Olivier Audino
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Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
Il CFO di una PMI non si occupa della redazione dei documenti contabili. Tuttavia, è nel suo interesse preoccuparsi di operazioni varie (OD), il loro controllo e organizzazione contabile come guardiani del tempio. Ecco alcuni suggerimenti per organizzare e controllare il Diari di OD in contabilità. Ti spieghiamo anche i controlli che possono essere effettuati dalle autorità fiscali e dai revisori dei conti, nonché i modi più efficaci per evitarli.
Prima di entrare nei suggerimenti organizzativi per la contabilizzazione di varie transazioni, viene fornito un promemoria su come funzionano questi tipi di registrazioni.
Uno dei giornali ausiliari esistenti nella contabilità degli impegni è il giornale delle varie transazioni (OD). Dovrebbe essere utilizzato quando non ci sono acquisti, vendite o flussi di cassa nelle operazioni.
In contabilità, cos'è una transazione varia?
È un documento che dà la possibilità di modificare i conti inclusi nel Piano contabile generale (PCG). Il database contabile è rappresentato da un'operazione. Il riferimento nel documento contabile lo giustifica.
Un rendiconto finale con lo stato patrimoniale, il conto economico e l'appendice si ottiene combinando tutte le registrazioni effettuate in diversi documenti, chiamati giornali.
Come suggerisce il nome, OD copre una varietà di spese o entrate che non sono classificate nei giornali contabili tradizionali. Pertanto, non si tratta di transazioni relative agli acquisti, alle vendite o alla gestione della liquidità (banca e registratore di cassa). Può diventare rapidamente una borsa! Ecco perché gli OD contabili sono generalmente distribuiti su più riviste, come cassetti o scaffali.
L'operazione varia è collegata a un giornale contabile ausiliario, come qualsiasi registrazione contabile. Gli obblighi legali nel settore dei giornali devono essere richiamati rapidamente.
a - L'obbligo di tenere un giornale contabile
Come ricorda il sito entreendre.service.public.fr (https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F21852), i documenti contabili obbligatori per le società soggette al regime fiscale reale comprendono: il libro di inventario, il libro di giornale e la contabilità generale.
Tutte le operazioni, indipendentemente dalla loro natura, sono registrate cronologicamente nel giornale di bordo. La data, il riferimento che consente di trovare il documento di supporto e la fonte dei dati registrati sono inclusi in ogni voce.
Una transazione varia (OD) viene registrata nel giornale contabile generale allo stesso modo delle altre transazioni. È imperativo rispettare i seguenti principi:
b - Diverse riviste contabili OD
In pratica, il diario è suddiviso in riviste ausiliarie per organizzare le scritture contabili in base alla loro natura. Pertanto, le riviste di OD sono riviste ausiliarie, proprio come quelle riguardanti gli acquisti, le vendite o il flusso di cassa.
L'organizzazione della contabilità nella maggior parte delle PMI prevede che diverse riviste OD distribuiscano le registrazioni in base a:
Le scritture centralizzanti e restaurative sono le due categorie principali di OD. Non hanno gli stessi obiettivi o gli stessi tipi di controlli.
a - Centralizzazione degli OD contabili
Il software per le buste paga viene utilizzato per scrivere stipendi e contributi previdenziali. Nella contabilità, eseguono trasferimenti automatici, integrazioni di file e talvolta persino immissioni manuali. Pertanto, il diario OD delle buste paga viene utilizzato per raggruppare i dati dell'applicazione HR.
Le seguenti DO sono considerate varie operazioni di centralizzazione:
Dobbiamo includere anche Registrazioni delle spese di ammortamento. Provengono da calcoli effettuati nel modulo delle risorse fisse di un ERP o di un particolare software. Le spese o le entrate calcolate, a differenza degli acquisti, delle vendite o del flusso di cassa, sono quei movimenti contabili che generalmente non sono estraibili.
