fatturazione, come funziona e quali sono i vantaggi della sua installazione. Spiegheremo anche i suoi vantaggi e limiti prima di menzionare i vari criteri da considerare nella scelta di un software di fatturazione.

Software di gestione delle fatture: cos'è?

Come suggerisce il nome, software per la gestione di fatture di acquisto è uno strumento che puoi installare sul tuo computer o utilizzare online per facilitare la modifica delle varie fatture che un'azienda deve preparare. Tuttavia, questo non è il suo unico ruolo. Questo software può anche svolgere altre attività come inviare fatture ai clienti, archiviarle, indirizzarle ai firmatari appropriati, ecc. Questo tipo di strumento viene generalmente utilizzato dall'ufficio contabilità.

L'obiettivo di uno strumento per gestione delle fatture è l'automazione dell'intero processo di fatturazione. Gestirà questo documento dall'inizio alla fine del processo, cioè dalla raccolta dei dati all'archiviazione del documento. Garantisce inoltre che le fatture siano emesse in conformità con le leggi e i regolamenti in vigore in materia di contabilità aziendale.

Come funziona il software di fatturazione?

Un software per la modifica delle fatture

Grazie al software di Fattura fornitore Demat, puoi modificare digitalmente le tue fatture, che a volte sono difficili da scrivere a mano. L'aspetto positivo di questo strumento è che una volta inserite le note legali della vostra azienda, che dovrebbero apparire su tutte le fatture, le genererà automaticamente ogni volta che le modificherete fatture di acquisto o fatture dei fornitori.

Uno strumento per la gestione dei clienti

Il software di contabilità o Software di fatturazione ha anche la funzione di creare i file dei clienti in base ai dati inseriti nello strumento per garantire un migliore monitoraggio dei tuoi portafoglio. Questo ti permette di avere una buona tracciabilità dei prodotti e dei servizi che hai fornito. Questa attività è essenziale per la ripresa futura dei tuoi clienti. Lo strumento offre anche una panoramica delle fatture non pagate per gestirle più facilmente.

Un alleato nel servizio post-vendita

In un'azienda, il servizio post-vendita è un passaggio essenziale per garantire la soddisfazione del cliente. Svolge un ruolo importante nella reputazione di un'azienda. Le funzionalità del software di gestione delle fatture consentono di eseguire questa operazione in modo più semplice e veloce.

I vantaggi dell'utilizzo del software per le fatture di acquisto

Nell'era della digitalizzazione, l'uso di software per fatture di acquisto non può che essere utile per un'azienda per ottimizzarne la produttività. Ecco alcuni dei vantaggi che si possono ottenere da questa pratica.

1. Controllo del pagamento e delle relative scadenze grazie al software di fatturazione

Il numero di fatture che un'azienda deve gestire ogni giorno può essere incalcolabile. Tuttavia, quando la procedura segue il percorso tradizionale, può essere necessario molto tempo prima che l'azienda possa riscuotere o elaborare il pagamento. Grazie a software di fatturazione, è possibile velocizzare questo processo e rispettare le scadenze di pagamento, o addirittura completarlo prima.

2. Risparmio di tempo e riduzione dei costi grazie al software di fatturazione

Questa è l'essenza degli strumenti di digitalizzazione e dematerializzazione, come il software di Fattura fornitore Demat, implementato all'interno delle aziende. L'obiettivo di questi strumenti è risparmiare tempo e denaro. In effetti, anche le pratiche burocratiche hanno un costo. Grazie all'implementazione di uno strumento di gestione della fatturazione, hai la possibilità di preprogettare modelli che puoi riutilizzare ogni volta. Ciò consente di risparmiare una notevole quantità di tempo. I documenti sono dematerializzati e le procedure sono automatizzate. Le spedizioni sono istantanee. Quale modo migliore per risparmiare tempo! Infine, è anche possibile sincronizzare i tuoi Software di fatturazione con quella della tua contabilità per una migliore armonizzazione del trattamento delle informazioni.

3. Software di fatturazione per una migliore organizzazione dei processi

La gestione della fatturazione svolge un ruolo importante nel flusso di cassa. In genere, il software include una funzione di promemoria nel caso in cui rilevi che una fattura non è stata ancora pagata. Ciò consente di avere una panoramica dello stato delle fatture pagate e non pagate senza dover inviare ogni volta e-mail di promemoria ai clienti. Inoltre, i vostri problemi legati alla gestione di montagne di documenti saranno risolti. Le software di fatturazione non solo garantisce la conformità delle fatture alle normative vigenti, ma consente anche di evitare lunghe procedure all'interno dell'azienda.

4. Gestione più sicura delle fatture di acquisto

Nel caso in cui utilizzi un software di fatturazione online, sappi che trarrai vantaggio da una migliore protezione dei tuoi dati. Questi saranno più accessibili e più sicuri. Accedi semplicemente al tuo account online per accedere a tutte le informazioni di cui hai bisogno. Anche se il tuo computer si guasta, puoi comunque modificare e archiviare le tue fatture.

