Scelta del modulo di richiesta di acquisto giusto

Un cliente interno ti invia una richiesta descrivendo un articolo di cui ha urgente bisogno.

Ti qualifichi e negozia rapidamente condizioni eccellenti e collabori con il cliente interno su una selezione di proposte.

L'ordine parte e, all'ultimo momento, il tuo cliente interno rifiuta il prodotto!

Questa situazione ti suona familiare? Il problema è chiaro: le specifiche erano inadeguate.

La colpa è del cliente interno? Non completamente.

I clienti interni hanno le loro aree di specializzazione e la stesura delle specifiche di solito non è una di queste.

Le gare d'appalto sono la tua routine quotidiana. Non è compito tuo scrivere le specifiche, ma dovresti assolutamente aiutare i servizi richiedenti a farlo.

Il primo passo per aiutarli è aggiungere un questionario al modello di richiesta di preventivo. Questo questionario dovrebbe aiutare i clienti interni a fornire informazioni chiave che spesso vengono trascurate.

Questo questionario è composto da diverse domande che sono ad esempio:

• Il prodotto ha una dimensione minima, esatta o massima?
• Il prodotto ha un peso minimo, esatto o massimo?
• Il prodotto deve essere compatibile con altri prodotti?
• Il prodotto richiede un determinato livello di produzione per periodo di tempo?

Le risposte raccolte tramite questo questionario dovrebbero essere integrate nelle specifiche fornite ai fornitori.

Questo passaggio aggiuntivo ridurrà il rischio di insoddisfazione interna dei clienti e non dovrai preoccuparti di trovare un altro fornitore per risolvere un problema. D'altra parte, il tempo aggiuntivo impiegato per scrivere i dettagli per il cliente e compilarli per l'acquirente è in gran parte coperto dal tempo necessario per gestire la non conformità o la non soddisfazione del cliente interno.

Ciò comporta sempre un dispendio energetico molto significativo e non necessario.

Ecco un elenco di domande che possono contribuire al successo dello sviluppo di specifiche efficaci:

• Il prodotto deve essere di un colore specifico?
• Il prodotto ha una dimensione minima, esatta o massima?
• Il prodotto ha un peso minimo, esatto o massimo?
• Il prodotto deve essere compatibile con altri prodotti?
• Il prodotto deve essere inserito in uno spazio specifico?
• Il prodotto deve essere prodotto in un numero minimo per periodo di tempo?
• Il prodotto deve durare un tempo minimo?
• C'è un motivo per cui potresti utilizzare il prodotto in modo diverso rispetto all' "uso tradizionale»?
• Il prodotto deve essere attaccato a qualcosa?
• Dovrai modificare/riprogettare il prodotto in futuro?
• La mancata consegna del prodotto causa un'interruzione della produzione per l'azienda?
• Sei pronto a pagare un campione prima del primo ordine?
• Hai intenzione di testare il prodotto al momento della consegna?
• Perché potresti rifiutare il prodotto? Annota quante più ragioni puoi. Questo ci aiuta ad assicurarci di ottenere il prodotto giusto per te sin dal primo acquisto!

Per queste domande, se la risposta è «sì», il cliente interno dovrebbe fornire quante più informazioni possibili.
Tutte queste domande, adattate alla tua categoria di acquisto, aiuteranno il cliente interno a specificare le sue esigenze e tu a comprenderle nel dettaglio.

Obiettivo : nessun rifiuto della merce!

Olivier Audino, amministratore delegato
Laureato alla Grenoble School of Management.

Prima di fondare Buy Made Easy, Olivier ha lavorato per 7 anni nel dipartimento acquisti di General Electric, United Technologies e SEB Group.

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