Efficacia del modello di richiesta di acquisto

Una richiesta di acquisto è una richiesta scritta effettuata internamente per ordinare prodotti o servizi dall'ufficio acquisti interno.

La richiesta di acquisto è un passaggio che viene applicato per coordinare prodotti e servizi e per iniziare gli acquisti.

Un cliente interno ti invia una richiesta descrivendo qualcosa di cui ha bisogno.

Si ottiene offerte dei principali fornitori di questo prodotto, descrivi quelli più attraenti e collaborare con il cliente interno su una selezione di proposte.

Effettua l'ordine. L'articolo arriva, il cliente interno rifiuta e afferma che non è quello che voleva anche se l'articolo corrisponde alla descrizione fornita all'inizio.

Questa situazione ti suona familiare? Il problema è chiaro: le specifiche erano inadeguate.

La colpa è del cliente interno? Non completamente.

I clienti interni hanno le loro aree di specializzazione e la stesura delle specifiche di solito non è una di queste.

Le gare d'appalto sono la tua routine quotidiana. Non è compito tuo scrivere le specifiche, ma dovresti assolutamente aiutare i servizi richiedenti a farlo.

Il primo passo per aiutarli è aggiungere un questionario al tuo modello di richiesta di preventivo. Questo questionario dovrebbe aiutare clienti interni per fornire informazioni chiave che spesso vengono omesse.

La richiesta di acquisto può essere interno o esterno. Se è interno, è una richiesta di trasferimento di articoli da un altro negozio di proprietà dell'azienda, se è esterno, rappresenta Una richiesta di acquisto articoli necessari da un fornitore esterno.

Questi questionari sono composti da diverse domande che sono ad esempio:

• Il prodotto ha una dimensione minima, esatta o massima?
• Il prodotto ha un peso minimo, esatto o massimo?
• Il prodotto deve essere compatibile con altri prodotti?
• Il prodotto richiede un determinato livello di produzione per periodo di tempo?

Le risposte raccolte tramite questo questionario dovrebbero essere integrate nelle specifiche fornite ai fornitori.

Questo passaggio aggiuntivo diminuirà il rischio di insoddisfazione interna dei clientie non dovrai preoccuparti di trova un altro fornitore per risolvere un problema.

D'altra parte, il tempo aggiuntivo impiegato per scrivere i dettagli per il cliente e compilarli per l'acquirente è in gran parte coperto dal tempo necessario per gestire la non conformità o la non soddisfazione del cliente interno. Ciò comporta sempre un dispendio energetico molto significativo e non necessario.

Ecco un elenco di domande che possono contribuire al successo dello sviluppo di specifiche efficaci:

• Il prodotto deve essere di un colore specifico?
• Il prodotto ha una dimensione minima, esatta o massima?
• Il prodotto ha un peso minimo, esatto o massimo?
• Il prodotto deve essere compatibile con altri prodotti?
• Il prodotto deve essere inserito in uno spazio specifico?
• Il prodotto deve essere prodotto in un numero minimo per periodo di tempo?
• Il prodotto deve durare un tempo minimo?
• C'è un motivo per cui potresti utilizzare il prodotto in modo diverso rispetto all' "uso tradizionale»?
• Il prodotto deve essere attaccato a qualcosa?
• Dovrai modificare/riprogettare il prodotto in futuro?
• La mancata consegna del prodotto causa un'interruzione della produzione per l'azienda?
• Sei pronto a pagare un campione prima del primo ordine?
• Hai intenzione di testare il prodotto al momento della consegna?
• Perché potresti rifiutare il prodotto? Annota quante più ragioni puoi. Questo ci aiuta ad assicurarci di ottenere il prodotto giusto per te sin dal primo acquisto!

Per queste domande, se la risposta è «sì», il cliente interno dovrebbe fornire quante più informazioni possibili.
Tutte queste domande, adattate alle tue categoria di acquisto, aiuterà il cliente interno a specificare le sue esigenze e tu a comprenderle nel dettaglio.