Per quanto riguarda il IVA, è necessario redigere l'atto corrispondente dopo che l'imposta è stata dichiarata. Inoltre, è un Centralizzazione dell'OD.
Infine, in questa categoria di varie transazioni, si possono trovare le voci relative alle scorte alla fine del mese, gli accantonamenti per le fatture da stabilire o ricevere, ecc. Per le situazioni mensili e il bilancio dell'anno fiscale, sono necessarie diverse registrazioni.
b - Regolarizzazione OD delle voci precedenti
Questi varie operazioni chiamate riparative vengono utilizzati per correggere scritture contabili errate, errori di significato, importo, codice contabile, ecc. Le registrazioni iniziali nei conti bancari o in contanti potrebbero risentirne. La giustificazione e la tracciabilità sono fondamentali perché correggono le anomalie.
Gli OD riparativi si riferiscono a tutti i movimenti relativi alla riparazione di un errore contabile avvenuto in un altro giornale contabile come:
Questi OD a basso numero possono essere generati automaticamente in base ai livelli autorizzati dalle impostazioni contabili. Lo stesso vale per le differenze nella scrittura degli account di terze parti.
Il giornale generale contiene tutte le scritture contabili che sono state effettuate in contabilità. È un giornale generico suddiviso in diverse riviste distinte con:
Il tipo di diario utilizzato dipende dal tipo di scrittura da scrivere. È possibile modificare i conti nel Giornale delle operazioni varie purché non si tratti di acquisti, vendite o flussi di cassa.
Gli OD hanno varie definizioni e sono spesso manuali. Ci sono molte ragioni per organizzare bene i tuoi diari OD, tra cui razionalizzazione della classifica, la gestione dei registri e persino la loro espulsione.
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Organizzando i dati in modo logico e dettagliato, stai perseguendo diversi obiettivi interessanti per una gestione finanziaria efficace. In qualità di CFO, discuti di questo argomento con il responsabile contabile per aiutarlo a strutturare meglio le informazioni.
a - Usa una classificazione per natura per rendere leggibili le varie scritture
La Moltiplicazione delle riviste OD Nella contabilità, prima di tutto, viene utilizzato per organizzare i movimenti contabili in modo accurato. Non si mettono diversi tipi di vestiti sullo stesso ripiano o cassetto di un armadio. Questo vale anche per le varie forme di scrittura. Sentiti libero di creare diari in base alla natura, all'uso, all'origine, ecc. Il codice del diario facilita l'analisi e la lettura del libro mastro.
b - Automatizza le scritture contabili di uscita
Le disposizioni FNP (fatture non ricevute) o FAE (fatture da preparare) deve essere inserito per situazioni contabili mensili. Queste registrazioni alla fine del periodo sono generalmente diverse da quelle all'inizio del periodo successivo. La conversione di una voce esattamente invertita in debito e in credito si chiama uscita dall'OD.
Questo tipo di trattamento è ovviamente automatizzato per risparmiare tempo e rendere più affidabile l'operazione. Pertanto, l'azienda semplifica i processi contabili isolando le registrazioni in un giornale OD intercambiabile anziché in un giornale OD non scambiabile. Con pochi clic, l'intero registro OD viene eliminato.
c - Trova rapidamente le fonti del libro mastro.
La presenza di diversi registri delle transazioni significa che nella contabilità generale sono presenti diversi codici di registro. Ciò consente di identificare rapidamente la natura della scrittura per revisori, lettori sofisticati, contabili e controllori di gestione. Ciò facilita la tracciabilità dei documenti giustificativi. Ricorda che si tratta di una questione importante nella contabilità, soprattutto per varie transazioni.
È utile suddividere i registri contabili in più giornali. Tuttavia, è necessario supervisionare questo compito, altrimenti è probabile che il disturbo si manifesti rapidamente. Pertanto, ogni giornale OD deve essere specificato nel software di contabilità. Ogni giornale OD deve essere gestito secondo vari criteri, come l'apertura e la chiusura del giornale, i conti autorizzati al movimento, le persone autorizzate a inserire le scritture, l'espulsione automatica o meno, ecc.
