Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
Qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore di attività, è tenuta a gestire tutti i tipi di contratti durante il suo sviluppo. Quando questi diventano troppo numerosi, è difficile gestirli, amministrativamente o legalmente, a meno che non si utilizzi un contratto. Secondo uno studio condotto dall'IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), un'azienda che gestisce male i propri contratti rischia di perdere circa il 9% del proprio fatturato. Nell'era digitale, in cui ogni reparto o funzione all'interno di un'azienda si sta muovendo verso la trasformazione digitale, sarebbe interessante prendere in considerazione l'implementazione di un software di gestione dei contratti. Questa soluzione è per le persone che sentono di perdere troppo tempo nell'organizzazione e nella gestione dei contratti. Il suo scopo principale è rendere più facile per l'intero team legale accedere ai documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Nelle poche righe seguenti, scoprite cos'è una libreria a contratto, perché è utile in un'azienda e come configurarla.
Per definizione, la contrateca è La libreria di contratti di un'azienda. Come una biblioteca digitale, è uno strumento online che centralizza, gestisce ed elabora tutti i documenti contrattuali di un'azienda. Questi sono archiviati in modo strutturato in un ampio database accessibile a tutti coloro che si occupano di contratti aziendali. Questi documenti possono essere di natura diversa, come contratti, clausole, trattative... Sono memorizzati nel software di gestione dei contratti o nel software della libreria dei contratti e vengono aggiornati regolarmente.
Dovresti sapere che sempre più editori si stanno sviluppando software di gestione dei contratti o appaltatori. Le seguenti funzionalità comuni sono disponibili sulla maggior parte di questi strumenti:
- L'esistenza di una libreria di documenti che consente di centralizzare tutti i dati relativi ai vari contratti dell'azienda. Lo strumento può essere Google Drive o Sharepoint.
- Un sistema di tag per consentire agli utenti di conoscere lo stato del contratto, ad esempio se è già stato firmato o meno.
- Un motore di ricerca che semplifica la ricerca di un determinato contratto. Dovrebbe essere dotato di filtri per domande più precise.
- Modelli predefiniti per creare qualsiasi tipo di contratto. Non resta che personalizzarlo in un secondo momento.
- La presenza di fogli che riassumono e riassumono tutti i dati cruciali di un contratto come la durata, l'importo, le clausole...
- Un sistema di gestione delle approvazioni
- Un sistema di preingresso automatico possibile grazie ai metadati.
- Una funzionalità relativa al diritto di accesso
- Un sistema di controllo
- Un sistema di promemoria
Il software di gestione dei contratti è uno strumento eccellente che ogni azienda deve ora disporre per ottimizzare la gestione dei contratti. È stato progettato per soddisfare le diverse esigenze della società.
Quando i documenti amministrativi e legali sono sparsi, la loro gestione diventa molto difficile. È persino possibile perderli. Grazie a una libreria a contratto o Contrateca, è possibile riservare uno spazio collaborativo specifico per ogni contratto in modo che possa essere trattato separatamente dagli altri e secondo la sua natura. Tutti i documenti, le conversazioni, le trattative, gli scambi con i dipendenti sono centralizzati nello stesso spazio. I contratti vengono inoltre firmati e archiviati nello stesso posto. Se colleghi il tuo software di contratteca con uno strumento di firma elettronica, sarà ancora più comodo. In genere, questo tipo di soluzione non ha limiti in termini di volume, soprattutto per i modelli a pagamento.
Non tutti i membri del team avranno accesso ai contratti e ai documenti che li riguardano. La libreria dei contratti consente di strutturare i file, creare una struttura ad albero e quindi assegnare documenti sensibili solo alle persone autorizzate a consultarli. In questo modo, proteggi i tuoi documenti riservati.
Il software di gestione dei contratti risponde anche all'esigenza di esprimere professionalità attraverso la possibilità di creare documenti legali ben strutturati, logici e conformi agli standard. Poiché questo tipo di piattaforma offre molto spesso funzionalità collaborative, puoi invitare tutte le parti interessate che stanno lavorando al contratto a utilizzare lo strumento per standardizzare le azioni.
In alcune situazioni, la creazione di un contratto deve essere effettuata in modo indipendente da alcuni membri del team. Con la libreria di contrasto, è possibile configurare campi che possono essere modificati e personalizzati e altri che non possono essere modificati. Il reparto che si occupa della gestione dei contratti può sempre analizzare e verificare i contratti creati successivamente.