5. La riduzione degli errori e delle controversie con il software per la modifica delle fatture dei fornitori

La gestione manuale delle fatture può portare a errori. Il vantaggio di utilizzare uno strumento di pubblicazione digitale per fatture dei fornitori è impedire che ciò accada. Grazie a software di fatturazionen, tutto ciò che devi fare è inserire tutte le informazioni obbligatorie che dovrebbero apparire sulla fattura una volta, salvarle e poi inserirle ogni volta che ne hai bisogno. Il rischio di errore umano è ridotto, ma si risparmia anche tempo. Queste menzioni includono:

- Il differimento dell'aliquota IVA applicabile

- Informazioni legali relative al cliente, come il nome dell'azienda, l'indirizzo o le condizioni di pagamento.

- Gli importi dovuti HT e TTC

- L'applicazione di un eventuale sconto.

L'automazione dell'intero processo ti consente di non commettere errori inutili ed evitare controversie con i tuoi clienti. Il software di fatturazione consente così di mantenere un buon rapporto con loro.

6. La centralizzazione dei file dei clienti nel software di fatturazione

Essere in grado di raccogliere i dati dei clienti in un unico posto non può che essere vantaggioso per la tua azienda. Lo strumento di gestione per fatture di acquisto ti permette di farlo. Tutte le informazioni relative ai tuoi clienti, che si tratti del nome dell'azienda, dei loro dati di contatto, del numero di partita IVA intracomunitario, sono raccolte nello strumento e sono accessibili in qualsiasi momento, ogni volta che ne hai bisogno. Inoltre, ti offre una panoramica generale del rapporto che hai con i tuoi clienti per migliorarlo.

7. Il software per la modifica delle fatture garantisce la conformità alle note legali

Le normative esistenti relative al processo di fatturazione sono talvolta complesse. Quando si elaborano le fatture manualmente, può essere complicato rispettare queste note legali. Utilizzando un software di fatturazione, sei sicuro di non farti sfuggire nessun obbligo legale. Il software è configurato dal suo progettista per fornirti le informazioni necessarie per garantire la conformità dei documenti. Questi obblighi legali comprendono il rispetto delle note legali che devono apparire sulle fatture, il rispetto delle regole relative alla numerazione delle fatture e alla classificazione delle fatture.

8. Migliore produttività per l'azienda grazie al software di fatturazione degli acquisti

Integrando un software di fatturazione nelle tue attività, migliori la produttività di ogni membro del tuo team. In effetti, hanno più tempo, come te, per concentrarsi sul loro core business. Lo strumento ti consente di impostare pagamenti ricorrenti per i tuoi clienti più fedeli. Grazie a ciò, non è più necessario creare fatture ogni volta. Nessun membro del team è più tenuto a farlo.

9. Migliore gestione finanziaria grazie al software per la modifica delle fatture dei fornitori

Poiché è possibile collegare software di fatturazione ad altri software dello stesso reparto, ciò consente una migliore gestione delle attività finanziarie all'interno dell'azienda. Il vostro commercialista ne avrà sicuramente bisogno durante il periodo fiscale.

‍

I limiti del software di fatturazione

Naturalmente, la gestione di fatture dei fornitori l'uso della tecnologia digitale non ha solo vantaggi. Trovare l'equilibrio tra i vantaggi che potresti avere e gli svantaggi che possono presentarsi ti consente di gestire meglio i pagamenti e le attività contabili.

1. Adattamento dello strumento all'infrastruttura IT dell'azienda

La tecnologia ha un costo. Poiché non è sufficiente configurare il software di fatturazione e per utilizzarlo, la sua installazione può essere un vero percorso a ostacoli a meno che nel contratto non sia previsto che l'editore del software si occupi personalmente dell'installazione dello strumento. Il software deve essere integrato nell'intera rete informatica aziendale, il che significa che deve essere adattato ad essa. Ciò richiede l'uso di un tecnico qualificato. Ciò può comportare costi aggiuntivi per l'azienda.

2. Difficoltà di configurazione dei parametri

Le macchine non sono come gli umani. Non possono correggersi da sole in caso di bug. Devono essere riparati. Tuttavia, ciò genererà costi aggiuntivi, soprattutto se il software di fatturazione è fatto male e continua a presentare errori. Pertanto, sono prevedibili anche problemi tecnici. È necessario anticipare e trovare un modo per raccogliere tutti i dati memorizzati nell'interfaccia per salvarli. Ancora una volta, l'utilizzo di un tecnico specializzato in la gestione degli strumenti di gestione delle fatture è indispensabile. Il ripristino di tutti i dati del software deve essere effettuato anche nel caso in cui l'azienda decida di modificare il software.