Qualsiasi registrazione contabile nella contabilità generale deve essere giustificata come indicato in precedenza. Assicurati che ogni OD sia accompagnato da un pezzo dematerializzato che supporti la scritta, tra cui Correzioni di bug OD. Questo aspetto viene verificato mediante sondaggi e verificando l'esistenza di un file contabile per ogni situazione di fine mese.
L'elaborazione prevede generalmente l'integrazione di un file contabile da un software di gestione delle retribuzioni tramite un'interfaccia automatizzata. È inoltre necessario configurare correttamente il processo, che a volte avviene come trattamento a cascata durante la notte. È necessario gestire gli errori di integrazione nella contabilità e monitorare gli stati di anomalia e di rifiuto. Soltanto il responsabile contabile è spesso autorizzato a trattare dati sensibili.
I revisori legali e le autorità fiscali spesso trovano OD nella contabilità interessante da guardare. Il rischio sembra maggiore per questi movimenti contabili in quanto alcuni di essi corrispondono a correzioni di errori e talvolta si tratta di registrazioni manuali.
A seconda del livello di rischio stimato durante l'analisi del controllo interno, i revisori che intervengono nell'ambito della loro missione legale effettuano varie verifiche. Dal loro punto di vista, i DO contabili si trovano in una posizione interessante.
Elaborano i log OD con strumenti specifici che aiutano a rilevare le anomalie. Ad esempio, sono particolarmente responsabili dei movimenti il cui significato sembra irrazionale. Tengono conto delle parole utilizzate nel titolo di ogni lettera, come «errore», «rimborso», «pagato in eccesso» o «pagato in eccesso», ecc. Inoltre cercano di verificare l'accesso autorizzato agli OD in base ai giornali, nonché alle ore e ai giorni effettivi di ingresso.
OD nel controllo contabile e fiscale
Allo stesso modo, i registri di varie transazioni vengono esaminati in particolare durante una verifica fiscale. La base per l'intervento di audit fiscale dell'amministrazione è la FEC. Il codice di registro è uno dei 18 campi obbligatori. L'ispettore esamina gli stessi tipi di anomalie identificate da un revisore.
Osserva i tuoi DO per ridurre i rischi che gli OD possono presentare nella contabilità e anticipare gli interventi di revisori esterni o un audit fiscale. Più controlli e indagini vengono effettuati regolarmente, soprattutto quando si creano situazioni mensili, maggiore è la fiducia nella contabilità. In caso di audit, assicuratevi che questi DO contabili siano tutti giustificati da un documento tangibile e facilmente identificabile.
Ovviamente, è probabile che la rettifica degli OD contenga la maggior parte delle anomalie perché non corrisponde a un trattamento regolare e a flusso di massa. La tua contabilità diventa più affidabile e sicura se riduci queste registrazioni. Come si fa?
a - Come si possono ridurre al minimo gli OD riparativi?
Questa sicurezza implica il controllo delle interfacce degli acquisti, delle vendite e dei flussi finanziari. Molte voci correttive di tipo OD corrispondono a problemi di configurazione in applicazioni come la gestione commerciale o gli acquisti. Le fatture vengono inviate a conti o centri di costo errati o anche in date contabili errate.
b - Strumenti per migliorare la gestione dei flussi contabili
Ottieni affidabilità ed efficienza utilizzando applicazioni dematerializzate che elaborano tutte le spese dall'ordine al pagamento. Questa è la garanzia che gli OD rettificanti sono limitati.
c - Osservazione e organizzazione dei DO contabili
Garantisce l'affidabilità della sua contabilità, la riduzione dei rischi di errori e la facilità di vari audit e verifiche. Automatizzando, razionalizzando e dematerializzando i flussi finanziari, riduci anche la necessità di effettuare operazioni contabili.
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