In realtà, la libreria dei contratti è una branca dello strumento di gestione dei contratti. Piuttosto, è riservata all'archiviazione e alla centralizzazione dei documenti contrattuali mentre il software comprende tutto, dal momento della creazione del contratto fino all'archiviazione.
Molte aziende sono diventate meno produttive perché si perdono in documenti amministrativi, contratti o documenti che hanno archiviato in archivi o su un computer troppo vecchio. La dematerializzazione amministrativa è la soluzione. Per la gestione dei contratti in particolare, è necessario optare per la libreria dei contratti. Ecco perché un'azienda dovrebbe investire in questo strumento:
Generalmente, la libreria di contratti digitali è una soluzione SaaS o Software come servizio, consentendoti di accedere a qualsiasi informazione ovunque tu vada purché disponga di una connessione Internet. Se viaggi per lavoro e devi portare con te un contratto, non devi più avere il documento cartaceo in valigetta. Bastano pochi clic sulla piattaforma di gestione dei contratti per trovare rapidamente il contratto. State tranquilli, la maggior parte di questi strumenti è altamente sicura e rispetta i codici di autenticazione per proteggere gli utenti.
A volte, come responsabile della produzione o delle vendite, hai bisogno di mettere le mani su un vecchio contratto di cui ti sei occupato molto tempo fa. Se la tua azienda non utilizza un sistema di controllo dei contratti, trovare il contratto in questione può essere un vero ostacolo, soprattutto se i contratti sono archiviati in schedari o scatole. Può anche essere memorizzato da qualche parte sul computer, ma non si sa esattamente dove. Il vantaggio dell'utilizzo di un software di gestione dei contratti è che non ci si perde tra le tonnellate di documenti che circolano all'interno dell'azienda.
Chiunque sia autorizzato a lavorare su contratti può avere le stesse informazioni dallo stesso database. Non c'è spazio per la confusione.
Questo è l'obiettivo finale della dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti in un'azienda: risparmiare tempo. Tutti possono trarne vantaggio, specialmente l'ufficio legale.
Documenti sparsi qua e là sono fonti di disorganizzazione all'interno di una società. Quando la loro elaborazione è controllata, chiunque gestisca i contratti o abbia bisogno di accedere ai loro contenuti risparmia tempo.
Inoltre, se l'azienda è di grandi dimensioni, può essere difficile cercare documenti già archiviati nell'ufficio legale e trasmetterli ad altri reparti. La corretta esecuzione della procedura può richiedere molto tempo. Il fatto che i documenti siano archiviati e centralizzati nella stessa piattaforma di libreria a contratto consente una migliore efficienza e reattività a livello dei servizi interessati.
Lo stesso vale per la firma dei contratti. Questo passaggio può trasformarsi in un vero incubo se il contratto coinvolge diversi firmatari di diversi dipartimenti. Se il contratto è centralizzato in un unico posto, questo processo può essere completato rapidamente.
Un contratto è in un certo senso la realizzazione di una collaborazione con una terza parte come un fornitore di servizi, un fornitore o un acquirente. Man mano che la tua azienda cresce, cresceranno anche i contratti che dovrai gestire. Tuttavia, la creazione di questi documenti può rallentare i tuoi progressi, poiché da un lato devi attendere l'intervento dell'ufficio legale. D'altra parte, se lasci che sia solo il tuo team di vendita a creare il contratto, hai paura che manchino alcune informazioni. C'è tutta l'utilità della contrateca. Permette di gestire al meglio la creazione dei contratti. Sulla piattaforma è possibile completare in anticipo tutte le informazioni obbligatorie nonché i campi da personalizzare che devono comparire nel contratto. Che è altamente sicuro la creazione dei tuoi contratti.
Questa è la funzione principale di una libreria digitale di contratti. Ancora meglio, il software non si limita ad archiviare i documenti. Lo fa in modo sistematico. Alcune soluzioni offerte sul mercato integrano una funzione di ricerca con un sistema di filtri, consentendo a ciascun utente di effettuare ricerche accurate e veloci, con un notevole risparmio di tempo.
Il monitoraggio delle informazioni contenute nel contratto è un'attività difficile e dispendiosa in termini di tempo che qualsiasi ufficio legale ha difficoltà a svolgere manualmente. Utilizzando un software di gestione dei contratti, è possibile tenere traccia di questi dati automaticamente. Ti aiuta a risparmiare tempo. Così, ad esempio, non dovrete più preoccuparvi della data di scadenza del contratto. Il software ti invia automaticamente una notifica tempestiva. Inoltre, l'automazione è un punto di forza di questo tipo di strumento. Le date di compleanno possono anche essere calcolate facilmente e automaticamente.
