Olivier Audino
Webinar :
Matinale Achats de Lyon
Vendredi 14 Février de 9h à 12h30
L'ottimizzazione dei contratti di acquisto è un elemento essenziale per le aziende che vogliono ottenere le migliori condizioni e massimizzare i propri guadagni. A tal fine, è necessario prendere in considerazione vari passaggi per garantire una gestione efficace del processo di acquisto. Prima di tutto, è importante mettere in atto una strategia di acquisto coerente e adattata alle esigenze dell'azienda.
Questa strategia deve tenere conto delle sfide specifiche associate all'approvvigionamento, come costi, qualità, qualità, tempi di consegna, soddisfazione interna del cliente, ecc. Per sviluppare questa strategia, è necessario comprendere appieno le esigenze dei vari reparti dell'azienda, nonché quelle dei clienti interni.
È necessaria un'analisi approfondita delle esigenze per identificare potenziali fonti di risparmio e leve di ottimizzazione. Una volta definita la strategia, è necessario mettere in atto processi di acquisto efficienti ed efficaci. Ciò include in particolare la selezione dei fornitori più adatti alle esigenze dell'azienda, l'approvvigionamento e la negoziazione dei contratti. Si raccomanda di collaborare con un gruppo diversificato di fornitori per garantire una sana concorrenza e massimizzare i guadagni negli acquisti.
La logistica e l'approvvigionamento sono anche elementi chiave per l'ottimizzazione dei contratti di approvvigionamento. Una buona gestione dell'inventario e un coordinamento efficace con i fornitori consentono di evitare l'esaurimento delle scorte e di ridurre i costi associati alla gestione delle forniture. È inoltre importante monitorare e misurare regolarmente le prestazioni dei fornitori, al fine di garantire che soddisfino i requisiti aziendali. La gestione delle controversie e dei rapporti con i fornitori svolge un ruolo essenziale in ottimizzazione dei contratti di acquisto.
La dematerializzazione e la digitalizzazione dei processi di acquisto sono anche leve importanti per l'ottimizzazione dei contratti di acquisto. L'uso di strumenti informatici efficienti consente di aumentare l'efficienza e ridurre i costi associati alla gestione degli acquisti. Infine, l'ottimizzazione dei contratti di acquisto comporta anche la professionalizzazione dei team di acquisto. L'istituzione di corsi di formazione per gli acquirenti consente di rafforzare le loro competenze e di renderli consapevoli delle questioni strategiche legate agli acquisti.
L'ottimizzazione dei contratti di approvvigionamento richiede un approccio globale e strutturato che tenga conto di tutti gli aspetti relativi all'approvvigionamento. La politica di acquisto deve essere allineata alla strategia generale dell'azienda e i processi di acquisto devono essere ben definiti e seguiti rigorosamente. Implementando queste varie azioni, le aziende possono sperare di ottenere risparmi significativi e migliorare le proprie prestazioni di acquisto.
Al giorno d'oggi, utilizziamo sempre meno documenti cartacei e per una buona ragione. Tuttavia la dematerializzazione dei contratti di acquisto può comportare alcuni rischi.
Tuttavia, questi rischi sono minimi rispetto ai vantaggi forniti dalla dematerializzazione dei contratti di acquisto attraverso un sistema di gestione informatizzato. Devi solo sviluppare nuovi processi che siano efficaci e che garantiscano la sicurezza dei tuoi dati.
Molte aziende continuano a commettere errori. Sono particolarmente presenti quando i contratti vengono trasferiti dai loro uffici al loro database.
Può trattarsi di risorse, conferme di contratti, librerie di contratti, ecc. Idealmente, le librerie dei contratti di approvvigionamento sono completamente configurabili. Ciò include anche attributi, clausole, modelli, contatti e convalide. Pertanto, le informazioni diventano quindi accessibili agli utenti ovunque e in qualsiasi momento, tramite l'interfaccia utente del sistema.
Dovresti anche offrire un modulo di firma digitale affidabile e impostare flussi di lavoro automatizzati per monitorare la revisione dei contratti di acquisto al fine di evitare confusione e accelerare le approvazioni.
Ciò richiede l'impostazione delle autorizzazioni per utente e un modulo di ricerca dati. Questo approccio offre vantaggi a breve termine per le persone che devono esaminare immediatamente un contratto di acquisto. Ma offre anche vantaggi a lungo termine per la tua azienda. In effetti, ciò consentirà di raccogliere e archiviare più dati a fini di analisi (rischio, conformità, ecc.). Questi dati costituiscono quindi opportunità di capitale e di reddito future.
Non è necessario impiegare quindici minuti per entrare nel sistema prima di poterlo utilizzare. Tuttavia, non vuoi nemmeno che persone non autorizzate possano accedervi. Pianifica i livelli di sicurezza necessari e sviluppa processi di approvazione semplificati e facili da usare. Automatizza le fasi con promemoria per le date di scadenza e altri eventi per i responsabili di questi contratti di approvvigionamento.
Evita numerosi errori addestrando gli utenti sui processi utente che devono essere efficaci e comprensibili. Idealmente, questi processi dovrebbero essere accessibili a quante più persone possibile nel modo più semplice possibile (è possibile archiviarli in un unico posto). È molto importante avere una chiara definizione dei ruoli, dei circuiti di convalida e dei controlli associati allo strumento.
Ora il tuo strumento verrà utilizzato da tutti i dipendenti. La visibilità e l'estrazione dei dati potrebbero essere limitate per i dipendenti intermedi. Tuttavia, l'accesso a quantità significative di dati da qualsiasi parte del mondo può essere limitato ai dirigenti e ai dirigenti.
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