3. Rischi relativi alla protezione dei dati

Dovremmo anche parlare dei rischi associati all'uso di software di fatturazione online. Il web è sicuramente un posto fantastico che facilita la nostra vita quotidiana e le nostre attività professionali. Tuttavia, le vittime di malintenzionati sul web sono numerose. Tuttavia, i dati memorizzati nel database di un software fatture dei fornitori sono riservati e sensibili. Nonostante ciò, esistono numerose piattaforme per la pubblicazione fatture di acquisto online con una buona protezione dei dati. Devi sapere come trovarli per evitare spiacevoli sorprese.

Chi dovrebbe usare un software di gestione delle fatture?

Prima di tutto, ricordiamo che l'utilizzo di un software di fatturazione non è obbligatorio a meno che la tua attività non sia soggetta all'IVA. Ciò significa che offri a singoli beni o servizi che fornisci tu stesso. In questo caso specifico, lo strumento utilizzato deve essere conforme alla legge antifrode. Fai delle ricerche approfondite prima di scegliere il tuo software. Quindi, deve essere riconosciuto dalle autorità fiscali per poter essere utilizzato.

D'altra parte, non sei interessato dalla legge antifrode nel caso in cui:

- Vendi prodotti o servizi a professionisti

- La tua entità è una microimpresa che gode di un franchising basato sull'IVA

- La tua azienda beneficia del regime di rimborso agricolo forfettario.

Alcuni professionisti o imprenditori sono tentati di pensare che l'uso del software fatture dei fornitori non è essenziale all'inizio del ciclo di vita aziendale. Tuttavia, dovresti sapere che prima adotterai questo strumento, prima potrai beneficiare dei suoi vantaggi. Inoltre, esistono molti tipi di software di elaborazione delle fatture a seconda delle dimensioni dell'azienda.

Quali criteri dovresti considerare nella scelta del software di fatturazione giusto?

Il mercato è pieno di numerosi software per la gestione di fatture dei fornitori, che a volte è difficile scegliere quello più adatto alle proprie esigenze. Scopri alcuni criteri essenziali che ti consentono di scegliere il software di fatturazione giusto:

1. Le tue esigenze

Tutto inizia con le tue esigenze. È importante identificarli bene prima di decidere su un software di fatturazione accurato. Quali attività state sviluppando sul mercato? Ti occupi della vendita di prodotti o servizi? Hai bisogno di uno strumento di fatturazione o contabilità? Qual è la dimensione della tua azienda? Dovresti fare affidamento sulle risposte a queste domande per fare la scelta giusta.

2. Il costo del software di fatturazione

Il software di fatturazione gratuito è disponibile su Internet. Tuttavia, la maggior parte di essi offre solo funzionalità di base e richiede il pagamento non appena si desidera accedere a funzionalità più avanzate. Investire in questo tipo di strumento ti renderà più produttivo. Quindi, tanto vale spendere soldi per qualcosa di completo e di alta qualità. Tuttavia, assicurati che il costo del software in questione non superi il budget che ti sei già prefissato. Sentiti libero di confrontare le offerte.

3. L'ergonomia e le funzionalità del software di fatturazione

Questi sono criteri essenziali nella scelta di un software di fatturazione. È possibile che nessun membro del tuo team abbia mai utilizzato questo tipo di software in precedenza. Quindi assicurati che sia il più ergonomico possibile. L'interfaccia dovrebbe essere facile da usare. Le varie impostazioni devono essere eseguite facilmente. Inoltre, assicurati che il software disponga di modelli predefiniti pronti per essere utilizzati.

In termini di funzionalità, queste dipendono generalmente dal costo dello strumento, ma cerca di trovare il software più completo possibile in grado di coprire la gestione dei clienti, dei pagamenti, fatture di acquisto non retribuiti e solleciti. Inoltre, opta per uno strumento che puoi configurare e personalizzare a tuo piacimento.

4. Software di fatturazione da scaricare o online

La scelta è fondamentale. Ognuno di questi strumenti presenta vantaggi e svantaggi. Ad esempio, uno strumento online è molto più accessibile. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet per accedervi. Alcuni designer sviluppano applicazioni che ne consentono l'uso su un dispositivo mobile, il che è ancora più conveniente. Da parte sua, il software che può essere scaricato e installato ha il vantaggio di essere più sicuro.

5. Effettuate un test prima di acquistare un software di fatturazione

Quest'ultimo passaggio è molto importante. È a livello di test che sarai in grado di conoscere meglio lo strumento in questione. Provalo, vedi se soddisfa davvero le tue esigenze, se è pratico e facile da usare, se ha le funzionalità di cui hai bisogno.

In conclusione, l'utilità del software di fatturazione è ben consolidata nelle aziende. Per tutte le tue esigenze di Outsourcing degli acquisti di tipo C, BME ti mette a disposizione il suo know-how in questo campo e si occupa dell'intero processo di fatturazione grazie al suo software di gestione delle fatture.