L'installazione di un software di gestione dei contratti nell'ufficio legale della tua azienda è essenziale non appena i contratti aumentano di numero. Ecco i diversi passaggi da seguire per configurare questo strumento:
Il primo passo è definire le esigenze e le aspettative dell'azienda in termini di gestione dei contratti. Il modo migliore per farlo è coinvolgere tutti i team interni, coloro che contribuiscono direttamente o indirettamente al processo di sviluppo del contratto. Le loro opinioni sulla questione sono estremamente importanti per il vostro processo decisionale. L'obiettivo è consentire loro un'esperienza più arricchita in termini di gestione dei contratti e integrare gradualmente il processo di digitalizzazione all'interno del dipartimento.
Il secondo passo da compiere è fare il punto su ciò che già esiste e sui metodi adottati finora. Fai un elenco dei contratti vincolanti dell'azienda. Questo passaggio ti permette di sapere dove ti trovi e qual è la soluzione più adatta a te.
Prima di intraprendere qualsiasi progetto, pensa innanzitutto a un budget che vuoi destinare ad esso. Assicurati che soddisfi le tue esigenze e assicurati di non superarlo.
Il software di gestione dei contratti che fa per te è quello che soddisfa davvero le tue esigenze. Tuttavia, prima di fare una scelta, ecco alcuni criteri che dovresti considerare:
Quando scegli un contratto per la tua attività, assicurati che offra una funzione di standardizzazione della creazione di contratti. Il software dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire a ciascun utente di personalizzare il contratto su cui sta lavorando. In questo modo, gli errori sono ridotti al minimo e il rischio di perdere tempo è ridotto. Sarebbe anche interessante optare per un software che integri la funzione di modelli preapprovati in modo che la persona che crea il contratto non perda più tempo a inviarlo per l'approvazione. Un buon strumento dovrebbe includere anche una libreria che elenchi le clausole legali preapprovate.
Questa funzione è essenziale per qualsiasi utente, tecnico o meno, del software della libreria a contratto. Quindi assicurati che il tuo strumento non includa solo funzionalità di archiviazione e archiviazione. Fai in modo che le persone trovino in modo facile e veloce ciò di cui hanno bisogno sulla piattaforma.
L'ergonomia e la facilità d'uso garantiscono una buona esperienza utente per il tuo team. In realtà, la maggior parte delle persone che utilizzeranno il software Contratheque non sono esperte nell'uso di strumenti informatici complessi. È necessario semplificare il loro compito optando per un modello completo, ma semplice da gestire. La navigazione dovrebbe essere semplice.
Un'azienda può utilizzare molti software gestionali contemporaneamente. È essenziale che lo strumento di gestione dei contratti di tua scelta possa essere adattato agli altri strumenti esistenti nella tua azienda. In realtà, il processo di contrattazione è solo una fase di un processo più ampio all'interno della società. Ad esempio, deve essere integrato con un software di firma elettronica. Ad esempio, le informazioni e i dati di un CRM vengono trasmessi e utilizzati al software di gestione dei contratti.
Dopo aver stilato un primo elenco di software a contratto che probabilmente soddisferanno le tue aspettative, non esitare a chiedere una dimostrazione per prendere una decisione obiettiva. Chiedi a un rappresentante dell'ufficio legale di partecipare alla demo e aiutarti a decidere. Sii proattivo preparando le domande da porre al progettista del software. Tieni presente che hai il pieno diritto di richiedere un periodo di prova prima di utilizzare il software in modo permanente.
I riferimenti consentono di avere una visione più obiettiva delle prestazioni del prodotto. Puoi anche semplicemente chiedere agli amici imprenditoriali cosa pensano dello strumento o cercare opinioni su Internet.
L'implementazione di un sistema di gestione dei contratti all'interno della vostra azienda deve sempre essere seguita dalla formazione del personale interessato. Ancora una volta, la maggior parte delle persone che utilizzeranno il software non sono tecnici informatici. Il follow-up e la formazione sono necessari per integrarli al meglio nell'implementazione del software della libreria a contratto.
Spesso non è facile configurare strumenti di gestione, indipendentemente dal settore in cui opera un'azienda. Per approfondire la conoscenza del concetto di contratto, cogli l'occasione per seguire un webinar offerto da BME o da Buy Made Easy, una società con la sua esperienza nell'outsourcing degli acquisti. Puoi accedere al webinar su questo link: https://www.buymadeeasy.com/eachat-et-contratheque-rationaliser-vos-contrats-fournisseurs/.
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